浅谈民航档案资料的收集管理

2020-11-27张宇超温鹏飞

商品与质量 2020年26期

张宇超温鹏飞

北京飞机维修工程有限公司北京 100621

不管是什么类型的档案，都要本着完整收集、简化分类整理、方便查找和使用的原则，尤其是民航业这种规模宏大、资料复杂的行业。因为资料管理到位不仅仅是方便工作人员的日常使用和查阅，也为民航业以后的发展做出巨大的贡献。但是现在各民航机场在建设资料管理中普遍存在的混乱、不及时等问题比较严重，急需人们去解决[1]。

1 民航机场收集建设档案资料不完善的原因

1.1 档案管理工作的制度不够完善

据调查研究发现，目前还有许多民航机场的建设档案资料在管理中比较紊乱，缺乏严格的管理制度。许多工作人员和管理部门对建设档案资料不够重视，认为其可有可无。所以对档案的收集、整理、编号、存档等工作也不够标准化，做不到面面俱到。因此，当飞行器遇到审核或相关维修人员想要调档查询的情况时，经常出现找资料浪费大量时间或者是档案资料查找不到的现象。虽然当场可以对相关人员进行解释，梳理出未查阅道资料的具体去向；但在我认为，依然不是第一时间准确有效的找出所需的文件资料。这些是值得档案存储人员进行深度反思的。档案室应有更加明确的职责分工，责任应该落实到每个人，如果责任落实不到位，工作人员不专业，制度不够完善。这样的民航机场的档案资料的管理不能发挥其真实作用，起不到便于精准查找的作用。也就不能更好的未生产保驾护航！甚至会给民航的发展和创新带来阻碍。

1.2 档案资料质量不合格

民航业建设和维护是一件大事，所以工作人员在收集建设档案资料时要格外上心，严格把好文件的质量关，确保资料的真实性。还有一些细节方面，如果工作人员不上心也可能会导致大的损失，例如资料文件的格式内容是否正确，需要盖的章是否齐全，是否存在缺页和漏页的现象等，这些都是需要工作人员在收集完后去仔仔细细地检查的内容。还有资料文件的形式也是需要注意的一方面，资料要讲求多样性和丰富性，工作人员过于注重收集纸质文字资料，容易忽视视频、录音以及图片等资料，而且工作人员在搜集音视频资料时更应该注重其质量和真实性[2]。

当维修人员操作中遇到困难，想要第一时间查找到历史资料，有些可以在网上找到，也有很多不能，计划部门是不是可以把每份维修文件都用电脑识别的方法，编入索引的方式，完善搜索功能。使产生的维修记录能够自动覆盖最初的或已判定符合报废条件的资料。以上说的是网上直接索引出需要的文件。如果是必须送来的纸质文件呢? 可以想象一下如果维修档案按照资料室提出的格式要求进行统一规范管理，例如从生产部门哪里送来之前就进行明确标号，不要杂乱无章，按照我们资料室提出的格式要求进行规范管理。

1.3 档案管理工作缺乏完善的奖惩机制

不管怎么说，民航机档案资料管理工作确实是一项工作量巨大的工作，是一份大多数时候需要机械性操作的熟练工种，其实需要单位时不时给予相关工作人员一定的激励。我个人认为奖惩制度对于建设档案管理工作是十分有必要的，奖励机制可以激发档案管理人员的工作热情，让他们对收集档案资料这项工作更加用心，要是能给一个平台让有独特见解的人发挥其所长，那就更好了。

2 加强民航建设档案资料收集管理的策略

2.1 完善相关的制度，提高工作人员对收集工作的重视程度

制度的不完善会使档案资料的收集工作缺乏一个坚实的基础，所以能否建立一个完善的制度，是档案资料管理工作能否到位的关键和保证。首先，要熟知国家相关的档案管理法律法规，要以此为依据并结合自己的特点，制定自己有特色的档案收集管理制度。其次，系统也要伴随着制度的建立不断进行完善，一个完整的管理系统是提高建设档案资料管理效率的关键。最后，要有可信度高的文件资料收集渠道和途径，相关部门之间要加强联系和沟通，严格把好文件资料的质量关。尽量减少文件的上出现漏签或错签的情况。而且，这些措施不仅对资料的收集管理工作有直接影响，还能够引起维修工作人员对资料的重视，进而对工作更加上心，进一步加强档案资料的收集工作。

2.2 重视培养专业人才，提高工作人员的素质

许多人对档案资料管理工作存在认识误区，认为档案管理是一件十分简单、没有技术含量的工作。其实这种认识是十分错误的，现在许多高校都开设档案资料管理专业，培养专业的档案管理人才。所以，单位在招聘人才时要提高门槛，合格的专业素质是基础，同时还要考察应聘人员的责任心、耐心等因素，确保他们日后能够对工作上心。此外，对于在职的档案工作管理人员，单位要组织他们定期进行集中培训，确保其专业知识能够不断进步，跟得上时代发展的步伐。总之，工作人员的专业水准和综合素质是档案管理工作的保证[3]。

2.3 激发管理人员的积极性

前文已经提到了在基础档案收集管理中奖惩机制的重要性，也分析了当下在这一方面存在的问题。另一方面，档案的收集工作可以说是档案管理工作的基础环节，所以这一环节的重要性不言而喻。对于工作出色的人员要给予奖励和激励，不仅激励他自己，也能够激励其他同事努力工作。同时，对于因工作不尽心而造成失职的人员，要根据其错误轻重给予相应的惩罚，给所有工作人员一个警醒。