基层纪检监察档案管理实现信息化的思考

徐兢 南昌通源电气有限公司

引言

近年来，国家纪检监察工作的任务逐步繁重，要想改善当前纪检监察档案管理的工作效率，尽快适应现阶段纪检监察工作的需求，就必须要加速对于纪检监察系统档案的信息化建设。而要想实现纪检监察，档案管理的信息化就必须要注重提升档案管理的现代化意识，加大对系统内部软硬件设施的投资力度，构建完善的相关管理机制，并组建综合素质过硬的管理队伍，以期保质保量完成纪检监察工作。

1 基层纪检监察档案管理信息化的内容阐述与意义

近年来，管理信息系统的完善以及自动化软件的更新使得基层纪检监察系统中的数字信息变得越来越多，且所涉及的电子信息文件数量也与日俱增。因此，全面推进基层纪检监察系统档案管理信息化建设是大势所趋，要想完成基层纪检监察档案管理信息化建设，就必须要对档案的信息分析与管理、数据库的建设与维护、资源的利用与分配以及人才的引进与培养格外重视，还应当在日常工作中对于各项标准与规范进行有效制定。总而言之，纪检监察系统档案信息化建设能够尽快实现该系统工作的现代化与数字化，将信息与互联网技术进行有机结合，从而提升资源的共享程度，确保档案管理变得更加规范有效，为国家开展反腐倡廉工作贡献一定的力量。

2 纪检监察档案信息化的优势

2.1 改善工作效率

在没有信息化技术之前，基层纪检监察档案管理工作主要是采用人工的方法。相关部门会投入大量的人力物力来对已有的档案信息进行分类采集及核对。用人力进行档案信息的维护与管理，不仅会经常出现错误，而且整个工作流程相对比较繁杂。与此同时，档案信息在保存与检索方面也显得不够便捷。换句话说，借助人工力量来对档案进行管理，不仅会耗费大量的人力财力，而且不一定会得到好的效果，特别是在对冗长的文件进行收集整理时会在很大程度上降低工作效率。随着信息化技术的不断普及，档案管理工作可以将信息技术有机融入，确保档案收集整理工作的有条不紊。具体来说，信息化档案管理可以对信息进行快速分类与分析，在一定程度上会减少对于纸质的使用频率，同时也会降低了出现数据丢失的可能性，在检索以及分析方面显得更加便捷。

2.2 提高文件信息的安全性

考虑到纸质本身的缺陷以及人力工作的疏忽，都有可能会让重要的数据出现丢失现象。而借助信息化方法来对数据进行保存与分类不仅能够生动准确地对数据进行保存与记录，而且可以提升数据保存的安全性，突破了以往纸质文件会因纸张被破坏而出现数据丢失的情况，因此会被越来越多的单位所青睐。近年来，信息化技术得到普及之后，档案收集与管理数据主要会存放在移动硬盘或者是光盘中，相较于传统的纸质文档来说，该类技术的稳定性较强，且不太容易被外界环境所影响，能够在很长时间内对数据进行完整的保存，确保档案的管理更加安全稳定。

2.3 有助于进行信息交流

传统的纸质文档记载信息方式较为繁杂，如果要进行单位之间的信息交流，就必须要对大量的纸质文档进行携带与分类，这不仅会耗费大量的人力物力，而且会降低整个交流过程的效率。而借助信息化技术对档案进行管理之后，信息的所有分享与交流工作就可以在网络上进行远程操控。与此同时，信息在交流之前已经做好了分类，在进行调解时也会节省很多时间。因此，数字化管理会让信息交流变得畅通无阻，交流双方只需要携带U 盘或者是移动硬盘就可以将一些数据实现便携。需要注意的是，相互交流的单位距离相对比较远。在没有信息化建设之前，信息的交流以及共享都必须要通过专人来进行会面，在路上会耗费掉大量的时间。随着互联网技术的普及与升级，基层纪检监察档案管理工作就可以借助互联网平台完成，在保证交流时效性的同时提升了交流的安全性。

3 如何推动基层纪检监察档案管理的信息化

3.1 增强档案管理信息化意识

从本质上讲，管理观念的现代化是进行纪检监察档案管理信息化的灵魂所在之处，要想进行监察档案管理信息化，首先就要转变管理人员与技术人员的观念，一旦纪检监察档案管理人员没有意识到信息化技术的优势，就会给基层纪检监察档案管理信息化进程带来一定的阻力。没有较强的信息化意识，即便是拥有优质的档案保护措施，也不能称其为信息化与现代化的档案管理模式。相关单位在推动纪检监察档案管理信息化的过程中，工作人员必须要牢固树立科学管理与思想进步的观念，切实转变上世纪对纪检监察档案管理的意识，使纪检监察的工作更好地满足当前社会的需求。

3.2 加大对软硬件设施的建设力度

对于基层纪检监察档案管理信息化建设来说，计算机、光盘刻录机以及扫描仪等现代化的办公设备是必需品。相关单位要将现代科技与先进理念的优势发挥到极致，加大对通用软件以及智能硬件的研发力度，加快纪检监察档案管理信息化的处理步伐。对此，相关部门必须要投入大量资金来保证软件研发与硬件设施建设的顺利进行。与此同时，档案管理部门要充分发挥手头有大量资源的优势，对于潜在的档案信息进行充分挖掘，以满足反腐倡廉工作的各项需求。需要注意的是，现代化信息手段应用在纪检监察档案管理部门的日常工作中，不仅可以为档案管理工作注入全新的生机与活力，而且可以在很大程度上改善档案管理的水平，为纪检监察档案管理工作的信息化建设提供有力保证。

3.3 构建科学合理的档案管理机制

要想在基层纪检监察档案管理信息化建设过程中明确责任，确保网络数据的稳定运行，就必须要从实际出发来构建严格的档案管理机制。首先，管理人员要对已有的档案管理制度进行创新与改进，并制定适合当前形势发展的档案管理制度。一方面要建立健全档案管理的技术规范以及业务流程，对于电子档案工作的环节与步骤进行多次细化。另一方面，需要制定科学的保护措施，保证纪检监察电子档案的完整性与安全性。其次，基层纪检监察档案管理信息化需要注重规范化，一旦各级纪检监察部门的档案整理不够标准，就会使基层纪检监察档案信息变成信息孤岛，也就无法实现资源共享。

3.4 组建综合性的档案管理队伍

作为实现档案管理信息化成功的根本之处，基层纪检监察档案管理人员的综合素质决定着整个信息化建设的质量与发展速度。要想增强档案管理人员的信息化意识，相关部门必须要加大对档案管理人员的培训力度，要求档案管理人员不仅仅要对电子档案的全程整理进行熟知，而且必须要掌握相关的计算机网络安全防护知识，为档案信息的安全性与稳定性提供技术保证。除此以外，档案管理人员还应当立足本职工作，逐步增强自身的综合素质，主动参加信息化教育培训，提升自身的信息化技能水平，为基层纪检监察档案管理模式的转变做出应有的贡献。与此同时，档案管理部门应当定期组织管理人员去其他单位进行学习与交流，并将先进的经验融入到日常工作中，不断改善他们的工作技能水平。