办公室行政管理精细化的实践路径分析

2020-11-27宋晓健交通运输部北海航海保障中心烟台航标处

新商务周刊 2020年2期

关键词：日常行为精细化办公室

文/宋晓健，交通运输部北海航海保障中心烟台航标处

1 办公室行政管理精细化的现实意义

1.1 加强办公室内部沟通

加强办公室内部沟通是办公室行政管理精细化的现实意义之一。沟通效果决定管理效率，办公室是承上启下、沟通内外、联系四面八方的枢纽，行政管理精细化可以将工作流程化繁为简，推动各项工作朝着既定目标前进，使内部沟通可以起到事半功倍的效果。

1.2 规范员工的日常行为

规范员工的日常行为是办公室行政管理精细化的又一现实意义。精细化管理就是以规范化为前提，办公室行政管理精细化对员工的日常行为做了明确规定，岗位职责更加明确，管理责任更加具体，行政管理工作有章可循，这样无疑对规范员工的日常行为大有裨益。

1.3 提高办公室运行效率

办公室行政管理精细化的现实意义还表现在提高办公室运行效率方面。办公室行政管理精细化，就是将办公室行政管理工作做精、做细，把整个办公室行政与其他部门的工作有效进行结合，及时调整各部门的工作任务，优化工作思路，调动他们的积极性，可以从整体上提高工作效率。因此，探索办公室行政管理精细化的有效途径势在必行。

2 办公室行政管理精细化的实践路径分析

2.1 制定合理的明确管理目标，完善绩效考核制度

明确管理目标是办公室行政管理精细化中的基础，在制定合理的管理目标时，管理者应要求工作人员充分了解工作流程，将管理制度逐渐延伸为办公室行政管理精细化模式，其中主要包括三个方面。首先，管理者应坚持着权利与责任相平衡的原则，依据办公室的工作流程与办公室所承担的责任，并结合科学理念设定工作岗位。除此之外，管理人员也应明确办公室每一个工作岗位的责任与义务，落实岗位个体性与合作性的互存。其次，优化办公室工作流程，有秩序的开展各项工作。运用科学性的工作流程，加强办公室行政管理的精细化。最后，完善绩效考核制度，进行有效实施。对于程序性的工作任务，通过设计考核指标合理解决工作任务，有效推动办公室行政精细化管理的全面落实。

2.2 细化办公室行政管理的工作流程

办公室行政管理精细化的前提是管理者对单位运营发展现状有明确的了解，在把握好发展目标和经营特点的前提下，管理者需要对办公室行政理的工作流程进行重新梳理，以提炼出行政管理的控制节点，比如工作执行计划、活动安排、实施标准等。然后依据控制节点来将办公室行政管理工作进一步的细化，以为后续“三办”工作的落实提供参考依据。以办事为例，办公室作为中枢，有些事是上级下达和指示的，有些事是同事委托和下属请示的，要想把这些事情办得清清楚楚、严谨细致，就需要相关人员严格依据工作流程来进行，做到急事急办、特事特办、遇事速办，遇到大事该请示的要请示，该汇报的要汇报，切忌自作主张、擅自处置。因为从内部的组织框架结构来看，办公室只是规章制度和决议的操作层，而并非决策层，所以严格遵循工作流程的要求，才能保障工作细致有序，才能有效提高办公室行政管理的工作效率。

2.3 加强文化建设

针对以经验主义为主导的传统办公室行政管理模式，应以政府机关文化建设为前提，通过营造良好的文化环境，潜移默化中转变办公人员办公思想及观念，特别是处于办公室主管层次及资历较老的工作人员，以引导其改观传统思维模式，转变当前办公室行政管理内容及方法，接受当代先进的管理理念，从而落实办公室行政精细化管理进程。首先在构建公司文化时，应注重行政主体机构核心思想，理清行政管理的主体方向，从而结合当前管理状况及人本管理思想，营建出以推进办公室行政管理核心的文化氛围。其次，应选取精细化管理模式，落实到办公室行政管理各个环节，将精细化思维贯彻到各部门工作当中，提升其对精细化管理理念的认识，深化部门日常管理、业务及行政等各项工作。

2.4 细化岗位设置，明确岗位职责

办公室作为枢纽，它起到承上启下、沟通左右、联系八方的作用，它是一个相对独立又相互联系的系统。基于它的特殊性，精细化就成为了办公室工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例，办公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企业文化、对外接待、媒体宣传等内容，是公认的工作繁琐的部门。但就目前来看，办公室岗位设置普遍存在随机性和任意性，造成各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅，不但浪费了人力成本，如果出现问题，因为各部门分工不明确，很难追究某个岗位的责任。因此，办公室在设置岗位职责时一定要考虑横向和纵向的需求，细化岗位职责，明确分工，指派专人负责和衔接工作，这样不仅能够提高工作效率，还能激发人员的积极性和协同配合的热情。

2.5 落实培训工作，提升办公室工作人员的职业素养

提升办公室员工的职业素养是加强办公室行政精细化管理中不可获取的一部分，需要管理者为办公室工作人员提供培养平台，使工作人员展开道德素养，操作水准以及理论知识等方面的培训，不断提升工作人员职业素养与专业能力。除此之外，办公室工作人员还应明确精细化管理模式的重要作用，树立正确的价值理念，将精细化管理理念融入到办公室行政工作中。