浅谈中职卫校档案信息化管理

2020-11-27李柏林

商品与质量 2020年32期

李柏林

公主岭卫生职工中等专业学校吉林公主岭 136100

1 中等职业卫生学校信息管理现状

1.1 档案管理机制不够完善

根据现状，大多数中等职业卫生学校尚未建立长效机制文件信息管理和文件管理系统也有一些缺陷，很难保证文件管理的整体效率和质量。在中等职业卫生学校档案信息管理过程中，重点放在学生档案和财务档案上，忽略了其他档案的管理。同时，整个档案管理由多个部门分开管理，每个部门和个人的职责不能明确界定。此外，文件存储过于分散。档案管理人员的变动极易造成档案丢失等不良情况，给中等职业卫生学校的档案管理带来了巨大的挑战。

1.2 硬件设施不能满足需求

尽管大多数中等职业学校和健康在文件管理积累了丰富的经验，文件信息管理的重要性不高，和在硬件设施的投入相对有限，因此，文件信息管理的发展受到影响，严重影响中等职业学校的效率和质量信息管理的文件。一些中等职业卫生学校没有设立专门的档案室，或档案室设置缺乏完善的“六防”设备，以及档案室潮湿、光线暗淡等，这很容易出现档案蛀虫、霉变等不良问题。由于资金短缺在中等职业卫生学校的数量和功能扫描仪，复印机、电器和其他设备所需文件信息管理不能满足操作要求，它的发展带来了一些挑战文件中的信息管理中等职业学校和健康[1]。

1.3 信息化程度不够

许多学校仍然采用纯人工的方式管理档案，档案箱的信息都是手写的，导致档案管理效率低下。而且纸质文件的保存占用了大量的空间，收发和搜索都非常复杂，而纸质文件由于纸张的老化容易丢失。随着信息技术的飞速发展，中等卫生学校档案管理信息化水平还不够，如摄影技术、多媒体技术有待进一步加强。

2 加强中职卫校档案信息化管理的对策

2.1 完善档案管理系统

一套完善的系统可以保障档案信息管理工作的顺利开展，使中等职业学校的档案信息管理更加科学有效。通过对现有档案管理系统的优化和完善，既可以提高档案信息管理的效率，又可以降低档案管理的难度，促进中等职业卫生学校档案信息管理的可持续发展。首先，有必要建立一个特殊的档案办公室，明确谁负责档案的信息管理，并执行每个员工的责任，以调动档案管理人员的积极性和主动性，避免人为错误的影响在档案信息管理的质量。其次，有必要积极加强档案管理人员的培训，不断提高档案管理人员的知识水平和技能水平，并加强档案管理人员的职业素养，以便更好的完成自己的工作，为的发展提供更多的支持中等职业卫生学校的信息管理档案。最后，科学合理的奖励和惩罚措施应该奖励那些表现良好，和强化训练应该给那些表现不佳，这样档案工作人员可以及时发现和弥补自己的不足，参与管理的档案以更专业的方式[2]。

2.2 增加硬件设施的投入

为保证中职卫校档案信息化管理的顺利开展，应根据中职卫校档案管理的实际情况，合理增加对硬件设施的投入，以确保它符合文件信息管理的需要，因此中等职业学校文件信息管理水平得到有效提升。首先，需要建立一个完整的文件信息管理系统，以确保系统功能满足文件管理的基本要求，根据文件管理设备采购的要求，这些设备包括计算机、扫描仪、打印机、数字存储设备等。其次，合理划分档案室的阅读区、办公区和数据库服务器仓库。全过程要做好档案室的“六防”工作，特别是灭火器、除湿机和空调的设置，确保室内环境满足档案管理要求，防止档案损坏等不利条件的发生。

2.3 做好档案信息化建设的基础工作

首先要充分利用现代信息技术，构建完整的档案数据库，将传统纸质档案转化为数字档案。在实际工作中，纸质文件的数字化需要使用数码相机、扫描仪等设备。整个过程应保证数字文件的清晰、完整和真实性，避免人为错误或操作不当造成的文件质量问题。其次，完成档案数字化转换后，利用档案信息管理系统对档案信息进行整理、分类、存储和备份。最后，有必要建立一个系统的局域网络，提高分享率和利用率的文件通过网络技术资源，并利用文件通过设置权限，以保证文件的安全性信息，以便充分发挥档案信息的使用价值。作为中等职业有更多的文件信息和卫生学校，为了确保文件管理的有序的进展，有必要做一个严格的工作文件收集和定期安排和文件的文件信息，以保证文件管理的及时性和有效性，以便文件信息管理可以更好地为大多数教师和学生和学校的发展[3]。

2.4 坚定立场，切实提高档案管理人员的素质

学校档案工作人员应认真学习总书记习近平的一系列讲话精神，加强“四个自信”和“四个意识”，我们将坚决维护总书记习近平的地位的核心领导和保持高度的团结在党中央和国家副主席习近平同志的核心。学校档案管理是一项科学、服务、技术的工作。学校档案工作人员应熟悉党和国家的法律、政策，具有一定的专业知识。学校的档案管理员也应该有一些管理知识[4]。此外，档案管理人员还具有健康的心理素质，能承受孤独。