信息时代办公室档案管理工作的创新研究

于姗姗

德州市植物园管理中心 山东德州 253000

当今信息化时代背景下，传统的办公室档案工作显然已经跟不上时代的步伐，改善档案管理的方式方法、优化档案管理流程是每个政府机关和企业事业单位不可或缺的任务，档案管理是否完善，在很大程度上决定了单位其他工作能否正常进行。目前的档案工作，难以与国家机关单位或企业高度智能化的办公条件相匹配，所以，档案管理工作中，一定要本着创新的精神，结合时代特点大力开展研究。针对信息时代背景下档案管理工作面临的问题，档案管理工作应顺应时代特点，更新档案工作理念、创新工作方式、提升档案管理工作的服务质量和提高从业人员素养，以求对档案创新管理做有益的探讨，打开办公室档案管理工作的新局面。

1 信息时代办公室档案管理工作存在的主要问题

1.1 未能树立科学的档案管理认知

由于单位领导未能树立科学的档案管理认知，使得自身缺乏科学的档案管理意识，从而无法充分认识到档案管理工作的重要性，导致档案资源的价值无法得到有效的发挥和体现。同时，由于领导人员对档案管理工作的忽视，使得对档案管理工作投入的资金较少，无法保证管理系统的有效运转，从而直接阻碍着办公室档案管理信息化的发展[1]。

1.2 缺乏科学合理的管理模式

办公室档案管理的传统模式主要是利用工作人员人为抄写与收录的方式，这无法保障档案资料更新与汇总的及时性与准确性，同时无法实现各类型档案资料及时准确的调出和利用。这些问题都直接影响着办公室档案管理水平的提升。

1.3 设计与规划方式比较落后

办公室档案管理信息化实现的重要保障是对档案资料管理工作进行合理的设计与规划。空间地域因素、权限因素以及资金因素等等都会对办公室档案信息资源的生成造成不同程度的影响。但是由于社会环境的错综复杂，使得档案管理方案的统一性无法及时有效地形成，必定影响档案管理工作的统一性和实效性。

2 信息时代办公室档案管理工作的创新策略

2.1 创新档案管理工作的观念

随着网络信息化程度的加深，一方面，办公室档案管理人员应适应时代变化，敢于走出传统的思想束缚，转变档案管理工作理念，增强职业创新意识，充分发挥档案的使用价值，灵活多样地开展工作，打开档案管理工作的新局面；另一方面，单位主管部门也应改变对档案管理人员的偏见，充分重视档案管理工作的价值，从源头上引进新型档案管理人才，对已有的档案管理人员，定期定量开展职业培训和针对档案管理的信息化技术培训。这样，上下齐心，双管齐下，信息化技术的有利因素才能真正推动办公室档案工作走向新时代[2]。

2.2 创新档案管理的工作方式

传统的档案管理方式存在不科学、不合理的地方，比如，档案排列的杂乱、缺乏条理，档案丢失，这些都会严重地影响档案信息的使用价值，甚至给部门带来严重损失。再如，工作人员对档案没有进行规范的登记，档案后续的查找和使用效率将大受影响，管理工作常常处于被动的状态，不利于工作的开展。在档案管理过程中，工作人员要善于发现问题，善于学习科学的档案管理知识，研究解决问题的新方法，有力地提高档案管理工作效率。①采用科学的方法，构建档案分类系统。面对资料的繁多和杂乱，管理人员归类资料时，可以进行大致分类，构建出档案总系统，总系统再分门别类，建构一个个档案子系统，这样分类归置，条目清晰，层次分明，利于管理。另外，也需要对档案进行备份处理，以防档案丢失，给管理工作带来负面影响，给部门的信誉或经济造成不必要的损失。②强化管理秩序，构建档案登记系统。做好档案的登记工作，是对档案进行管理的开始。档案管理人员应该对接收的每一个档案信息进行仔细登记，构建起档案登记系统。一方面，便于接通查找系统，在实际运作过程中，便于查找、调阅档案，档案管理工作的效率将大为提升；另一方面，强化管理秩序，减少不必要的重复工作，有效解决传统档案管理中出现的各种问题，以科学严密的逻辑系统来管理档案，整个档案管理工作将有条不紊、有效展开。

2.3 加强办公室档案网络安全管理

首先，构建办公室档案管理安全保障体系。根据办公室档案管理的特征与需求，不断完善和改进现有的档案网络管理安全体系，确保网络平台上，办公室档案资源的安全性以及数据库系统、信息系统以及数据处理器的安全，能够有效应对各类病毒、黑客的入侵，避免单位办公室档案资源被窃取、泄露。因此，要求单位档案管理人员做好安全防护工作，加强防毒软件、防火墙、漏洞扫描等确保信息系统安全性设备的应用，定期对电脑进行杀毒处理，为档案资源管理创设良好的网络环境。其次，构建网络安全评估和监管体系。档案管理部门应加大云技术的使用，与相关软件、技术研发公司合作成立安全评估小组，制定完善、健全的安全评估机制，设定相近的安全评估指标，对可能存在的风险进行全面评估，事先做好防范措施，在发生风险时才能及时采取应对措施。再者，要加强网络安全事件应急演练。档案管理部门应采取多样化方式，针对办公室档案管理可能存在的安全风险进行演练，并对这些安全风险进行等级划分，演练后需要对演练过程、演练内容以及演练方式进行总结，找出演练过程中存在的不足，对办公室档案应急预案进行完善[3]。

3 结语

信息技术的飞速发展，给办公室档案管理带来前所未有的大好前景。各部门抓住时代发展的机遇，树立创新意识，转变管理观念，改善工作方式，有序地把科技应用于办公室档案管理工作中，保障档案资料的安全，提升从业队伍的技术水平和专业素养，真正实现办公室档案管理的现代化和智能化，让信息时代的档案管理工作焕发勃勃生机，真正服务于部门，服务于大众，服务于社会。