探索医院合同全生命周期管理

张卓瑜

浙江省宁波市康宁医院于2019年将经济合同的会签审批由线下模式嵌入医院综合运行平台，运行近1年来，合同管理工作仍旧处于静态管理，合同管理各环节彼此孤立，无法实时了解某个时点、某一合同乃至全院合同的执行状态，这使医院在实际工作中更加深刻地认识到了合同全生命周期管理的重要性。

一、医院经济合同管理工作的现状和存在的不足

（一）医院经济合同涵盖内容广，涉及部门多，类型复杂，管理难度大

根据医院合同的经济业务可以分为设备、试剂、药品、外包服务、基建、维保、修缮、信息软件开发及运行维护、科研合作等；根据合同的业务管理部门可以分为设备科、药剂科、后勤保障部、基建科、党政信息中心、科教科、医务部等；根据资金经费来源又可以分为医院自筹经费、财政补助资金、科教补助经费、合作单位经费等。多行业的生产特点，多归口的专业要求，能力参差不齐的经办人员，都会增加合同全流程管理的难度。

（二）受合同审核参与方的专业知识局限，审核人员对一些技术性、专业性的条款缺乏审核能力，使合同执行存在较大风险

合同在审核时，各审核参与方仅从自己的专业角度对合同的对应条款提出意见和建议，对于一些技术性、专业性的条款缺乏审核能力，对具体的实施条件不了解或并未全面把握，这样各管一段的处理方式，极易影响合同的可操作性，使合同出现经济和法律的双重风险。就实际做法看，2019年下半年，浙江省宁波市康宁医院将经济合同审阅流程嵌入医院综合运营管理平台，合同在OA（办公自动化）系统上发起，业务、财务、审计、监察等部门均从自己的专业角度对合同条款提出了意见和建议，待合同审批流程完成后，仍由业务部门对该合同进行校稿，打印纸质版，按权限提交领导签名、申请盖章。合同的发起部门同时又是合同的终稿校验申请盖章部门，容易导致腐败行为的滋生，不符合医院内控管理的要求，在合同执行过程中也存在风险隐患。

（三）合同归口管理部门不明确，信息分散，监督难度大

浙江省宁波市康宁医院虽然制订了医院经济合同管理办法，也对合同的归口管理部门进行了约定，但在实际工作中，仍旧存在部分合同未及时归入医院档案管理部门，而分散在各个业务部门的情况。另外，医院的业务部门、财务部门、内审部门、监察部门无法全面整体把握合同的执行情况，普遍存在重签订、轻执行的现象。

（四）缺少合同管理与预算、付款、会计等相关业务系统全面联动

在日常的合同审阅中，经常会碰到业务部门提交的经济合同没有年初预算，存在业务与预算之间的脱节的情况。待到支付合同价款时，则需要通过翻阅过往凭证，查看之前支付的资金比例，核对对方提供的发票是否符合要求，复核本次付款的金额是否正确。一个合同的履约，有几次付款约定就得发生几次反复翻阅查询的行为。由于缺少合同管理与预算、付款、会计等相关业务系统的全面联动，导致合同执行与财务支付、复核之间的脱节，合同执行效率低。

（五）缺少合同执行过程的预警提醒和跟踪分析，仍存在潜在风险

在现有的合同管理模式下，合同的执行履约仍旧遵循谁签订合同谁负责执行的状态，缺少对合同履约的全过程考核。而持续性的服务类合同在临近到期日没有及时确认续签或是重新招标，会影响医院的日常运行，所以为了保障服务期不中断，经常会出现合同倒签或补签的情形，这时医院往往会处于被动地位，没有充分的时间走访调研前一轮合同履约的质量问题，也没有充足的时间开展新一轮招标前的市场调研，违反了合同管理的合规性，存在潜在风险。

二、合同全生命周期管理的意义

（一）医院加强内部控制、规范流程的需要

医院的内部控制管理要求所有的经济活动都要留有痕迹、可追溯。合同的全生命周期管理，就是规范合同管理的各个环节，规范合同的范本、条款以及遵循法律和财务审批要求，对从预算到合同签订、合同履行、合同开票、合同付款、执行反馈、履约考核、数据统计等流程进行全面管理，都是增强内控控制、规范流程的需要。

（二）医院精细化管理的需要

随着医院合同数量的增多，手工的合同管理模式日益显露出其弊端。合同管理难以集中，合同流转时间长、时效性差，使得各部门的相互协作和执行率都大打折扣。提高医院信息化管理水平，要求借助IT（互联网技术），实现对合同全生命周期管理的信息系统建设，辅助医院规避合同流程风险、执行风险和履约风险，提高执行效率。

（三）医院规避风险的需要

医院完善合同管理系统，要在信息流中嵌入项目谈判、合同物资交付入库，发票查验、货款支付等全过程跟踪功能，做到业务、财务、法务等部门相互提醒，相互监督，同时要将合同执行、财务付款以及会计账务处理相结合，减少人为和手工操作的失误，为规避风险提供支持。

三、合同实施全生命周期管理的主要做法

为实施便捷高效的合同全过程管理，应该适时推出移动化办公流程，随时随地办理合同审批、变更业务，并能随时追踪合同动态。首先，要对医院的合同业务进行梳理、分类管理；其次，要围绕合同信息化系统构建与全面预算、智能结算、采购管理、资产管理、财务核算等业务系统的数据交互和业务协同，提升合同的管理效率，规避合同执行的风险。

（一）明确医院合同管理的基本流程

合同管理基本流程可以分为：第一，合同前期准备，包括合同策划、合同调查、合同谈判等；第二，合同订立阶段，包括合同文本拟定、合同审核审批、合同签署等；第三，合同执行阶段，包括合同履行、合同补充、合同变更、合同转让、合同终止、合同纠纷处理和合同结算等；第四，合同后续管理，包括合同登记、合同保管、合同归档、合同履行后评估等。

（二）以合同履约管理为抓手，对合同进行规范编制、动态管理、分类统计，促进各部门联动

合同的全生命周期管理主要从三个方面着手。第一，统一规范合同业务流程。从申请人申请业务活动立项开始，到合同的起草、合同审批、合同签订生效、合同执行、合同变更、合同终止、合同归档，合同管理应该形成统一规范的业务流程。第二，实时获取有效跟踪。归口管理部门可以实时获取所有合同状态。有效跟踪合同收付款，根据合同进度做好付款计划。第三，进行合同分类统计，提高数据利用水平。合同归口管理部门还应及时对合同数据进行统计分析，提高合同数据利用率。

（三）加快合同全过程信息化建设

要让从合同起草、流转审批、签署用印、存证归档到履约过程中的变更、查询、统计的整个合同管理过程实现全程电子化。可以通过医院门户网站，构建合同流程、内容等管理应用，根据需求对接财务、业务等系统，实现合同的预算、应收、应付、发票及履约过程电子化管理，实现合同管理与预算、付款、会计等相关业务系统全面联动。例如，根据合同约定，签订之日起30天内要支付30%预付款，货到验收合格后支付至合同价款的95%，余款5%至质保期满后30天内无息付清。由业务部门提交付款申请，关联对应合同的全部信息，再由财务部门复核是否满足付款时间，是否满足付款条件，所需附件是否齐全，提供的发票是否正确等。同时，还要加快实现签名印章的电子化，融入身份认证，实现用印合同防篡改，用印全程监控可追溯，让合同管理更高效、更可控。

（四）做好合同执行过程中的预警提醒，跟踪分析，防止风险，提高履约质量

为了保障合同相关业务正常推进，避免发生由于相关人员疏忽而给医院造成经济损失的情况，就要在合同信息化系统中提供多种业务提醒，包含但不限于合同履行截止日期提醒、应付账款支付提醒、临近保修期提醒、质保金支付提醒等，为经济合同的全面执行提供有力保障。

四、结语

2020年的公立医疗机构经济管理年活动，提出了规范管理、提质增效、强化监管三大主题，强调业务管理与经济管理相结合，把经济管理各项要求融入医教研防产等业务流程控制和质量控制各环节，促进业务管理与经济管理深度融合。因此我们要转变传统思维，实现管理模式由粗放式向精细化转变，探索符合医院特点的合同全生命周期管理模式，以提高经济合同的质量，控制运营风险，促进医院健康发展。