新时期干部人事档案整理工作对策研究

张蕾

铁法煤业（集团）有限责任公司档案馆 辽宁调兵山 112700

1 干部人事档案整理工作中常见的问题

1.1 工作程序复杂，整理效率不高

《干部档案整理工作细则》指出，干部档案整理主要包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等流程。这其中要数档案材料的鉴别、分类和排序最为关键。单就鉴别而言，就包括判断材料是否属于应归档内容、审查材料是否齐全完整、手续是否完备、是否涉及其他重要问题等。这对人手通常不足的基层档案管理机构来说，经常会使简单的一卷档案都要经历数次补充完善，一个环节跟不上，其他环节就受到影响，而档案整理的各个环节绝大多数都要依靠管理人员手工操作，增加了工作难度和强度，效率不高[1]。

1.2 档案资源缺乏，影响材料完整

受干部所在单位或材料形成部门对干部人事档案工作重视程度不够等影响，一些基层单位没有专人负责干部人事档案工作，这就造成常规性材料收集不及时，关键材料长期缺失，档案整理工作“巧妇难为无米之炊”的问题，影响了后期干部人事档案管理的质量和利用效果。部分干部对干部人事档案的重要性认识不足，在填写履历表或其他材料时能省则省，信息填写不规范，个人在职经历、岗位培训、职务晋升等材料不及时送交档案管理部门，材料缺少审核部门印章、没有本人亲笔签名等瑕疵不时出现。

1.3 整理深度不够，信息管理混乱

有的档案管理机构存在“重收集、轻整理”思想，只是简单接收材料，整理不及时、不深入，对干部人事调整、工资待遇、个人信息（如学历、荣誉、家庭情况、社会关系）等动态调整的信息，没能及时准确地整理汇总，缺乏对干部信息的统计分析。有的在接收材料时，不按要求审核材料，将一些未经组织同意本人擅自提供的材料，或是组织上未予审定认可等手续不完备的材料收集归档，造成信息混乱。还有一些档案管理机构标准化程度不高，在收集、整理材料时，对材料鉴别缺乏流程控制，甚至个别管理人员违反纪律，协助材料造假或知情不报，给档案信息认定等工作带来了很大困难[2]。

2 干部人事档案材料整理的新要求

2.1 掌握分类及排序方法

（1）干部人事档案根据其内容特征分为十大类。第一类履历材料，第二类自传和思想材料，第三类考核鉴定材料，第四类学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训材料，第五类政审、审计和审核材料，第六类党、团材料，第七类表彰奖励材料，第八类违规违纪违法处理处分材料，第九类工资、任免、出国和会议代表材料以及第十类其他可供组织参考的材料。其中第四类分四小类：4-1 学历学位材料，4-2 职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料，4-3 科研学术材料，4-4 培训材料。第九类分四小类：9-1工资、待遇材料，9-2任免材料，9-3因公出国（境）材料，9-4 参加会议的代表登记表等材料。

（2）材料排序是档案整理的重要一环，科学准确地分类排序，是做好档案整理工作的基础。干部人事档案整理常见排序方法有三种。一是按人事档案材料形成时间排序：第一类、第二类、第三类、第七类、第十类材料。二是按人事档案材料内容的主次关系进行排序：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为，上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料、本人检讨或交待材料等。第六类材料排列顺序为，入团志愿书、入团申请书；加入民主党派材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书。其余材料按照形成时间顺序排列。三是按照档案材料性质和时间顺序相对集中排序的：第四类和第九类材料。

2.2 规范收集材料

（1）要按时收集、整理材料。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档，同时要定期催要材料。

（2）所收集的材料应规范。所有归档的材料必须是办理完毕的正式材料，如果是由组织部门审查归档的材料，还要有组织相关印章，调查结论或处分决定还需要有本人亲笔签名，没有本人签名的，要由相关组织注明情况。除证件、证书外，尽量不要使用复印件，使用复印件时要清楚地注明复印时间、出处，并加盖材料提供方所在组织人事部门的印章[3]。

2.3 加强材料鉴别

干部人事档案管理机构应严格干部人事档案日常管理，贯彻组织人事部门“凡提必审、凡进必审、凡转必审”要求，在接收材料时，认真鉴别档案材料，发现送交的材料不符合归档要求时，及时通知相关部门补送、补办手续。同时加强对干部规范填写档案材料的指导，认真审查档案信息，尤其是关乎干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面的材料，杜绝材料涂改造假，从源头上把好虚假材料“入口关”，维护干部人事档案材料的真实性。

3 新时期干部人事档案整理工作对策

3.1 严格审核，做好档案收集补充工作

干部人事档案是随着干部工作的进行而不断更新变化的，因此各单位必须做好档案的收集补充工作，保障档案的实时性和完整性。首先，应当选择工作能力强，善于沟通的工作人员来负责与干部进行沟通联络，对档案进行及时的审查，针对档案中的问题和缺失进行及时的沟通，将缺失的部分及时进行采集补充，形成有效的联系网，保证人事资料的不断更新完善。其次，要定期对档案材料进行审核，将档案中的缺失疏漏排查出来，及时进行完善；在收集档案材料时，要方法灵活、形式多样，保证档案材料的完整真实；材料收集完成后还要进行严格的审查，筛选出真实有效的信息资料，确保档案信息的完整真实，为干部任用的公平公正奠定坚实基础。

3.2 加大干部人事档案新政策宣传力度，提升依法管档意识

中组部2009年《干部人事档案材料收集归档规定》、2012年《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》、2017 年《关于完善干部人事档案材料的通知》以及2018 年《干部人事档案工作条例》等规定，对干部人事档案整理工作提出了具体而明确的要求，这些政策出台时间都不长，除档案整理人员要带头遵守外，干部人事档案管理机构还要加大宣传力度，让广大干部充分认识到人事档案整理与干部工作的密切联系，通过培训、业务知识竞赛以及专家授课等方式，让更多的人了解新规定，同时还可以运用“互联网+”思维，通过微信、微博、手机等新媒体，积极向广大干部宣传新政策，以广大干部喜闻乐见的形式推广干部档案最新整理要求，提高全面依法管档意识，使干部人事档案相对人积极配合，为干部人事档案整理工作顺利开展奠定良好基础。

3.3 健全干部人事档案整理工作机制，提升档案整理效率

干部人事档案整理工作中存在诸多问题的主要原因，是各项规章制度落实不严格。建立健全干部人事档案整理工作机制、加强档案资源体系建设，已成为基层一线干部人事档案整理工作迫切需要解决的实际问题。《干部人事档案材料收集归档规定》指出，干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。各地可以建立由党委牵头、政府负责，组织人事、纪检监察和教育培训、审计、统战等部门配合的干部人事档案管理运行机制，形成干部人事档案联络员工作体系，加强档案部门与干部人事及其他部门的配合，增强档案整理工作的合力。

3.4 积极推动干部人事档案精细化管理

（1）细化整理流程。制定干部人事档案整理具体实施办法，不断优化档案整理操作流程，逐项逐条明确干部人事档案材料整理具体标准，建立整理复核制度，严格按照档案整理规范操作，做到档案整理工作有章可循。

（2）细化制度执行。进一步从严管理干部人事档案，研究分析档案整理工作中的风险点，明确档案归档、转递、整理等控制点，加强档案材料审核，严禁随意修改干部人事档案材料，确保档案整理的严肃性和规范性。

（3）细化信息管理。加大对档案整理人员培训力度，提升档案管理队伍专业素质。根据档案整理情况，跟踪档案信息动态，挖掘开发干部档案信息资源，做好档案整理工作信息化建设，全面提升新时期干部人事档案整理及整个管理工作质量和水平。

总之，干部人事档案记载着干部的成长履历，是展现干部各项信息的主要媒介，对干部任用和管理都有着重要的作用。但是当前我国的干部人事档案管理还存在着诸多的不足，因此相关人员要用正确的态度去应对档案管理工作中的缺失，积极寻找解决办法，不断完善干部人事档案管理的工作方式，提高干部人事档案管理工作的质量，保障单位任用干部的正确性。