化工企业物资采购风险管理

赵汗青

（中国神华煤制油化工有限公司鄂尔多斯煤制油分公司，内蒙古 鄂尔多斯 017209）

在经营化工企业的过程中，采购物资以及采购物资的数量、成本等多种内容进行时，都不可避免存在一定风险。为了更好的避免其风险隐患，企业需要加强物资采购的管理，也是保证化工企业降低成本，并逐渐提高自身企业经济效益和市场竞争力的有效方法。由此可见，加强内部采购风险管理，尽量抵制采购风险的发生，对每一个采购环节进行严格把关，逐渐优化采购流程，尽可能实现采购性价比最大化，能够更好的保证企业物资供应科学合理，同时提高企业经济效益。

一、物资采购和采购管理

（一）物资采购

从客观角度来说，物资采购实际上是一门比较严谨的科学，其在企业生产管理中具有十分重要的地位，每个企业都应该重视有关工作内容。在诸多企业中，化工企业具有特殊性，该种企业的物资计划和采购一般都是因为其日常生产和维护需要材料进行采购，不但计划性很强，而且对产品的数量，质量以及相应的需求日记都有十分明确的规定。企业物资采购过程繁琐，一般的采购流程可以包含以下几方面内容：采购计划，材料收集、下订单等等。而采购具体实施的步骤要按照物资申请的计划来执行。编写采购的计划要及时进行上报以及报价、比价，在学好供应商后及时下订单并进行交货、验货等步骤。

一般情况下，企业采购范围包括其生产，经营所需要直接或间接的供应品，例如一些机械的设备，配件等等，还包括一些办公室的需求品。除这些内容外，采购还包括无形劳务，如技术、服务等等。

（二）采购管理

为采购管理，实际上是企业针对采购活动需要执行的计划决策等一系列过程，对于一个企业来说，采购过程是整个供应链中不可缺少的重要部分，其采购内容包括原料、机械设备，甚至是办公用具等等 这些都属于其采购的范围。由此可见，企业的采购与企业购买有直接关系，其承担了大部分企业所需要的支出，导致采购管理成为企业管理中的重要部分，只有将采购管理进行好，才能更好地控制成本，从而为整个企业提供积极影响。

对采购行为的控制不但对企业运营有十分重要的作用，控制好成本也可以帮助企业更好的发展。行采购管理需要拥有极强的专业知识，因此，从事相关工作的必须是专业人士。

二、化工企业物资采购可能存在的风险

（一）外部风险

外部风景实际上是指in外部原因而造成的采购计划发生改变，无法按照原计划执行，发生变迁，延迟或取消等等状况。例如，若社会发生战争、罢工等多种社会变动造成的物资损坏，我家在对与出口政策上的更改，要求相应物资出口许可证或者需要增加相应税务等等，上述内容都能引发货物的延迟。而这些影响对于企业正常营业来说是不可抗的风险，除此之外，还有一些不能避免也不能够预测的风险，比如自然灾害，洪水，地震等，而之前所描述的大多是社会原因。

（二）经济风险

当经济大环境发生改变时，采购项目也会发生改变，这就是经历风。其主要发生的原因可能是利率，产业结构等与工作水平方面有关的内容发生变化，这些都会影响采购，导致其发生改变会延迟。如果汇率发生变化，那么对进出口采购项目的费用和利益就会发生改变。

（三）商业风险

进行国际贸易时，由于贸易术语使用不到，而导致出现货物损坏或延迟现象的称为商业风险。在国际采购中，相关的采购合同会描述出双方的利益和义务，或其中一方应管理能力和财务能力等方面出现差错，就按照合同内容履行，反而给对方造成损坏，但需要赔偿还会造成信用风险，对未来公司发展不利。

（四）内部管理风险

其内部没有好的管理政策也会影响采购顺利进行。还够流程十分繁杂，其接口多，而且容易出现交接上的漏洞，这就需要公司在相关采购过程中进行严格的监管，尽量避免因个人失误而导致的采购风险发生。企业的各个相关部门都需要加入采购的环节当中，让采购环节成功进入生产经营环境。

三、化工企业物资采购风险管理存在的不足

（一）采购制度需要进一步完善

市场经济的飞速发展，对各行各业的企业采购提出了更高要求，这就导致采购专业化水平提高。这时代的发展，我国大多数化工企业都已经逐渐开始从传统企业管理模式转变为现代化企业，但到现在为止，还有很多企业采购制度并不符合现代企业采购要求。其一企业内部的采购相关单位协调能力不够。相比于现代企业的采购，传统企业采购内容单纯，价格低，而且容易完成，而现在的企业采购不仅对采购过程要求很高，而且需要各部门之间共同合作，在保证其采购效率同时提升采购质量；其二，采购过程中，采购与供应商之间存在责任不清、沟通不当的问题，也导致其采购过程产生风险。

（二）采购队伍素质需要进一步提高

相比于其他企业，化工企业的行业更为复杂，其实采购人员需要面对行业的多样性，这也对相关采购队伍提出了更高要求。至今为止，一些化工企业采购人员保留传统采购方式，对采购认知权限仅限于购买，并且对采购产品的认知度也不足，直接导致采购成本无法进一步降低。现代化的化工企业要求相关采购人员不仅要满足其企业采购需求。还需要保证企业采购产品质量，帮助企业控制采购风险。若想实现这一目的，相关采购人员不但要具备很强的谈判议价能力，需要拥有对产品足够的认知和相应的沟通能力，还能办理好相关业务。

（三）采购策略运用不当

如今，化工企业采购工作主要面临的问题是采购层面多，涉及行业多，海购数量大。因此，企业需要制定相应采购策略来，解决相应问题。面对不同的采购环境，企业要制定不同的采购策略。然而现在大多数的化工企业在采购方面的采购策略都是一成不变的，就导致其在采购成本上会造成浪费。为避免这一现象，相关的采购部门需按照不同的采购状况制定不同的采购策略，让企业能够实现利益最大化。当然，一些企业也成功忽视了这一点，致使其采购策略不符合实际情况，也是大多数化工企业无法进一步提升采购管理水平的重要因素。

（四）采购信息化程度低

为适应时代发展，煤化工行业对于物资采购进行了信息化建设，同时为其采购提供了管理信息系统，帮助提供相应的物资信息，从而进一步提升了物资采购效率。但从目前情况来看，该信息化系统开发程度很低，从根本的煤化工项目物资采购计划制定，一直到最终相应的物资入库，做流程并不能全部利用信息系统来进行操作，大多数还需要员工们利用书面材料进行信息输入，这对于大部分的采购人员来说，不但过程费劲耗时，而且工作效率不高。

四、采购风险的控制措

（一）加强采购人员综合素质的培养，增强风险意识

对于企业采购来说，只要对其主体进行更好管理，就能保证其整个工作更好完成，而且采购的主体就是人。若想提高采购质量，就需要先提高相关采购人员的基本素质，对采购人员进行及时的培训和相应责任心，道德心的提高是十分有必要的。在对员工进行培养是一定要提升其专业水平，例如采购技能分析、管理技能等等，员工拥有较高技能后，才能保证拥有一定的风险意识，在采购环节中能够逐渐的贯穿整个采购环节，减少采购风险。

（二）建立采购科学评估体系

建立采购科学评估体系十分必要，进行采购风险管理时，使得对相应类型的风险进行疏导和分析，能够有效避免风险发生。而这种预先对风险进行剖析的方式，也可以更好的帮助公司确定本年度的风险采购，以此来建立年度风险库。除此之外，之前库的建立也可以帮助企业更好地进行风险评价指标等级判定，以此来制定相应的风险预控方案。

（三）提高采购的监督管理体系

一些化工企业喜欢将采购权利给予子公司，而总部提供相应的采购策略。子公司需要根据总公司提出的采购计划来进行采购。该种方式虽然具有灵活性，但对于其地方公司来说，其容易利用职务谋取私利，这样不但会增加成本，更不利于企业经济效益提高。路，在企业内部设立相应的电子采购系统，就可以更好地对采购进行监管，在提升采购流程优化的同时，也减少了不必要浪费，提升公司效益。

（四）规范采购管理流程

在实际的工作生活当中，企业物资采购部门与许多部门有所关联，其接口量大，我想实现好采购流程就需要制作一套完整的规定和方案进行局面控制。相映的方案中，要将采购、运输等等多种环节融入其中，并指定相应的工作人员具体工作目标，严格控制整个采购流程，降低风险。

（五）建立有效的招标采购机制

一个企业的采购，于所采购物资的价值以及相关的供应商和其本身的重要程度都有很大的关系，不同的物资采购也需要企业制定不同的采购方案和策略。采购的最终目的是利用最低成本获取能够满足质量的产品。而采购过程中，公司可以建立招标采购机制来进行。一般来说，该种方式可以更好地帮助企业以竞争方式来赢得成本空间。实际生活中大多数企业在采购领域也是通过该种方式来完成采购的。招标制度不但让供应商之间增加了彼此的竞争，而且为企业带来更具成本优势的材料和设备。另外，该种方式也可以帮助企业更好地引进先进技术。从上述内容来看，招标可谓是一项有效的能降低采购成本的采购方式。初次之外，对于一些不适合用于招标的商品人可以运用竞争谈判的方式进行采购。在这过程中，也要不断引进新的合格供应商，加入招标采购的环节当中。让现有供应商拥有足够的冲击和竞争力。除上述内容外，若没有必要情况需尽量减少独家采购方式。

有效的合作也可以成为同行企业形成采购联盟的方式。运用采购整合来共同面对一定的供应商来实现自身议价能力，可以有效地降低购物品的价格，从而为企业带来效益。

（六）完善供应商管理机制

有效的保证物资供应资源而建立的有效市场准入机制，我们称之为供应商管理。对于煤化工项目来说，其需要资源巨大，而且生产特殊，其工作环境也比较危险。在该商品的生产过程中，要更加注重安全问题，以便提供高于同行的优质产品。这也就要求在采购的过程中，对于该项目中的产品质量一定要斟酌再三，同时也要关注该供应商在企业和市场上的信誉以及经济实力和水平等等，综合多种因素来进行供应商的选择。出于这一缘由，煤化工企业应建立供应商评价小组，根据不同的采购资源特点设置出一套较为合理的、科学的供应商评价指标，从而对相应的供应商进行合理评价。将优胜劣汰原则坚持执行，对于不通过评估的供应商，要取消其供应资格。与此同时，也要进一步加大对供应商的扩展，将一些名誉高，信誉好的供应商纳入供应范围，各期通过考核，那么采购部就可以适当的与其建设长期关系，从而帮助其自身产业能够生产出高于同行水平的优质产品。另外，煤化工企业与供应商的交流也是必不可少的，要坚定相互的合作关系，相互支持信任，才能保证两者之间的合作更加长久，保证两者之间的合作可以达到互利共赢。而在实际合作的过程当中，由于两方存在很大的文化和管理差异，供应商和煤化工企业之间的沟通会造成一定障碍，这也会为两者之间的工作顺利进行造成困扰。为避免这一现象，两者需要互相了解对方的管理风格和企业文化，在沟通和交流中实现共赢。

（七）提高采购管理信息化水平

如今已经步入了信息化时代，如果想进一步提高采购管理，就需要加强其采购管理的信息化水平。21世纪以来，各种大型企业在全球范围配置资源的国际化竞争已经不断在增强，而且势不可挡，这也直接导致物资采购管理受各种大型国际企业重视。实现全球化采购的最基本要素就是提高煤化工企业的采购管理信息化水平。所谓采购管理信息化，是指利用现代的信息技术来完成采购业务，让采购的每个流程都能得到优化。依据我国国内的相关成功经验，ERP采购模式已经被确认为是未来公司进行信息化采购的最好模式。待种软件系统将企业财务，分销，制造等多种业务集合在一起，运用该等系统可以实现采购信息化管理在执行、战略和战术层面的转变，能够更好地保证相关重要数据第一时间传送给相关工作人员，便于相关工作人员可以更及时方便地了解公司的物资和业务的运转情况，从根本上减少了采购流程同步作业的工作量，同时也节约了信息传递的成本。煤化工企业要积极地引进该种技术，加强对物资管理信息化标准化的工作，同时建立统一规范的物资管理信息标准。运用开放性的物资系统网络，可以更好地实现企业与供应商之间的信息沟通和交流，让所有流程规范化，最终提高公司采购管理效率和工作质量。

五、结语

物资采购对于企业工作来说，其是一项非常系统的工作，它涉及的工作内容非常广，而且容易发生漏洞。若想在实际工作中避免风险发生，就需要对其进行一定的风险管理监控将风险采购的几率降到最小，同时也减少资源浪费。在员工方面，需要进一步提升其风险管理意识和综合素质，以使其能够有效地降低采购中风险的发生，及时辨认采购中风险存在因素，帮助企业更快更好发展。