浅谈高校资产管理系统在资产档案管理中的应用

洪坚 王永峰 李伟华 潍坊职业学院

《高校资产管理系统》是山东国子软件股份有限公司与教育厅财政厅联合开发的一款应用软件。系统自启用以来，利用率极高，操作非常频繁，给学院资产管理，数据报送做出了巨大贡献。对《高校资产管理系统》在资产档案管理中的应用情况进行分析，提高系统使用效果，并针对系统问题及时改进，增加系统的灵活性与可用性。

一、系统概况

高校资产管理系统是一个可以实现广域网或局域网办公的管理系统，由各级各类管理人员，通过校园网完成各项资产管理活动，及时传递处理管理信息。资产涵盖学校各类性质固定资产，包括教学楼、实验室、办公楼等建筑物，以及教学科研仪器设备、办公管理设备、图书文物陈列品以及后勤相关设备。依据固定资产的不同物质属性实施多样化管理，功能几乎覆盖所有固定资产管理业务活动。系统功能包括固定资产的验收、增加、处置、变动、调剂、清查、分析报表、动态监管等。研发的功能基本能够实现对固定资产的动态化管理，与信息技术充分结合，在广域网或局域网上，都能够实现固定资产的管理活动。并且能够再造固定资产管理业务流程，适应固定资产管理制度，落实相关管理责任与财务管理充分结合，对固定资产实行全面多维的实时监控，对高校固定资产的动态化，精细化管理，具有推动作用，能够合理配置资产，提高资产管理工作效率，改善资产管理部门的服务质量。

《高等学校资产管理系统》的应用实践证明，与目前高校推进的固定资产管理体制，实现固定资产的全面监控，完善固定资产管理制度，提高管理效率，精准服务教育教学体现出强大的功能。将固定资产管理搭建了一个较高水平的管理平台，走上科学化、规范化的道路，彻底改变了原来职能部门的管理流程，从整体上提供了学校资产管理水平，充分利用现代信息技术，完善固定资产管理体系，使固定资产的管理工作更加规范、科学。

二、系统应用层面的管理体系建设情况

系统根据不同职能部门设置相应的管理权限，职业学院在资产管理使用人员分别赋予固定资产管理业务管理权限，在每类业务中根据分工和角色的不同，系统的用户分为使用管理、归口管理、财务管理与决策管理四大群体。

对于使用管理者群体，赋予录入固定资产的管理基本信息，对各个部门的固定资产使用情况进行实时监控，每一位教职员工都有自己的用户名与密码。而资产管理群体，则根据资产管理的职责分工，通过系统的审核，固定资产的增加及变动业务保证使用部门的管理员录入的信息与实际相符，符合相关业务制度规定，对资产管理范围内，使用部门的管理情况进行业务监督，充分利用系统超大的信息支撑配置固定资产，目前各职能部门二级学院共配备了35 名资产管理员。对于决策群体，学院根据职责分工有关管理制度，对固定资产的使用机关的情况，授予相应职权范围内的固定资产决策权，对固定资产工作进行指导、决策、检查、监督，系统的管理员则负责整个系统的维护与正常运行。根据不同职责的分工，在系统内设置相应的操作权限，并对系统的数据信息进行管理维三、系统功能应用情况。

本系统可以体现学院绝大部分资产的使用情况（除企业捐赠只有使用权、合作企业资产）不但可以详细体现价值、使用单位、使用人、存放地点等信息。还可以对资产进行分类，明确使用方向，使用的现状状态等。大大提升了资产盘点的效率，增加了使用年限，防止丢失与损坏。下面我对本系统主要的应用方面做个简略说明：

1.资产查询

本系统可以对学院全部资产进行查询，可以按照使用部门、使用人和存放地点进行分类查询。也可以对资产的变动、处置进行查询。

教育部规范的十六大类。

目前全院固定资产为124742 条368319111.08 元。19 年全年新增为4377 条11922071.45 元（19 年1 月1日到19 年12 月24 日）各项数据平台的数据报送都是从本系统中提取。如高基平台，优质校等。

2.新增固定资产入账

新增固定资产由招标办采购到货后，由资产处同招标办协同使用部门进行验收。合格后进行固定资产的入账。入账工作由各二级学院资产管理员进行。

验收单包含资产大部分内容，红色为必填项。入账后开具入账证明单并签字盖章。出示发票、购置审批与入账证明单合并交予资产处换取固定资产入账单（红联）。签字盖章后报销。

资产处会对新增的资产进行审核，核对价格，用途，分类、使用人等信息。对所有资产进行汇总，年底与财务核对并将纸质材料送档案馆。

3.资产的变动

由于学院人员，地点调动频繁，系统内人员地点就会账实不符，需要资产管理员对账实不符的进行变动调整。选择要变动资产后生成变动单进行变动。资产处会对变动资产进行审核，跨部门变动需要走审批程序。本系统合计变动158906 条。

4.资产处置与其他

对于待报废，使用年限较长，没有使用价值的资产进行报废。报废需要走审批程序，操作流程同资产变动。

三、 系统应用存在的主要问题及建议

本系统自启用以来，利用率极高，操作非常频繁，给学院资产管理，数据报送做出了巨大贡献。但是在应用过程中出现了不少问题，详细如下：

1.资产管理工作要求越来越严格，对数据查询、报送、管理、调配越来越精细，大大增加了资产管理员的工作量，有些甚至超过了本职工作的工作量，造成数据变更不及时，工作越积越多，最后成遗留问题。资产处多次督促各资产管理员处理，发现全部资产管理员为兼职，本职工作繁忙，留给资产管理上的时间太少，给资产管理工作造成极大困扰。

2.本系统为内网使用，不能在家或外地操作，使得下班期间跟假期很难位进行系统操作，造成各资产管理员频繁加班与往来学院。建议开通手机版本。

3.数据填报不规范导致数据查询困难。比如教师用办公桌资产系统名称为板台、办公桌、老板台、三抽桌、微机桌、写字台等五花八门。电脑为微机、台式机、图形工作站、终端机、苹果电脑、联想电脑等等。今后加大数据填报规范。

今后在资产档案管理中的应用情况要及时进行分析改进，系统的功能与使用注意提前进行以全员业务培训，提高系统使用效果，建议商家开通手机版本，增加系统的灵活性与可用性。