电子商务档案管理现状反思及优化方式探寻

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柳河县商务局 吉林柳河 135300

随着社会科技的发展，电子科技也随之发展，为档案记录工作提供了保障。传统的档案管理主要是以纸质档案为主，现代社会随着电子技术的发展，档案管理逐渐发展为电子档案管理。对于电子商务档案管理而言，其通过电子档案管理方式，将电子商务部设计的数据信息存储到同一文件中，以反映真实的电商活动，同时利用大数据对客户信息进行分析，了解客户需求，形成完善的客户档案，进而实现电子商务档案的优化。

1 电子商务档案管理现状反思

1.1 管理工作不够完善

传统的纸质档案管理工作中，其在记录信息时出现了很多问题，例如信息录入错误、员工过多、工作分配不均等等问题，工作效率和质量较低。相对于传统纸质档案而言，电子商务档案管理更具有优势，其是在互联网为媒介基础上，利用计算机处理信息资源，信息处理更加便利直观，同时其是新时代数字信息化发展的重要表现，传播速度更快，可以做到及时联网下载[1]。但是，当前企业已经意识到电子商务档案的重要性，对其管理不够完善，仍然采用传统档案管理的方式管理电子商务档案，管理人员不够专业，对电子档案的日常维护、查询、应用等工作不够重视，过于依赖计算机功能，没有充分结合电子技术和人力资源，智能化发展程度不够，影响电子商务档案管理质量。

1.2 信息化发展较落后

电子商务网站的传播媒介是电子信息网络媒体，利用互联网和计算机存储信息、分类管理信息，推动电子商务档案管理实现信息化发展，信息化电子商务档案可以有效提高管理效率，利用计算机二进制存储信息，并利用互联网实现传播，管理上利用计算机和互联网建立了信息化智能化的电子商务档案。但是，当前电子商务档案管理尽管实现了信息化和智能化，信息化发展过程仍然存在不足，电子商务档案管理与网络结合度不够，相对于网络发展比较滞后，信息化发展程度不够[2]。

1.3 智能化发展不完善

随着信息化的发展，电子信息科学技术已经成为当今社会发展的趋势，对电子商务档案管理工作产生了较大的影响。在互联网基础上，智能化电子商务档案的建设发展标志了电子商务档案所存储的信息资源能够普及导致大众群体中，而智能化检索功能也能够满足社会高速发展要求，计算机技术发展能够实现电子商务档案信息智能检索发展，尤其是图像信息建设智能化，其为电子商务信息检索智能化发展提供了机会。但是，当前电子商务档案检索智能化发展中也存在一些不足，智能化水平不高，发展速度慢，与科技发展无法紧密结合。随着全球化进程的加快，电子商务活动也呈现全球化特征，而各国的语言体系、法律体系、交易方式等方面存在很大的不同，当前智能检索无法满足全球电子商务活动开展要求，影响了电子商务档案管理智能化发展。

2 电子商务档案管理的优化方式

2.1 完善电商档案管理

相对于传统电商档案管理而言，智能化电商档案管理建设更为独立，其是在高科技技术基础上，利用智能电子设备以及电子技术，实现智能化发展。在信息资源智能化时，大多数都是利用大量存储技术、信息网络和资源共享、智能等优势实现信息数据化。按照当前的规章制度，通过计算机和互联网高效、便捷收集、整理并处理不同信息，这是电子商务档案科技化发展的主要优势。在信息资源智能化发展时，海量存储技术实现了信息资源的智能化存储，信息模数转换技术则实现档案信息智能化，利用计算机二进制在大数据下存储信息、整合信息、分析处理信息。信息管理系统通过应用数据库技术建立了电子商务档案数据库，为其智能化发展奠定了信息存储和利用基础[3]。而利用智能存储技术能够使系统实现更新、拓展，有利于扩充容量，为后续档案管理工作提供了技术保障。

2.2 建立智能管理平台

电子商务档案管理的信息化和智能化发展可以利用客户关系管理、墒情分析预测和营销策划等专业知识建立智能化管理平台。电子商务档案中，客户档案十分重要，其中存储了大量的客户信息，要想精准定位客户，必须要提高客户信息处理速度和准确度，对此，必须要建立智能管理平台。而智能管理平台的建设重点在于用户获取信息平台和智能化信息处理这两方面。就电子商务档案智能化管理而言，为保证其能够与实体管理之间协调发展，需要配置能够处理相似文件信息的智能化设备，这样才能够保证信息处理更加精准，准确定位客户，预测电子商务未来发展方向，降低电商风险[4]。

2.3 保障档案管理安全

电商档案管理的重点在于信息的安全、保密，在法律范围内保障隐私信息安全。对此，电子商务档案管理必须要建立智能化档案管理系统，并建立健全价值体系，并建立完善的信息管理系统，加大系统安全技术投入建设力度，确保信息安全[5]。同时能够不断完善企业商业管理程序，并制定科学的管理方案。

3 结语

当今时代，电子商务档案对于企业的发展十分重要，档案中包含了企业各种商业活动、发展规划、客户信息、业务信息等重要内容，这些信息资源的管理为企业持续发展提供了保障。因此，企业必须要重视电子商务档案管理工作，完善档案管理工作，推动电子商务档案管理实现智能化、信息化发展，并保障档案管理的安全性，充分利用档案信息，推动企业发展。