大数据背景下事业单位档案工作创新探讨

2020-11-27刘欣

商品与质量 2020年37期

刘欣

湖北省荆州市城市规划设计研究院湖北荆州 434000

1 大数据背景下档案管理模式的变化

在大数据背景下，事业单位能够通过大数据技术来扩大档案管理工作范围，将传统档案管理工作内容不断扩大化，不仅要有档案信息的整理、收集以及检索的服务内容，同时也还要有事业单位所处行业发展信息的收集、整理和分析。和传统档案管理模式相比，通过大数据来进行档案管理能够为事业单位发展提供更为需要的信息，所以其提高的不仅仅是档案管理的工作质量，同时也能提高事业单位整体的管理质量。事业单位档案人员通过对数据的整理、收集和分析，能够了解事业单位自身发展动态，了解行业内尖端技术和发展信息。这样一来，事业单位档案管理人员的管理理念也就有所转变[1]。

2 大数据背景下档案管理工作创新的方法

2.1 制定新型的档案管理机制

在档案管理工作中，良好的档案管理制度是保证档案管理工作质量的前提，也是正常开展档案管理工作的标准。所以说，在大数据背景下，要根据事业单位特色制定符合实际情况的档案管理制度，从而打开档案管理模式创新的大门。首先，在档案文件的收集、整理以及分类方面，要制定符合实际工作要求的相关制度，以此来帮助工作人员正常开展档案管理工作，提高档案管理的信息化、科学化以及规范化，方便用户查阅档案。其次，在档案管理工作中，需要设定有效的借阅措施，方便档案查询、借阅，规范档案管理工作，使档借阅有一套正规的标准进行参考。最后，要加强档案安全管理制度的建设力度，档案安全制度包括档案信息化安全、保密安全以及保护管理制度等等。针对内部人员制定良好的保密制度，针对社会外界人士做好档案资料的信息安全管理。加强内部、外部共同保障力度，才能够提高档案管理的效率和规范性。

2.2 完善信息化管理机制

现如今，随着信息化社会的不断进步，信息化管理成为各行各业的有效管理模式，也是时代发展的必然趋势。在信息技术的影响下，各种信息化电子平台的建立提高了档案管理的实际工作效率，与此同时，制定符合事业单位内部情况的信息化管理机制也十分必要，这是保证档案管理工作有效开展的前提下。总的来说，制定信息化管理机制主要包括三个方面。首先，在事业单位内部建立数据库，用来存储档案数据资料，不论是电子信息档案资料还是纸质档案资料，都应该存储在数据库当中。其次，做好存储之后，还要保证能够有效检索，通过信息化的方式查找需要的档案资料，同时加强对于档案信息的收集、整理力度，做好信息统计工作。最后，要做好档案信息保密机制，和信息安全管理制度不同，档案保密制度属于详细指导说明，主要是用来保证信息化档案安全工作的开展和推进。

2.3 加快数字设备的技术的改进

在大数据背景下，想要落实档案管理的信息化进程，首先必须要拥有完善的信息设备和信息技术，同时这也是事业单位档案信息化的基础。所以说，作为事业单位来说，首先应该更新其内部信息设备和信息技术，从而能够在大数据背景下为展开档案信息管理工作打好基础。信息化的设备和技术相辅相成，所以，在购买设备的过程中，也需要同时引入和档案管理相匹配的信息技术。信息化设备主要包括计算机设备，而信息技术则包括计算机技术、档案管理信息系统技术、多媒体技术以及智能管理系统等等。更新信息设备和信息技术不仅能够降低事业单位档案管理工作所需要的人力成本，同时还能够提高档案管理工作的工作效率。另一方面，只有紧跟时代，不断更新技术和设备，才能够在大数据背景下不断提高事业单位档案管理工作质量[2]。

2.4 建立档案数据共享平台

现如今，随着互联网技术的不断发展，信息共享在信息化时代中所占比重越来越大。在人们的生活当中，共享单车、共享充电宝等都是信息共享时代的产物，而在档案管理工作当中，共享档案数据信息则是其创新发展方向。基于此，作为事业单位来说，应该积极搭建档案数据共享平台，将自身数据库当中的档案信息进行开发，实现共享，同时，还应该加强和社会其他结构的档案信息沟通，不断推进档案信息化进程，提高档案信息的开放程度，做到档案信息共享。另一方面，事业单位利用档案数据共享平台能够和社会各界进行沟通，了解社会各界的意见，从而不断完善自身发展。在汲取意见的同时，社会各界中有价值的档案信息资料能够不断丰富事业单位内部档案信息化程度。在平台建设过程中，事业单位要在开放共享的原则上加强档案信息安全建设，避免档案信息被不法分子利用，谋取利益。

2.5 扩宽档案利用途径

在大数据背景下，档案信息管理并非只是事业单位内部的工作，而档案信息资源也不仅仅是事业单位内部资源，同时也是社会共享资源。作为事业单位来说，不能档案信息资料独享，反而要不断扩宽档案的利用途径，从而不断提高档案信息的实际价值。首先，在内部来说，作为档案管理人员，要不断了解档案信息资料的实际作用，从而为内部开展工作提供指导意见。其次，作为外部来说，事业单位要做好档案信息的共享和开放工作，见档案信息上传到数据共享平台中，同时加大管理和维护力度，向社会各界提供咨询、检索服务，从而提高事业单位的社会形象和档案利用率。最后，作为档案管理人员，需要不断了解不同档案资料之间的关联，将有关联的档案信息加以整合，从而为事业单位、社会各界提供更为整体的档案信息资料[3]。