新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设研究

郇金亮

青州市疾病预防控制中心 山东青州 262500

档案信息化指的是利用信息技术手段实现档案管理的数据化、自动化等。比如，软件自动程度能代替人类完成一部分工作。由于程序是事先设置好的，不会因为精力不济，注意力不集中等原因出现工作错误，可以辅助员工又快又好地完成档案管理工作。

1 档案信息化管理的作用

1.1 提升档案管理的效率

目前部分疾控中心人事档案管理仍处在传统手工人事档案管理阶段，而且大量的人事档案管理依然处于纸质档案的管理层面和保存方式。人事档案管理信息化后，系统可实现人事档案的分类、编码、检索等程序性工作。在日后档案管理中，减少人事档案管理的工序，也就意味着每天的人事档案管理工作能快速完成。

1.2 提高档案管理的保密性

纸质档案在查阅过程中不可避免会出现纸张损坏，或丢失的情况，而采用信息化技术手段后，人事档案有电子化档案备份，被储存在系统终端中，只要储存设备不损坏，不被外力攻击，就能长期保存。此后，当设备性能下降，无法保证信息化系统的正常运转，可将档案转移至其他设备中储存。另外，基于云计算技术的信息化平台，一般人难以破解，有较高的保密功能。只有拥有访问权限的人员才有资格进行后台查阅相关档案，降低了人事档案被偷盗的可能性。

1.3 提高疾控中心决策的科学性

传统档案管理中，人员调配会以人事档案为依据，但由于疾控中心工作者多，很难全盘分析所有人员的情况，人员任命难免出现纰漏。信息化管理系统可帮助分析人员的过往数据，筛选出更合适的人员。比如疫情发生之时，疾控中心需快速组织医疗队伍，收到了许多申请书，究竟选择派谁前往，可通过查阅实验室检验人员的基本情况，挑选出能力出众，品德优良的人员。

2 信息化建设中存在的问题

2.1 信息化建设后劲不足

档案信息化平台的搭建，需要档案管理人员与研发人员不断沟通交流，对平台进行数次优化，很难一步到位。平台的数次优化过程中，会经历多次的改版。除了平台的开发费用，后续平台的维护和更新费用也少不了。然而，目前部分疾控中心往档案信息化管理建设中投入资源不多，导致系统后续优化工作推进不下去，使得档案管理系统只能实现简单的档案分类、编写目录等功能[1]。

2.2 管理者不重视档案信息化

信息化建设会遇到许多阻力，外部阻力如资金不够，内部阻力如人事档案管理者不配合，抵抗情绪严重。破除人员的阻力，需要让其意识到档案信息化建设势在必行以及重要性。但是疾控中心人事档案管理工作一直处于服务与辅助地位，长期不被重视。因此，由于管理者不重视，舍不得往信息化建设中投入过多的资源，导致档案信息化建设推进较慢。

2.3 缺乏统一的规划

目前部分疾控中心信息化建设推进不顺利的原因之一，顶层设计和人事档案的实际需求不匹配，与信息化技术水平脱节。缺乏统一的规划，也意味着疾控中心没有形成整体信息化布局。比如缺乏与信息化档案工作相适应的测评方式、考核标准等。要想真正将信息化技术融入人事档案管理中，需要根据目前的管理水平、技术水平、经济情况等因素，合理规划信息化建设工作的整体布局。

3 信息化建设的策略

3.1 加强管理者对信息化建设的认识

档案管理不应被边缘化，被忽略，而应给予高度的重视。一方面提高领导对信息化建设的认识和重视。只有领导高度重视档案信息化建设，才会投入大量的资源。另一方面，协调好组织和员工之间的关系，让其意识到信息化管理不仅对单位有利，还能大幅度提高员工的工作效率[2]。因此，疾控中心需在宣传工作上下功夫，宣传信息化建设的好处以及方案，让有关人员“想建设、能建设”。疾控中心工作人员众多，推动工作方式的改革，既要保证改革的顺利，又要注意员工的负面情绪，及时消除员工的抵触情绪。

3.2 搭建与优化信息化管理平台

实现人事档案管理的的信息化，必须要有信息化管理系统。一方面，搭建平台需要大量的资金，需申请和筹集足够多的建设资金。疾控中心可向有关部门提交申请搭建信息化平台资金的请示，根据疾控中心档案工作的重点，向开发人员提交平台功能清单，让其对照功能清单搭建专属的信息管理平台。另一方面，由于信息化平台要不定时地更新与日常保养，还需引进专业人士，对平台进行日常的维护，才能够充分发挥信息化平台的作用。比如，随着档案工作越发复杂，档案管理平台需要请开发人员开发新功能，让信息化平台与时俱进。

3.3 培养信息化管理人员

要想精通档案管理系统，需要具备计算机技术、信息管理方面的技能，还要有丰富的人事档案管理工作经验，才能快速适应人事档案信息化管理工作。一方面，对目前身处档案管理岗位的人员进行信息化技术培训，确保其能够胜任接下来信息化档案管理工作。每年中心应该定期组织相关工作人员进行有关人事档案信息化建设方面知识与技能的培训[3]。另一方面，制定培训活动的奖惩机制，让档案管理者主动参与培训活动。针对培训活动中态度积极，学习进度快的人员，给予物质奖励，希望其再接再厉，争取早日掌握信息化档案管理技术。

4 结语

综上所述，为保证疾控中心人事档案管理跟得上时代的变化，将信息化技术与人事档案管理工作进行深度融合，逐步将传统人事档案管理转变为信息化档案管理。总之，档案信息化建设很难一步到位，需要破除内外部的阻力，协调各方面的资源，逐步推进档案管理信息化建设工作，充分发挥信息化技术的辅助功能，最终提高疾控中心决策的科学性。