关于基建档案和工程建设同步的若干思考

2020-11-27徐艳梅

商品与质量 2020年17期

徐艳梅

国网新源丰满大坝重建工程建设局吉林吉林 132108

在基建工程项目中，基建工程档案主要将项目各个环节中所产生的文字、图纸、照片等进行科学、有效地存放，并根据项目主要内容建立相应的检索机制，便于相关人员在有需求时快速检索。基建工程完成后，在投入使用的过程中有可能会出现一些问题，因此相关技术人员需要查阅整体项目的数据、内容等才能了解问题发生的原因，进而快速地做到科学、有效的补救措施。

1 基建工程档案管理和建设不同步产生的问题

1.1 内容上出现滞后和偏差

目前很多基建工程施工单位在基建工程档案的维护上往往在及时性方面做得很不到位，比如基建工程某一个环节已经结束，而该环节相应的档案还处于初始记录阶段。再比如，基建工程在施工过程中已经对相应的方案、合同量进行了更改，但是档案记录工作却没有及时跟上，还是按照原来的内容进行记录，使得基建档案和基建工程实际进展情况出现了不同程度的偏差[1]。

1.2 内容含糊，格式凌乱

目前很多基建工程施工企业在这方面做的不尽如人意，比如原格式不规范，随心所欲，造成档案在形式上缺乏统一性；再比如对档案管理不善，造成其中某一段内容缺页，也直接影响了基建档案的更新质量。

1.3 档案管理工作无法顺延、协调进行

在很多单位，往往会出现一种情况，就是由于基建工程档案本身目录不全、或者存放不规范，同时一些周期较长的基建工程项目中，档案管理员往往会时常被更换，因此，一旦出现了新的档案管理员，便会因为对档案存放情况的不了解，在寻找档案管理过程中出现手足无措的情况，对于之前哪些档案需要优先维护更新、哪些档案需要补充一无所知，于是对档案的更新工作就出现了“断片”。

2 基建档案和工程建设同步的对策思考

2.1 围绕基建档案和工程建设同步的目标，转变观念，加强管理

首先，基建工程项目负责人应该改变过去“重施工、轻内业”的观念，从思想上真正重视工程档案的管理。其次，要在人员结构上作一些优化，在工程项目启动之时，就要设置专门的岗位，负责档案的收集、管理、存档、保管、更新等工作，并且明确要求在施工过程中，要做到档案和施工进度的同步进行，及时将该补充的资料第一时间补充，确保档案的时效性、客观性、真实性，避免事后再去补资料；另外，要不断做好促进相关部门如技术部门、安全部门、财务部门、机料部门等和档案管理人员之间的协作关系，使得相关部门能够配合专职档案管理人员的工作，并且将工程进展及时知会档案管理人员，促进其更好地做好档案的更新维护工作[2]。

2.2 建立健全相关制度

第一是基建工程项目在启动初期，就要根据基建工程项目的实际情况，制定完善的档案管理制度，要能够涵盖档案管理事前、事中、事后等各个环节的管理，使得档案管理制度能够为档案的及时更新维护提供良好的内容依据。并且从人员到科室，都确定相应的档案填写、送交、确认等环节的具体责任人，并明确相关工作完成时间，做到限时办结，限时更新，同时分工明确，不留死角。第二是建立起规范的档案填写模板或样板，作为标准格式提供给各个部门和岗位人员，要求其按照模板格式进行填写或记录，避免档案在填写登记过程中出现不规范性和多样性。第三是不断推动档案管理制度的刚性执行水平，要将档案和基建工程是否有效同步进行作为一项重要维度，纳入对档案管理直接责任人、综合管理部门负责人乃至项目负责人的绩效考核体系中。

2.3 提升基建档案管理工作的服务质量

企业想要去持续稳定的发展就应该去提升基建档案管理工作的服务质量。因此我们也说基建档案管理工作的本质就是服务。企业在日后基建档案管理工作当中就应该去让管理人员提升服务质量，认知到基建管理工作的重要性。同时企业想要去提升基建档案管理工作就应该去提升管理人员服务的多元化以及加强对服务方式的扩展。

2.4 重视档案形式的多样化

目前档案以纸质形式存在的现象，客观上给档案的实时更新维护带来了一些不便，因此，需要重视在现代化视角下做好档案形式的多样化发展。比如当前，随着信息技术的发展，各种记录信息的形式层出不穷，如视频、图片、录音、电子档文件等，这些信息记录方式本身比较直观、客观、真实，所反映的信息量往往比较丰富。并且占用地方较少，更新维护也比较方便，只需要在电子档进行操作就可以。所以，当前基建工程单位要积极提倡多样化的档案形式，可以建立起依托信息科技技术的档案管理平台，来实现对档案的检索、存储、更新、修改等，并且对档案进行细化分类如技术类、财务类、合同类、综合管理类等，不仅提高了档案管理的先进性和规范性，也提高了档案及时更新维护的效率[3-4]。