试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

2020-11-26韩滨山东省滨州市阳信县人力资源和社会保障局

新商务周刊 2020年1期

文/韩滨，山东省滨州市阳信县人力资源和社会保障局

文书档案作为基层单位的活动记录，见证着基层单位的成长过程，具有非常重要的参考价值，是一种重要的信息资源。因此为了充分发挥其作用，以下就文书档案管理问题及其策略进行了探讨分析

1 文书档案管理的重要性

1.1 提升基层单位综合竞争力。文书档案管理是基层工作过程的重要环节，尤其对基层单位综合竞争力有着重要影响。文书档案管理，可以提升基层单位综合竞争力，有助于基层单位获取市场竞争优势。一方面，档案管理人员通过文书档案管理，可以提取出有价值的信息，有助于基层单位领导做出精准决策。另一方面，文书档案中的失败经历、错误案例，可以为基层单位提供经验借鉴，能减少基层单位决策失误，有利于基层单位选择正确市场方向。有效的文书档案管理，可以提高基层单位市场竞争力，使基层单位掌握市场趋势，有助于基层单位赢得市场竞争。

1.2 促进基层单位健康发展。文书档案管理是将基层重要资料整合在一起，有利于促进基层发展，实现基层单位发展目标。在基层单位发展过程中，档案管理人员通过文书档案管理，找出对基层发展有用的资料，可以为领导决策提供资料支持。由于文书档案记录真实事件，因此具有真实性，拥有法律效用。文书档案管理，可以保证文书档案的法律效用，能帮助基层单位解决法律纠纷，有利于基层长期发展。

2 文书档案管理存在的主要问题分析

当前部分基层档案管理员对文书档案管理工作不重视，因此在文书档案的实际管理过程中，其存在的问题主要体现在：

2.1 文书工作和档案管理工作的脱节问题。文书工作和档案管理工作具有紧密联系，两者互相影响。在实际工作中，许多基层单位的文书工作和档案管理工作存在脱节现象，主要表现在两个方面：第一，档案管理部门和其他部门缺乏沟通。文书档案管理工作需要档案管理部门和其他部门积极配合。在传统档案管理模式中，部门之间没有沟通渠道，难以发挥联合作用。第二，文书规范缺失。部分基层没有制定文书规范，造成各部门文书字体不一、纸张不同、颜色混乱情况，给档案管理人员归档提出挑战。文书规范缺失，在一定程度上影响档案管理人员情绪，容易使管理工作产生问题。

2.2 管理手段问题。目前在文书档案管理过程中，管理人员管理手段过于落后，缺乏科学性的管理方式，直接导致管理效率低下，难以有效提升管理水平。另外，一些文书档案管理人员缺乏专业知识，难以系统化地对各方面文件进行管理，导致内部系统较为混乱，影响文书档案管理水平。

2.3 从业人员问题。档案管理人员是文书档案管理的主要工作者，许多基层的档案管理人员的素质和能力都不符合档案管理工作要求，主要由两个原因造成：第一，缺失招聘标准。招聘是基层吸纳档案管理人员的主要方式。部分基层在招聘员工时，不了解员工实际水平，只根据简历或学历判断应聘者能力，无法招收合适的工作人员。基层没有进行相应的考核，很容易将部分能力不足的应聘者招入，影响基层发展。第二，缺少培训活动。培训是基层提高档案管理人员工作水平的重要途径。部分基层忽视培训活动，没有开展培训活动或只开展单一化培训活动。

3 基层档案管理员做好文书档案管理工作的策略

3.1 充分做好文书工作和档案管理的衔接工作。第一，制定文书规范。文书质量决定档案管理质量。基层单位需要制定文书规范，保证文书质量，从而提升文书档案管理质量。单位可以设置统一的纸张、文字颜色、文体格式，禁止使用复印纸、铅笔等书写工具。档案管理人员在收集材料时，应当拒收非统一格式的文书，确保文书档案统一性，使文书档案管理工作变得更加简单、轻松。第二，建立沟通机制。基层单位需要构建一条流畅的沟通渠道，让档案管理部门和其他部门直接沟通，让文书采集更加顺利，提高文书采集速度。档案管理部门可以提醒其他部门，让其做好准备，从而提升文书采集效率，更好地完成文书档案管理工作。

3.2 有效利用数字化办公模式，加强文书档案管理。事业单位要积极通过数字化办公模式强化文书档案管理，切实有效地提升管理水平。首先，事业单位要在数字化办公模式建立基础上，构建事业单位组织内部的信息沟通渠道，促进不同岗位、部门之间的灵活、顺畅沟通。事业单位要建立信息发布平台、资源共享平台，促进各个部门之间的高效协作，避免资源重复收集，提高文书档案收集效率和质量，减少人力浪费。同时，事业单位要通过数字化办公模式促使文书档案管理工作更加完善，健全构建文书档案管理平台，通过信息资源下载和发送等形式流通文书档案，使各方面档案资源更加顺畅、便捷地查阅和调用。在数字化办公模式下，事业单位各种办公活动当中包含的大量业务档案和数据都能够高效存储在网络服务器当中，利用计算机检索功能可以实现随时查阅与调用，提高文书档案利用率。

3.3 不断提高基层档案管理人员的综合素质。第一，做好招聘工作。基层应根据文书档案管理工作实际需求制定招聘指标，并严格按照指标招聘，确保招收的应聘者素质和能力符合要求。在招聘时，基层单位需要通过技术考核、能力考核、素养考核等多种考核，检测应聘者实际能力和水平。二，做好培训工作。基层单位应开展多样化培训活动，通过丰富的培训内容，增加档案管理人员知识储备，提高其工作水平，使其可以顺利完成文书档案管理工作。同时需要根据培训内容开展考核，检测培训成果，根据档案管理人员的弱项能力，再次进行培训，提升培训有效性。