做好办公室文秘综合管理工作的思考

2020-11-27纪宁

商品与质量 2020年29期

纪宁

青岛经济技术开发区房地产交易服务中心山东青岛 266555

1 文秘工作质量和水平的重要性

除了秘书人员与公司人员之间的内部沟通外，公司办公室中的文秘人员还执行与外部各方进行沟通的主要任务。文秘人员的素质与公司内部管理密不可分，公司必须重视文秘人员工作的重要性。首先，面对大量工作时，始终保持负责，认真，负责的态度掌握并实施内部管理制度和职业道德，控制自身行为，提高自身素质和综合水平。其次，在工作之外，您可以根据自己的协调工作能力，使用最新的信息手段来提高工作效率和工作质量。此外，必须准确传达各部门优秀领导者的认可和方向，加强上司与下属之间的有效沟通，完成工作，促进公司的可持续发展[1]。

2 办公室文秘综合管理具体特点

2.1 政策性

准确，理性地理解领导决策和单位发展中的政策至关重要。在秘书的综合管理中，秘书充分了解和掌握单位的实际发展情况，合理分析存在的缺陷，提出建议并汇报优秀领导，为领导决策提供有力支持必须提供。同时，总书记必须时刻注意政策的组成，准确，深刻地理解领导的意图，不断提高对商业行为的意识和自我意识，为领导的决策和指导做准备。

2.2 服务性

办公室文秘的综合管理服务非常突出。具体内容主要包括三个部分：为上级领导和领导机构服务，为地方领导和领导机构服务，为下属和群众服务。在特定的工作实践中，作为秘书，您必须有一个准确的位置，不断提高服务意识，阐明您的权利和责任，并做好工作。

2.3 被动性

办公室秘书的全面管理一直是被动的。原因是他们经常在工作中面临紧急情况，而这些任务通常很紧急。如果不按时处理，可能会造成严重后果。因此，作为办公室秘书，要实现全面管理，就必须提高办公室效率，在最短的时间内以质量和数量完成大部分任务，解决领导和群众的问题，以及使行政管理工作有序进行。

3 加强文秘工作质量水平的优化思考

3.1 完善规章制度

建立完善的规章制度是提高办公管理效率的有力保证。可以有效地限制办公室秘书的行为，规范办公室工作流程，促进办公室秘书树立严格的工作态度，并为公司的发展保驾护航。因此，公司应以完善办公法规为出发点，在深刻理解公司发展和经营特点的基础上，制定切实可行的办公制度，要求征求各部门意见，完善科学合理的办公体系。同时，在制定办公系统的过程中，应使用简洁的语言，以避免缺乏诚意。加强对办公系统执行情况的监督，改善办公系统的执行情况，不断提高办公室秘书的综合管理水平[2]。

3.2 做好细节管理工作

详细信息确定成功或失败。良好的细节管理可能是提高文秘总体管理效率的前提。文书工作，写作和服务是秘书工作的基础和核心。应该完成本文的详细信息，以避免低级语法错误。您应该仔细计划短语和句子，以便以简洁明了的语言准确传达您的领导指导。同时，您需要对文件传输进行详细的管理，从文件接收到文件传输，文件编号和进度跟踪。秘书长必须树立先进的服务理念，简化繁重的工作，避免弄得一团糟，应不断改善，并提高办公室工作效率和整体质量。

3.3 提高自己的写作水平

办公室的工作分配和工作摘要也应通过正式文件来完成。办公文件质量差会导致误导并影响工作分配。办公文件对格式有严格的要求，正式文件也是表达文字信息的一种方式。写办公室文件并不容易。一方面，正式文件必须准确传达领导人的意见，建议和精神指导。因此，要创建一份好的办公室文件，首先必须加强对领导者重要指导方针的研究，树立不怕困难的精神，学习领导者的讲话，充分理解领导者的心理和内容。另一方面，提高秘书的写作技巧和准确，生动，简洁地表达领导者的思想同样重要。

3.4 优化奖罚体制

办公室文秘工作的顺利开展对单位部门的运作和管理产生了积极的影响。为了提高工作效率和质量，必须建立合理的薪酬，奖惩和激励机制，以调动员工的热情和主动性。同时，秘书继续开展业务，充分利用秘书的作用和个人优势，并提高员工的专业素质和创新意识。为了确保各项任务的实现，该单位构成了优化的薪酬和处罚制度，将办公室工作的总体效果与秘书工作的总体效果联系起来，加强了办公室工作的评估和监督，并在部门的各个部门之间进行了沟通。需要提高沟通水平，并保证办公室工作按时完成。

3.5 加强与各部门的沟通

加强与各部门的沟通与交流是促进办公业务高效发展的重要途径。文秘应树立了超前发展意识，统筹安排办公室各项事务，根据事务的重要程度，根据工作的重要性准备一份完整的工作计划，提前准备，提前计划，及早准备安排。预先部署任务，做到对各项事务的进展情况有一个很好的把握，以便提前完成任务。同时，办公室文秘必须加强与多个部门的沟通，适当处理多个部门的问题，并执行各种任务。文秘充分发挥操作员和服务人员的作用，在办公室和其他部门之间架起一座桥梁，协调业务运作，调整各个部门的利益，充分利用每个部门的利益，以及每个部门通过增强凝聚力，您需要营造一种和谐的工作氛围[3]。