浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

2020-11-26石玉柱山东省滨州市邹平市好生街道办事处

新商务周刊 2020年1期

文/石玉柱，山东省滨州市邹平市好生街道办事处

1 电子档案管理模式的概述

电子档案管理模式是将电子信息技术运用到档案管理工作中，通过计算机实现档案的分类与存储，并且运用电子存储机构代替纸质文件。电子信息化技术的应用改变了传统的档案管理模式，并且对现代社会的发展起到了巨大的推动作用。电子档案管理模式是以档案管理工作为出发点和落脚点，以计算机技术为支撑实现档案信息处理和存储的一种新型档案管理模式。电子档案管理模式的先进性，体现在档案资源的处理技术、存储设备等方面，而且实用性较强。

2 电子档案管理模式在档案管理中的作用分析

2.1 构建规范流程体系的作用。目前，使用电子信息技术有利于使档案管理转换成自动化管理方式，并不受人为因素干预，只需要在前期阶段提前设置相关程序，计算机技术便可以根据实际运行情况储存和管理信息，确保信息的完整性。

2.2 提升档案管理工作的即时性。传统档案管理模式中的档案管理人员需要花费较多时间和精力分析档案数据，并将其整合在一起，加以整理和储存。但是，应用电子档案管理模式，则能有效提升档案管理的即时性，使相关数据资料具备价值性。

2.3 提升档案管理工作的运行效率。电子档案管理模式的主要档案管理工具是计算机设备，这也说明在管理档案和储存信息的过程中，只需应用计算机或者硬盘等设备，便可以储存相关信息并加以应用。从实际运行情况来看，该种类型的储存方式有重要的作用，不仅能减少纸质储存占据的空间，使信息储存更加环保，还能简化相关人员的操作手续，只需要简单操作计算机，就可以查询相关数据，从而能最大限度地节省人力、物力，推动档案管理工作实现可持续发展。

2.4 实现资源共享。电子档案管理模式可以实现档案管理以及办公自动化系统资源的共享目标。目前，通过将办公自动化系统对接档案管理系统，可以实现资源共享，使档案归档和使用同步落实。在社会信息化不断发展的背景下，在档案管理中应用电子档案管理模式是必然趋势。因此需要相关人员加强电子档案管理力度，充分体现档案信息资源，以此达到管理的目的。

3 事业单位档案管理中的电子档案管理策略

3.1 健全电子档案管理制度。电子档案管理方法与纸质档案并不完全相同。所以，事业单位在开展档案管理的过程中，必须建立健全电子档案管理制度，为相关工作开展提供制度保障。目前，我国大部分的事业单位在电子档案管理过程中，仍然沿用纸质档案管理办法，使得电子档案管理工作的有效性迟迟得不到提升。因此事业单位的档案管理工作人员必须及时地转换观念，认识到电子档案管理方法与纸质档案管理方法之间的异同，并建立起严格的电子档案管理制度，才可以满足当前事业单位的档案管理工作需要。以某机关事业单位的电子档案管理工作开展为例。该单位规定，所以电子档案信息在录入前，必须经过相关部门以及档案管理部门的核查，确定档案信息准确完整后才可以被录入到单位的电子档案信息库中。同时，该单位对电子档案信息进行了分级，并确立了电子档案信息的查阅层级标准。档案管理人员应该定期地对档案库中的电子档案信息进行检查，保证信息的完整性和安全性。在档案信息应用方面，如果事业单位员工向查阅电子档案信息，必须经过档案管理人员的许可，并做好相关记录；员工在查询信息时，只可以查阅自身级别许可范围内的信息，如果需要越级查询则需要部门负责人以及档案管理部门负责人特批。该单位通过制定严格的电子档案信息录入和使用标准，健全电子档案信息管理制度，保证了电子档案在事业单位中的有效应用。

3.2 提高安全管理水平。事业单位需要加强电子档案信息库的安全管理水平，确保档案信息不外泄。事业单位的档案信息内容极为丰富，对事业单位的发展具有重要影响，一旦出现了信息外泄则后果不堪设想。所以，相关工作人员必须加强安全管理，确保电子档案信息的储存和使用安全。事业单位应该从加强网络安全建设的角度着手，提高电子档案信息库的防御能力，使其免受网络黑客或病毒的侵袭。比如，事业单位可以通过加强电子档案信息库防火墙配置来实现对档案信息的管理。通过设置多重防火墙，将可能危害档案信息安全的因素都阻挡在外，使得事业单位的电子档案信息处于较为安全的储存和使用环境之中，为档案管理工作的有效开展奠定基础。同时，相关工作人员还需要设置信息传递追踪管理机制。电子档案信息库的每一次访问、查阅、调用和传递记录，都应该被妥善保存，一旦出现档案信息丢失或泄露则可以根据这些记录进行追责，将损失降至最低。相关工作人员需要定期地对档案信息进行筛查，并更新档案信息管理系统，让其是始终处于最佳状态，可以为电子档案信息提供最优质的保护。

3.3 加强人才培养和管理。虽然电子档案的应用使得事业单位的档案管理工作信息化水平大幅提升。但是，档案管理工作的开展仍然离不开专业人才的支持。事业单位需要加强对档案管理专业人才的培养和管理，为电子档案的有效应用和档案管理工作的高效开展打下坚实基础。事业单位档案管理工作负责人应该制定严格的人员管理方案，对现有的档案管理人才进行考核，剔除工作态度不端正、工作能力不达标的人员，保留优质人才。同时，应该以讲座、培训等方式，加强对档案管理人才的计算机应用水平、责任意识、档案管理专业能力培养，提高他们的综合发展使其满足事业单位电子档案管理工作的需要。