浅谈政务服务中心的档案管理

2020-11-26郑伟

商品与质量 2020年4期

关键词：信息中心政务管理系统

郑伟

单县行政审批服务局山东单县 274300

推进政务信息中心档案信息化建设十分重要，应高度重视，采取有效对策，加快推进步伐，促进政务服务中心档案管理工作发展。

1 档案信息化管理工作存在的问题

1.1 对档案信息化的认知度比较低

政务信息中心形成的档案信息影响范围广，作用时间长，具有较高的史料保存价值，理所当然成为政府机关档案的重要来源。目前，多数政务信息中心对档案信息化的认知度比较低，档案信息化与政务信息工作的发展还很不协调。做好政务信息中心档案信息化工作已成为政务信息中心急需解决的现实问题[1]。

1.2 办公系统与档案管理系统不兼容

目前，每个地区政府信息中心使用的办公自动化系统大多数是高级主管部门集成开发的办公软件，使用的档案管理软件独立于办公软件。由于办公自动化系统与档案管理系统设计单元和设计格式不同，在不同软件环境中形成的数据难以转换，无法进行电子档案存档，从而延迟了政府信息中心档案信息进程。

2 做好档案信息化管理工作的对策

2.1 加强对档案工作的领导

政务中心档案是指在政务无关人士和各种活动中，对直接相关的政务有保存价值的各种文章、图表、音频等多种形式的历史记录。政务中心要加强档案工作的管理，把档案工作纳入正可怕的发展计划。所有档案都必须集中管理、专门的档案管理器、集中化的集中管理以及在所有工作活动中集中管理，并确保这些档案的完整、准确、系统化、安全和高效使用。

2.2 强化档案基础设施设备建设

目前，计算机普遍应用于政务中心的各种工作，大大提高了工作效率。计算机存储，检索档案快速准确。由于经济和技术条件的限制，现在大多数政务中心存档的收集、整理和利用都是手动完成的，信息化的程度远远落后于办公自动化的总体水平。所用档案管理系统应用软件，水平不均；如果没有遵循国内统一标准，则单一功能、低标准化水平、不完整的数据以及大多数档案在没有主题索引的情况下的共享方式都很差。因此，政务中心必须增加对构建存档信息的投资，加强支持“软件”建设，改进“硬件”基础架构，以及为管理存档信息提供良好的支持服务。

2.3 档案干部队伍素质的提升

档案工作的质量如何直接关系到档案工作的发展。目前，政府中心存档团队具有单一的人力知识结构，因此具备档案业务知识、经济管理、计算机管理等知识的复杂人才较少。大部分档案管理知识浅薄，对档案管理现代化和数字化工作产生不利影响的档案人力。档案管理器不仅要掌握现有的档案管理知识，还必须努力掌握计算机操作、数据库管理、网络管理等基本技术[2]。

2.4 全面加强档案信息资源的安全管理

当前电子政务的安全正面临病毒侵袭、人为失误、系统故障、载体损坏等方面的严重威胁。为此，档案部门可以配合电子政务主管部门和信息技术部门，制订安全管理规范，落实物理隔离、数据备份、防火墙设置、CA认证、数字加密、数字签名、权限控制、日志管理与安全审计等技术措施，并做好已归档电子档案的安全保存、保护工作，确保政务信息安全万无一失。

2.5 从借阅到服务，制度约束技术化

以互联网政务服务档案的应用场景为例，首先，档案化后形成的档案是对某项政务服务办件的申请、审批和结果性材料的集中整理，并固化成一份可解析为版式文档随时查阅的封装档案。其次，该档案在形成后同时有两类去向，一是按照传统归档程序向档案部门归档，将该档案保存于电子档案管理系统或数字档案管理系统之中；二是将档案反馈至与该档案形成相关的主体，如发起业务的申请者以及参与审批的政府部门，具体是在上述主体的政务服务平台页面之中提供浏览、下载该份档案记录的功能。最后，基于上述流程和功能部署，档案形成的相关主体在利用与自身相关的档案时，不再需要向档案部门履行借阅手续，而是可以随时查看该档案，档案部门仅需要在非档案相关主体提出利用需求时，再按照借阅流程进行借阅，从而真正实现档案利用服务的“前移”“主动化”以及“以用户为中心”[3]。

2.6 及时开发档案信息资源

多年来，政府中心档案工作缺乏等待访问、我想确认的手动服务状态以及积极参与意识。应该改变这种情况，将档案工作的重点及时转移到开发和利用上，充分发挥档案信息资料的作用，率先引导政府中心的决策和入住单位的应用，从而提供服务。在利用日常材料提交和存档的同时，重点是档案信息编辑和研究工作，执行围绕政务中心发展的任务，从众多存档材料中选择性地开发有参考价值的编辑和存档信息材料，并将其提供给决策者和入住单位参考。

2.7 从归档到档案化，活化档案概念

传统观念下的档案受到空间维度上归档概念的制约。所谓空间维度上的归档概念，是指认为档案原件只有一份，从业务系统环境经预归档、归档整理后进入电子档案管理系统环境，才真正成为档案部门管辖范畴下的档案。这种观念固然符合传统纸质条件下对档案管理的理解和认识，但在互联网政务服务环境下却制约了档案对治理活动的支撑作用。