新时期事业单位档案管理创新思路的思考

2020-11-25李晓腾

商品与质量 2020年50期

李晓腾

山东省临沂市兰山区人力资源开发服务管理办公室山东临沂 276000

随着互联网技术的渗透，事业单位档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，部分纸质管理方式逐渐被数字管理方式所替代，大大提升了档案管理的整体效率。由于我国事业单位发展的水平参差不齐，所以在档案管理模式的改革方面也存在着参差不齐的情况，部分事业单位的档案管理工作效率低下，准确率较低。因此，有必要加强对档案管理工作的创新，为事业单位管理工作质量和效率的提升奠定基础。

1 事业单位档案管理现状

近些年，事业单位在档案管理的改革方面投入了较大的精力，并取得了良好的效果。但是部分事业单位在改革与创新的过程中也面临着一定的问题。如：档案管理规章制度的建设与档案管理的实际发展需求不符，无法为相关管理工作提供保障；受限于管理软硬件的影响，使得档案管理的模式和服务模式止步不前，无法顺应时代的发展；部分管理人员本身的工作能力不足，对于新时代下的新型管理模式和服务模式认识不到位，基于计算机与互联网的操作能力不足等。这些情况或多或少都存在于事业单位档案管理工作中，在很大程度上阻碍了档案管理工作的发展[1]。

2 档案管理创新的原则

在档案管理创新的过程中需要遵循一定的原则，如下：事业单位档案管理工作经历了较长时间的发展已经形成了一套完整的理论体系和工作方法，对档案管理工作有着较强的指导意义，同时这也是管理工作创新的基础。在创新的过程中，必须要遵照现实原则，在原有工作的基础上结合事业单位本身的发展需求和实际情况进行适当创新，借鉴成功的典范，将档案管理与实践结合，创新出更加符合本单位档案管理需求的管理模式。

保密性原则。档案是事业单位一切活动的记录，不仅记载了事业单位的发展历史，同时也涉及到单位的很多经营活动数据，所以保密性原则是创新过程中必须要遵守的原则。要求档案管理人员必须具有较好的安全保密意识，并在保密管理制度的支持下完成各项管理工作的创新。

3 事业单位档案管理创新思路

面对档案管理的现状，事业单位应当要在遵循基本原则的基础上，加强档案管理工作的创新。可以参考以下内容：

3.1 创新档案管理规章制度

第一，事业单位需要结合本单位的实际情况、管理需求、管理特点等来建立相应的管理规章制度，对现有的制度内容进行适当的增减和创新，将工作岗位职责、档案管理组织架构及基本职能等体现在其中，一方面要让制度的内容与时俱进，同时也要体现出更多的创新，让事业单位档案管理制度建设始终能够引领前沿[2]。

第二，在制度建设的过程中要始终坚持地位的平等性。规章制度的建设并不仅仅是为约束基层管理人员行为而设定的，也包括对领导层级行为的约束。所以在制度建设的过程中要适当增加对干部领导的约束内容，保证规章制度的公平性。

第三，在规章制度建设的过程中要创新奖惩制度，进一步将奖励与惩罚与管理人员本身的行为进行挂钩，对态度积极、工作质量较好、高度负责的管理人员进行适当的嘉奖。奖励的形式可以多种

多样，如：物质奖励、成就奖励、晋升奖励等。

3.2 创新档案管理模式和服务方式

第一，档案管理模式和服务方式的创新必须要依托现代化信息技术，虽然不能够实现全面信息化和数字化管理，但是借助信息化和数字化的优势来对档案进行管理是非常可行的。档案管理部门可以将传统纸质档案经过扫描与录入变成可在局域网内检索的电子档案形式，并设置相应的密码安全保护，在使用的时候只需要在系统中进行检索就可以找到档案所在的位置，并到相应的位置获取档案，提升档案的管理效率。

第二，为了提升档案的服务效率，档案管理部门需要借助计算机、互联网等现代化工具来打造数字化、智能化的管理平台，将档案资料在单位内部适当共享，将整个档案管理模块嵌入到事业单位信息化管理系统中去，为每个部门设置相应的权限，当不同的部门需要下载档案资料的时候，需要通过登录权限才能够获取。这样不仅能够通过共享资源的方式提高档案的利用效率，同时也更好地保护了纸质档案，提升了档案管理的整体效果。