电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

2020-11-25冯建岗

商品与质量 2020年34期

冯建岗

滨州市沾化区古城镇人民政府山东滨州 256801

1 基于档案管理的电子信息化管理模式应用的作用

1.1 共享档案信息资源

在当今时代，信息共享是社会发展的主要趋势，各行各业都在进行信息化资源共享平台的构建。在档案管理中进行电子信息化管理建设，能够更好地实现对档案资源的共享利用。比如在当下通过建设信息化的人力资源档案管理平台，就可以便于企业查询所聘员工的详细信息，有效掌握员工以往的经历和表现，为企业选拔高素质高质量人才提供便利。同时通过信息化的档案管理平台，也可以使企业内部各单位之间的沟通交流更加便利，将信息资源的价值最大化[1]。

1.2 提高工作效率

无论哪种工作都有着既定的工作流程，都离不开相关人员和部门的协作配合。通过构建电子信息化的档案管理平台，可以实现信息资源的有效共享，为相关人员和部门间的沟通交流提供便利，缩减工作环节，使工作效率得到提升。通过调查研究可以发现，在电子信息化档案管理平台构建后，企业对档案管理工作的利用率和工作效率会大大提高，既节约了时间，也节约了成本。

1.3 保证档案管理工作的时效性

时效性是电子信息化档案管理的突出优点，在以往的档案管理工作中，对人力和物力的需求量非常高，且会耗费大量时间，经常会造成工作延误问题。但是在应用电子信息化管理后，相关档案信息和数据就可以迅速通过电子信息化平台传递到档案库中，大大提高了档案管理工作的实效性。

2 传统纸质档案在当今社会的劣势

2.1 归档查阅耗时费力

一般来讲，纸质的档案资源都有专门的地方存放，也就是通常意义上的“档案馆”，不过由于纸质文件归档过程较为麻烦，有时会发生材料在使用完归档前丢失、管理人员疏忽检查存放错漏等问题。加之传统文书档案存放地点固定，因此倘若想要借阅相关文件，就一定要到档案馆联系管理人员入库寻找，这对着急使用资料但却无法在第一时间抵达档案馆的人员来说，是一种极大的困扰，其次，部分高密级的重要文档，通常有且只有一份，无法同时满足两个以上群众使用，导致有关工作人员无法及时更新信息，最后，受工作时间限制，无法实现24 小时查阅[2]。

2.2 保管过程较为繁琐复杂

传统的文书档案原件绝大部分都是纸质的，但纸张的材料为树木原浆，即使经过了防腐处理，但经年累月受不可抗力的影响，再加上材质自身的物理、化学性质改变、正常的翻阅磨损等，均会产生不同程度的伤害。除纸张自身外，存放纸张的地点、管理纸张的人员等变量，使得管理过程变得较为繁琐复杂，归档时，由于过多的文档数量与档案部门，对规章制度也有着众多要求。文件在归档时，亦要严谨的收发、登记、批示、修改、定稿、办理、借阅，以保证纸张文件完整性，才能够在最大程度上避免文字材料缺失、统计报表不全、档案管理混乱。

3 解决问题的建议

3.1 加强电子档案安全管理系统

首先，要建立严格遵守适用法规标准的电子档案信息管理安全机制。其次，必须通过使用访问者权限来确保用于电子档案的管理和处理，来改进用于管理电子档案的软件和硬件系统。通过及时更新防火墙，提高网络抵御病毒的攻击，增加电子档案信息系统的安全性管理[3]。

3.2 改进电子档案的管理机制

只有改进的电子信息管理安全系统才能有效提高管理效率。首先要做的是建立一个合适的电子档案管理系统，加强对电子数据管理的规范性监督，实现制度保障；其次，通过协调和紧密协同，将电子档案管理系统整合在一起。加强各个部门之间的联系，以管理有可能出现问题的电子档案，从而在出现问题之前进行全面的管理。同时，有必要简化管理流程，使电子档案的管理更加有效，更好地进行电子档案管理。重要的是要强调电子档案管理的重要性，通过促进技术和设备更新以及提高电子档案管理的质量来增加用于电子档案管理的资金。电子文件管理的主要目的是在日常管理过程中及早发现问题，而不是仅在发现问题后才消除它们。

3.3 提高信息的安全

实际上，电子档案是一个新鲜事物，出现缺点和不足都是不可避免的。在网络环境中，很可能会丢失电子档案中的信息，这在很长一段时间内都会对管理电子档案造成影响。因此，在管理框架内建立一个系统的信息安全网络，有利于电子档案的信息安全，该系统可以保证档案资源的安全性，并在管理的各个方面提供相应的信息。

3.4 加强对电子档案管理人员的管理

信息专业知识的发展已融入日常生活和工作中，其中许多工作离不开互联网的连接。电子档案的管理，离不开管理人员。他们的任务不仅是确保电子档案信息的正确性。只有管理人员熟悉软件技术和硬件设备，才可以确保管理工作的效率，这是管理人员所必须拥有的技能。首先，在招聘电子档案管理人员时，不仅要注意人员是否具有档案管理技术，还需要了解招聘人员的信息技术，而且可以实现两方的有机结合；其次，对于正式员工而言，接受培训是必须的，每次培训的内容都要是为了解决当下电子档案管理过程中出现的实际问题，并且具有不同技能的员工在培训内容上应该有不同的侧重点。培训最重要的是要提高电子档案管理人员的专业技术水平，进而提高效率。