文秘行政管理能力培养初探

叶建年

上杭县自然资源局 福建龙岩 364200

文秘是单位众多岗位中的一种，具有非常重要的作用。但是，很多单位只是将文秘当作一种文职来对待，并没有注重对文秘行政管理能力的培养，这样不仅会降低单位的发展效率还会无法让文秘为单位做出贡献。因此现阶段机关、企事业单位需充分认识到这一点，进而完善对文秘的培养。

1 文秘行政管理能力培养的作用

1.1 有助于提高工作效率

对于单位的管理和发展而言，通过文秘不仅可以帮助管理者管理好相关事务，还可以让管理者更有效做出决策。因此很多单位，通过对文秘行政管理能力的培养，不仅可以帮助文秘更好掌握一些工作技巧，还可以将这些行政管理技巧运用到日常的工作当中，达到提高文秘工作效率的目的。

1.2 有助于增强文字能力

文秘在日常的工作中会有很多的书写任务，这些书写任务都是需要文秘采用合理的方式进行完成。但是在单位中很多文秘的书写能力水平比较低，导致不能完整将工作计划和总结等相关文字予以表述出来。针对这种情况就需要帮助文秘从理论知识与实践能力等多个方面得到相应的提升，进而有效提高文秘自身的文笔素养和综合素质，帮助文秘更有效的工作。

1.3 有助于当好助手参谋

文秘工作之所以重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着领导助手参谋的作用，这是文秘工作的本性，任何时候都不会改变。也是对文秘工作提出的高要求。如帮助领导安排好工作布局；为一定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤供领导考虑；文件来了不是原封不动递交领导，充当二传手，而是首先经过调查研究，提出参考意见。对要办的事，除根据了解的情况确定应怎么办外，估量带来怎样的效果，然后请领导定夺。

1.4 有助于做好信息反馈的耳目作用

做领导者的耳目，就要调查研究，搜集信息。其信息来源主要有两方面：一是来自下面的实际工作情况和动态反映；二是来自上级的指示精神及外地区、外单位的经验。文秘人员除要获取准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息。

2 文秘行政管理能力培养策略

2.1 文秘人员必须把握工作的“四大”原则

（1）准确原则。文秘人员是单位领导的助手，是领导工作的重要组成部门，可以说，文秘工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了机关领导工作的正常运转。总的要求是：办文要准、办事要稳、情况要实、主意要慎。（2）迅速原则。此原则是由文秘工作的特点决定的，文秘处理工作快慢、效率的高低，关系整个单位工作正常运转。有时会因为办事不及时，丧失良机，贻误大事，甚至造成严重后果。文书处理工作提高效率的出路：一是作风过硬，切忌拖拉疲沓、松散懈怠、拖泥带水；二是改变工作手段，实现办公自动化，利用电脑等现代化办公设施处理能办的事情。（3）求实原则。求实是一切工作的准则，文秘工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是，不仅不能脱离社会实际情况，更不能为了个人或小团队的利益弄虚作假。（4）保密原则。文秘部门是机要部门，因此，保密不仅是文秘工作必须遵守的准则，也是一项重要职责。保密的要求：一是在工作中采取措施，保证文件、资料的安全；二是文秘人员要求保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏。

2.2 文秘人员工作必须把握的“五个”特点

（1）政治性。新时期的文秘工作，它作为一种辅助领导进行管理、办理事务的工作，必然体现领导者的意志和愿望，带有政治性。文秘人员有三个特殊，即“岗位特殊、工作任务特殊、工作影响特殊”，文秘人员必须政治可靠、品德高尚、作风正派。（2）辅助性。辅助性是与主导性相对而言的从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心，秘书机构处于附属地位，是直接协助决策管理中心的辅助机构，所有文秘工作都要围绕领导展开，文秘人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张，自行其事。（3）综合性。秘书机构是综合型机构，但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，把它们联系成一个有机整体，并对整个单位工作负责。这就需要站在全局性的立场上，时时处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力[2]。（4）事务性。文秘人员是办事的，事务工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体，而办事又总与“细、䌓、杂、忙”连在一起。但只有搞好事务工作，才能使单位的内部秩序井然，工作有序运转。

3 文秘行政管理能力培养方法

3.1 采用轮岗制的培训方法培养文秘的行政管理能力

文秘所在的单位为了更好提高文秘的工作效率以及行政管理能力，针对文秘的工作情况以及自身特点制定一套完善的轮岗培训计划，通过专业行政管理知识的培训，帮助文秘提高行政管理能力。

3.2 建立行政管理技能实践平台

为了让文秘尽快熟悉工作内容，并加快知识的学习就需要单位为文秘提供行政管理实践岗位，在工作中可以让文秘自行发挥自身的能力，然后由单位行政管理能力较为突出的人员组成评定小组，对文秘一段时间的工作情况进行评价，这样不仅可以让文秘从实际工作中了解到自身的问题，还可以提高文秘行政管理能力。而且还需要定期组织开展行政管理技能比拼大赛，进而提高文秘的工作积极性，有效提高文秘行政管理能力[3]。

4 结语

从目前的社会发展中来看，很多职业都得到了更有效的发展，其中就包括文秘这门行业，现阶段想要文秘可以更有效发挥自身的作用，就需要对文秘行政管理能力进行有效培养，进而让文秘可以在日后更好为机关、企事业单位服务。与此同时，在具体的培养方法中除了开展专业行政管理知识的培训之外，还需要从实践、行政管理等方面来有效培养文秘，通过系统培训，使文秘人员成为单位中乐于奉献的老黄牛、严于律己的铁士兵、文思敏捷的快枪手、左右逢源的好参谋，进而提高文秘的工作效率，使文秘工作在单位的作用最大化。