浅析信息技术在档案管理中的应用

2020-11-26张钟文乔实

商品与质量 2020年5期

张钟文乔实

中核四0四有限公司甘肃兰州 732850

科技的发展使我们步入到了大数据时代，在大数据时代的发展背景之下，很多行业都产生了一些新的发展变革，这对于时代的发展来说是有很大的推动作用的，在大数据时代下信息发展越来越快，这对于档案管理也提出了更多新的要求，就现在的发展态势来看的话，档案管理人员面临着越来越多的数据资料信息，所以这给他们的工作提出了更新的要求和挑战。如果档案可以进行信息化管理的话，那么这些海量的数据信息将可以进行更加有效的收集和储存，档案管理人员的工作将会在很大程度上轻松一些[1]。

1 信息技术在档案管理中的应用问题

1.1 企业管理者对档案信息化建设不够重视

从目前我国企业档案信息化建设的发展概况来看，档案信息化建设并没有引起高层管理者的关注度，由于我们的企业在高层管理人员存在一些比较保守的人员，他们的观念相对比较传统，对于档案信息化这一认识较为薄弱，没有认识其重要性。导致在企业建设中，导致了严重的资金不足，受到了十分严重的影响，企业在正常运行时，没有良好的硬件设施，工作不能良好的进行；相关技术人员不能够得到有效的培训，造成了企业中的隐患。

1.2 缺乏监督机制

在当前信息化背景下，文书档案管理工作中缺乏监督机制便是其中最为重要的一项问题，同时该问题也对于文书档案管理工作具有较大影响。在实际工作期间，虽然有部分机关单位已经开展了文书档案信息化管理工作，但是在该项工作中却并未给予该项工作一定的重视，并且在该项工作中缺乏必要的监督手段，这种情况的出现便导致机关单位文书档案管理工作受到影响，若是工作人员在工作期间出现问题，会由于监督不当而导致问题持续存在，从而致使文书档案管理工作的质量受到影响，降低机关单位中文书档案管理工作实效性[2]。

1.3 关于隐私和安全的困境

在现如今这个互联网时代，很多领域的工作都无法离开数据的支撑，因此海量的数据和海量的信息也就随之而产生了，但是当大数据技术在档案管理当中加以应用之后，伴随而来的还有很多隐私与安全的问题。虽然网络的发展给人们的生活带来了很大的便利，但是网络安全事件也同时带来了很多的安全隐患，一旦信息化的档案管理遭受到网络安全威胁的时候，那么档案信息也就随之而遭到了泄露，这无疑给人们带来了极大的损失，就目前的发展现状来看的话，必须要对档案信息化管理的安全问题加以重视，给档案管理的完善做好保障，档案管理者需要就安全问题予以更多的关注。

2 档案信息化建设的规范化管理

2.1 提高档案管理人员的整体素质

为了满足信息时代档案管理的需要，有必要通过各种手段和方式提高档案管理人员的整体素质，推动档案领域人才体系的建设。对于档案管理人员的现状，应实施统一培训，通过定期培训提高档案管理人员的专业技能。确保每位档案管理人员都能熟练使用信息技术完成档案数据的录入、查阅等工作。省、市档案局作为政府职能部门，负责行政区域内的档案事业，对行政区域内的机关、事业单位和机构的档案工作进行监督和指导，切实担负起督促各单位员工参加脱产档案培训的职责。在培训方面，一些地方的档案局就有很好的例子，开通了档案远程教育平台，让所属档案管理人员都能登录平台学习。档案管理单位应该效仿这种做法，开通档案远程教育平台，让每一位想学习的档案管理人员都能如愿以偿地学习。此外，档案管理单位应该鼓励和支持基层档案管理人员参加各种档案培训和交流工作[3]。

2.2 加强技术研发，推进档案管理软件系统开发及推广应用

目前来说，我们可以投入大量的资金，然后完善我们的硬件设施，向国外或我国档案信息化发展较好的企业进行技术咨询，加强技术的开发与利用，研究科学档案技术的开发，提高它的安全性能和更新速度在企业当中，我们对于档案信息化没有深入的研究所以说我们应该加强技术的研发，推进档案管理软件系统的开发，并对他进行深度的推广应用，让他在企业当中得到更加良好的应用，促进企业更进一步的发展。我们的企业档案信息化建设得以正常的维护，需要一定硬件设备支撑，并且需要定期对硬件设施进行维护，如果企业档案信息化管理无法适应企业目前的发展状况，就不能够完善数字化档案。

2.3 强化技术处理，做好电子档案的有效管理

档案的电子信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，所以档案管理人员需要全面深入研究当下电子档案管理工作，做好当下电子文档的接收、处理和保存工作，做好对原始电子档案的保存以及新组合文件信息的分析和掌握工作。即在电子档案归档后通过相关计算机技术操作来改变电子文件的属性，使电子文件变为不可更改的只读性文件，进而实现对原始电子文件的有效保护，切实保证电子档案真实有效。