行政事业单位内部控制信息化建设研究

杨晨希

（新疆艺术剧院民族乐团，新疆 乌鲁木齐 830000）

一、引言

2014年1月1日，在全国行政事业单位范围内正式施行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》为行政事业单位内部控制建设提供了一个内容全面、框架清晰、路径明确的方向，也正式拉开了行政事业单位建立内部控制规范的序幕。但是，随着科学技术的快速发展，内部控制信息化建设模式作为行政事业单位内部控制建设的重要基石，还存在许多问题，阻碍了其功能的充分发挥。因此，探讨行政事业单位内部控制信息化建设具有重要的现实意义。

二、当前行政事业单位内部控制信息化建设存在的问题

（一）内控制度流于形式，无法运用到信息化业务中

很多基层行政事业单位在构建内控制度，内控手册完成之后，就觉得内部控制工作基本完成，剩下就是等待接受上级检查和审计部门开展审计时使用了。内控的建设只是为了应付上级检查和审计，而不是单位自身管理真正的需求，无法运用到信息化管理业务中。

一些单位设计一套内控制度手册，要经历几年，需要花费数万元，最后却将内控手册完美入库保管，从不翻看，更不会合理利用到内控信息化管理业务中，丝毫没有改变单位实际内部控制管理水平。一些单位由于人员数量有限，单位政府采购、固定资产保管、领用一直是一人负责，不会因内控制度的建立实现流程再造，导致内控手册就没有发挥作用，内部控制信息化建设更是无从谈起。

（二）忽略业务信息化建设

在实践过程中，很多单位只关心财务内控信息化管理，往往忽略业务信息化建设。在资产管理、收入支出、合同管理等六大经济业务中，只是关注财务支出的信息化控制，而不重视具体业务信息化流程控制，更不注意关键岗位的相互牵制、不相容岗位的分离设置管理。业务上没有信息化技术的协助支持，内控制度的执行管理无法涉及各个环节，更不能贯穿于整个业务活动区域。经了解情况看，行政事业单位基本都没有设立专门的内部控制信息化部门，都是由财务部门带头开展内部控制信息化具体工作。

在行政事业单位的预算、预算执行、项目绩效评价等环节，几乎都是财务部门主抓在做，其他部门配合在做，但是每次上面检查或审计均在找财务部门要相关执行情况资料，其他业务部门不会接受相关业务操作检查和审计等方面工作，最终其他部门根本不会重视巡视检查和审计，对他们没什么影响力、对改进工作方法没有效果。造成工作压力和风险都在财务人员身上，风险无法分担出去，工作效果也不尽人意。

（三）缺乏优质的内部控制信息化管理操作平台

现在行政事业单位内部控制信息化操作的平台十分有限，而且更新速度慢，基本上有财政一体化、固定资产管理平台、财务账务处理软件、财政即时通等几种常用应用软件，而且这几种软件基本是安装在财务室，主要操作和使用人都是财务人员。

一般的行政事业没有真正属于自己的内部控制信息化业务管理操作平台，也没有适用的ERP系统和办公系统、项目绩效考核系统，这是行政事业的内部控制信息化建设的限制条件；因为适合行政事业内部控制信息化管理操作平台的缺少，以至于有些单位的内部控制流程会减少和简化，也会限制需要重点监督的业务操作方面无法真正加入有效的内部控制流程中来，大家更不会主动加人内部控制信息化建设中来。内部控制信息化管理操作平台的不常使用，会助长的业务操作人员的惰性，尤其需要配合协助核心部门的业务时，基本是推脱或是随便做做就结束，造成业务操作人员对工作缺少重视度和正式感。大量的工作被重复安排，各种excel表、word版报送，基层人员辛苦重复完成后却没记录的痕迹，大大降低工作的效率。

（四）内部控制信息化建设在人力资源控制环节薄弱

很多行政事业单位的人力资源结构不合理，老、中、青年比例严重失调，由于人员流动性小，出现老龄化状况，由于可利用的人力资源缺乏导致事业单位的内部控制信息化建设无法正常实施和运行。

同时，人力资源激励制度几乎没有，行政事业的职工对工作缺乏积极和热情，整个集体缺乏生机和活力。无激励就无竞争意识，没有吸引优秀人才的优势，所以行政事业单位的信息化人才流失严重。

并且，信息化关键岗位的轮岗制度无法实现，行政事业单位的人员有限，年龄大的同事有些只会干自己熟悉的工作，一换轮岗就干不了，结果是岗位变不动薪也不变，单位只能安排仅有年轻人轮岗，工作压力均在年轻人一代，但是薪酬、晋升方面往往又得不到及时的回应。

三、加强行政事业单位内控信息化建设的对策建议

（一）建立真正适合行政事业的单位实际业务内控制度

1．设立有效的内部控制信息化管理组织框架

根据内控建设实践经验，行政事业单位同样需要建立内部控制制度，设立内部控制信息化组织框架，可以参照企业的内控信息化建设的组织机构设置方法明确行政事业单位法人、书记、办公室主任、具体业务经办人员等管理层的职责权限、议事规则、工作程序等应当明确，决策权、执行权和监督权相互分离，形成制衡。重点是内控要达到的效果，更突出把握财政性资金的收入支出控制，考虑绩效评价的问题。

2．建立有效的制度和流程

要针对单位主要业务流程进行风险分析，比如采购的牵制，要保证2人以上进行，避免一个人执行支出业务，针对存在的风险点，做出有效的制度和流程，从而形成单位的内控手册。针对行政事业单位特点，从相互牵制的角度出发，以《内控》规范为导向，符合行政事业单位新预算法、政府会计制度的要求，采用“制衡、监督、激励”的内控设计理念，以“指标流、资金流”管理为主线，以决策支持和服务创新为重点，协助基层行政事业单位快速、高效地进行内控体系的建设，构建全方法、全过程、动态化反映行政事业单位经济运行状态的预算内控管理平台，为基层单位大大提高工作效率，减轻工作压力。

（二）建设科学、实用、全面的行政事业单位内控管理体系

在整个内控管控体系中引入绩效管理理念，立足绩效管理与评价，责任落实到个人，为未来政府的综合绩效管理做好基础工作，单位全员参与预算编审、绩效评价管理工作中来。

行政事业单位在面对被巡视或被审计工作时，尽可让其他部门涉及内控环节的任务流程工作者都参与进来，或者说让他们直接面对巡视和审计一方工作要求，来自外界第三方的工作指导效果远远大于单位内部的相关工作要求的效果，站在对单位内控建设有益的角度考虑，我希望每次都巡视和审计的面更大、涉及的人更多一些，而不只是单位的主要领导和财务人员，可以把具体流程业务负责人或经办人也加进来。每次这种巡视或被审计时，都是单位加强内控建设的最好时机。

（三）搭建更多优质的信息化管理操作平台

行政事业单位可以引入企业先进的内部控制信息化管理操作平台，或鼓励大力开发独立模式、整合模式和附加模式等多种信息化管理管理模式，以便更好加强行政事业单位内部控制信息化建设。拥有更多更优质的内控控制信息化操作平台后，把涉及内控的各个流程环节强行自动化加入信息化操作平台，同时把内控制度的管理要求和具体操作也加入进来，和财务人员一样办理业务处室UK，进入信息化平台后，每个操作员均先学习并了解相关内控制度流程、管理办法等后方可进行业务操作，这样一方面加强了内部控制制度的执行，另一方面也提高了工作的整体效率。

当上级有常规性项目工作安排时，首先应考虑可否加入基层内部信息化操作模块后进行开展，流经的业务对接口点名式直接设立，这样固化地参与到内部控制流程中来，减少业务操作管理漏洞，比如对国有资产的管理平台中可以加入“固定资产仓库管理”模块，对国有资产的购买、领用、盘点情况进行一站式分岗位管理，防止国有资产的流失。

内控控制信息化操作平台，让更多的业务人员容易参与进来，涉及业务层面的口可以更开放、更透明、更具体。内控控制信息化操作平台灵活运用起来，让内控控制信息化建设成为内控控制制度健全的快速跑道。

（四） 建立人力资源控制的激励机制

以转换用人机制和搞活用人制度为核心，增设非实名制编制，建立符合本单位特点和人才成长规律的现代人事管理制度，增强本单位用人自主权。以健全岗位分类和分级管理为基础，通过业务考核、分类设岗、竞争上岗等办法，建立和完善岗位聘用能上能下，岗位级别能高能低，岗位类别权责清晰，岗位管理动态灵活的岗位管理机制，达到吸引优秀人才和留住优秀人才，才能提高职工的整体素质，以便更好内部控制信息化工作更好开展。

参考企业内部控制规范体系框架的五大内部控制要素中提到控制活动的绩效考评控制方法，行政事业单位以完善收入分配激励约束机制为重点，建立岗变薪变，岗优薪优，多劳多得，动态管理，绩效考核，奖惩配套等制度规定，并将考核结果作为续聘、解聘、晋升、增资的依据，形成以业绩为主要依据的职工岗位考核变化收入分配激励机制，为行政事业单位内部控制信息化建设，储备人才。

四、结语

综上所述，当前行政事业单位内部控制信息化建设仍然存在诸多问题亟需解决，行政事业单位只有先认识发现存在的问题，然后逐步解决问题。行政事业单位内控信息化建设必须以实际业务活动需要为出发点，加强薄弱环节、解决突出问题，有效推进行政事业单位的内部控制制度建设，提升信息化办公能力、水平和办事效率，更好地服务于社会和人民。