招标采购网上管理系统 实现海外采购信息化

盛华

国网国际发展有限公司 北京 100031

为顺应S公司物力集约化、精细化管理的要求，作为公司信息战略的重要组成部分，采购处与信息处在充分调研巴西当地市场，立足公司发展现状及未来规划的基础上，统筹协调开发了招标采购网上管理系统，实现了物资管理的信息化和标准化。

1 招标采购网上管理系统建设的背景

1.1 适应市场变化，保障电网建设发展的必然要求

S公司是国网海外特高压建设工程的中坚力量，S公司原有采购业务以人工操作为主，数据准确性和工作效率较低；无采购业务数据系统，无法全方位多角度的对数据进行挖掘，无法为采购策略的制定做辅助决策支撑。

1.2 强化监督管理，确保监管高效实施的实际需要

在S公司原有的采购模式下，对于采购主要采取现场监督的方式，监督工作为法律部人员兼职实施，监督效果差强人意。而有效监督的实施，需遵循透明化原则，对项目采购实行基于信息系统的在线监控，确保监督人员可以实时、快捷、高效地对采购项目依法监督，因此，创新监督手段迫在眉睫[1]。

2 系统建设的内涵和主要做法

2.1 加强顶层设计，确立建设的目标和思路

S公司从项目立项开始就提出了明确的建设目标：依托信息化手段进一步规范采购行为，提高采购质量和效率，实现流程统一、过程受控、全程在案、永久追溯的采购管理功能，满足巴西当地及国网公司对于采购工作的基本要求。

2.2 固化采购文本，文件格式规范统一

为确保招标采购网上管理系统的顺利推进，S公司以标准化建设为抓手，推动精益化管理。一是采购文件模块化。通过把采购的流程、范本、表单等模块化，形成不同专业采购文件模板，并将模板嵌入系统。采购人员可以按照采购项目的专业特性，选择对应模块，由系统自动生成采购文件。二是语言表述规范化。组织法律、采购及专业部门对采购文件进行全面梳理，做到用词准确，逻辑清晰，文字简练，使采购文件编制更加规范、统一。三是技术规范标准化。对需求量大、相对固定的物资和服务，组织专业管理部门，对技术规范书进行修订，在系统中进行固化，避免技术规范书编写的随意性[2]。

2.3 强化分级权限，实现全过程管控

针对S公司采购领导小组、法律部及其他专业管理部门的领导及一般管理人员，统一注册生成账号，并进行基于工作流程的权限分配，确保账号权限符合岗位职责分工和业务流程要求，避免角色权限的缺位或重叠。

系统对采购全过程产生的数据信息完整记载，对各类操作都留有日志，对违规操作实时监控预警、及时纠正，责任追究清晰明了。

2.4 完善评价体系，深化供应商关系管理

2.4.1 完善供应商评价体系

不同于S公司以往采购 只重视价格的供应商选择评价模式，为避免前期低价中标、后期合同执行难等常见问题，招标采购网上管理系统中加入了对供应商的多维评价体系，对供应商的评价更加综合、全面，主要包括（2）生产的软、硬件基础；（4）质量保证体系和产品质量认证情况；（8）产品生产质量和技术性能评价；（9）项目单位对供应商产品运行质量及其售后服务的跟踪评价等九个方面内容：

通过加强与运营中心、业务发展部、项目管理部等专业部门协同，对合同履约进行“一单一评价”，强化使用部门评价意见与采购工作的联动。对不合格供应商，将视情节轻重，分别采取给予警告、暂停使用、取消合格供应商资格等处理措施。

2.4.2 挖掘优质供应商

加强供应商资质能力核实。S公司定期组织开展供应商资质能力核实，提前深度挖掘潜在优良供应商，为后期实施竞争性谈判等非公开招标的采购工作，提前完成潜在供应商的海选储备。

2.5 整合业务数据，辅助管理 科学决策

2.5.1 建立采购资源信息库，提供数据分析依据

采购的原始数据和后期系统处理的数据均完整、准确地保存在系统数据库中，逐渐形成采购资源信息的“大数据”库，为后期业务分析提供数据支撑，提升业务管理水平。

2.5.2 利用数据挖掘分析，提升采购成功率

利用数据分析，随时掌握市场动态及供应商竞争情况。特别针对采购不成功的项目，重点统计、分析流标原因，为改进采购策略提供科学依据。

3 实施效果

3.1 提升采购效率，优化服务层次

与实施系统前相比，每个采购项目平均节省近16小时。过去几乎所有表单都必须手工录入，现在80%以上的工作都由系统自动完成。节省的时间则被用于 为需求部门提供专业采购咨询及建议，逐步提升采购部门的服务层次，由 以往简单的程序性服务 向衍生顾问式服务转变。

3.2 降低管理成本，强化专业管理

实施该系统后，由系统处理采购相关信息，可实时在线查询，可实现公司内部信息共享，推动采购队伍专业水平整体快速提升。信息技术的实时性，缩短了采购周期，节约了采购费用，也为需求部门管辖项目的尽快实施运营，赢得了宝贵的时间。同时，通过促进供应商的充分竞争，使公司能以更低的价格采购到所需的物资或服务，取得经济效益[3]。

3.3 实现过程管控，提高管理水平

采购业务流程和管理要求通过系统固化，减少了人为因素引发的影响，从而便捷地把控工作质量。

在招标采购网上管理系统中，业务操作痕迹全过程即时记录，管理者可依据管理权限，实时动态掌握采购项目的全部信息，管理人员可以快捷地进行信息的分类统计与指标分析，满足业务发展和管理提升的要求。

4 结语

S公司的招标采购网上管理系统尚处于初步应用阶段，在前端采购计划管理以及后端废旧物资处置管理等方面，还有较大的功能扩展与提升的空间。下一步，S公司需将集团公司集约化管理的先进做法与巴西当地实际和监管要求有机结合，持续优化完善招标采购网上管理系统。