档案管理在当代企业中的重要性及地位探讨

赵晓红

中核四0四有限公司 甘肃嘉峪关 735100

1 档案管理在当代企业中的重要性

档案管理是一种管理文档的有效方式，不仅可以减少档案搜索时间，还可以减少档案管理人员的工作量。虽然企业档案是记录历史的材料，但企业发展中的档案记录是能够成为将来企业选择发展的必要辅助内容。在改革过程中，大型企业逐步走向多元化，在集团企业及其子企业之间建立了资产与资产之间的新关系，从而档案管理的行政作用被这种关系进一步削弱。企业信息和档案的形成与企业管理、生产和运营的每个方面密切相关，并记录企业的发展和变化过程。当前，企业档案不仅由单纯的传统纸质档案，还有以下几种形式：①图片形式；②录音形式；③视频形式等多种形式。在企业发展中，行政管理档案可以作为以后行政规划和管理决策的基础，以提高它的科学性和可操作性。在企业发展中，会计记录和企业发展记录可以作为企业制定经济和财物风险管理计划的基础，以确保企业财务稳定性，凝聚企业理念，提高企业凝聚力和竞争力的重要方法，当企业遇到法律问题时，档案的存储在法庭中可视为证据出现，抵御法律风险[1]。简而言之，有效管理企业档案，它可以企业更高效，稳定的长期发展。

2 新时期企业档案管理举措

2.1 从建章立法入手

不同企业在档案管理工作上的规定和标准各不相同，许多单位缺乏规定和标准，大大降低了档案管理工作的标准化程度，造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象；不仅减弱了档案的存取与调配效率，影响了档案管理信息化发展进程，还降低了档案的应用率。大量低水平的重复作业与建设由此产生。同时，相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展，更没有突破。因此，建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，而这个流程应符合实际工作需要。

2.2 做到规范化

维护档案的完整、准确与安全，是档案管理的基础性工作和重要内容，特别是涉及贯彻落实党的路线、方针、政策方面，直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用，关系到个人的切身利益和政治前途。因此，对档案管理的基础工作一定要加以规范。但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节，如档案材料收集整理不及时、基础设施不配套、保管条件恶劣、档案的查（借）阅等手续没按规定履行等，针对这些问题，应做到收集归档程序化、鉴别整理规范化、设施建设标准化，从而保证各项工作井然有序地开展[2]。

2.3 与新时代的科技发展结合

档案材料保存了非常多的指示性文件，又记录着大量信息内容，是一个丰富的信息资源库。但是档案的整理工作十分繁琐，重复性劳动很多，且劳动强度大。如果利用计算机来整理这些档案，便能够做到事半功倍。按照文件排列顺序进行打印，这样既可以降低人工归档时的错漏，还可以发挥出计算机的优势，压缩了手工操作的繁琐程序，提高了工作效率。

档案管理工作中，要重视档案材料信息的组织化和系统化。先输入要检索的关键词，再点击要查找的范围，检索出来的文件便是要找事件的范围，查找的结果既准确又不会浪费时间，这样才能发挥出档案资源管理的作用。随着电子技术的应用，现代科技存在的网络安全问题也在档案管理信息化中有所呈现。因此，为了保证网络安全，要制定出严密的电子文件安全管理规章，不断完善电子文件在流转时的跟踪登录管理。同时，设立行之有效的管理系统，按照档案信息的安全、人员的职责、设备的管理等因素，对操作权限进行合理划分，并在工作模式和软件功能上做周密设计[3]。

2.4 档案资源的有效利用

合理有效地利用档案资源可以促进社会经济的快速发展。档案信息资源已成为整个社会发展中不可缺少的信息来源，档案管理工作的意义就是要充分发挥出档案资源的最大效用，而档案的开发利用是实现档案自身价值最直接的方式，也是档案管理工作的价值所在。因此，要努力强化档案信息资源的开发与利用，更好地实现档案资源的全面共享。档案工作人员除了要在档案信息的收集、整理、鉴定、保管等方面多下工夫外，还应该做好档案材料的编目、检索和编研工作，编制出适合使用的检索信息工具，建立起健全的检索系统及档案材料汇编体系，方便用户能及时、精准地查到所需资料。同时，要加强对档案资源的严格保管，做到随时为使用者提供全面细致的档案信息。

2.5 抓好素质队伍建设

随着社会的不断发展，档案工作也随之由传统向现代化转型。要不断提高档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据时代需要，与时俱进，开拓创新。但是，在实际工作中，档案管理队伍建设有很多需要加强和改进的地方，档案管理手段应进行相应的调整和变化。针对档案管理配备比例不够、人员整体素质不高等问题，应通过抓基础、抓培训、抓待遇一系列措施，整体提高档案管理队伍的综合素质，促进档案管理队伍建设，提高档案的管理水平。

综上所述，在知识经济时代，企业档案的价值不容小觑，对企业发展有重大影响，企业需要关注自身档案的管理工作和不断提高自身档案管理的质量和效率。现代所有类型的档案都可以被视为企业的一种财富，那么企业需对其格外重视，并将其进行整理收集保管，以便它可以在需要中发挥更大的价值作用，促进其稳定和长期的发展。