大数据背景下的档案管理与利用服务研究

2020-11-25张红妍

中国管理信息化 2020年4期

张红妍

（河南省安阳市道路绿化管理站，河南安阳 455000）

0 引言

随着现代化信息技术的不断进步与发展，充分利用大数据资源已成为发展的必然趋势，这对人们的日常生活与工作产生了重大影响，大数据背景下的档案管理与利用服务也出现相应变革。本文研究了利用大数据来帮助提高档案管理的合理性与管理水平，帮助档案管理工作进一步发展和创新。

1 大数据环境下档案管理与利用服务现状

1.1 存在的问题

第一，欠缺有用人才。从当今的发展趋势来看，未来的档案管理和利用工作都需要对数据进行收集、筛选、处理和分析。因此，利用大数据进行数据收集工作和统计分析等需要对计算机技术有较高操作水平的工作人员，帮助档案管理工作优化升级。由于现在信息化的飞速发展，在相关专业方面的人才缺陷问题逐渐严重，所以需要重视对相关人才的培养和引进，对已有的员工来讲，应加大培训力度，帮助员工扎实基础，不断提高技能。第二，档案数据管理的安全方面存在漏洞。数据资料等一般储存在计算机系统中，如果计算机系统出现安全问题，导致网络病毒感染，很容易影响档案数据的贮存工作，甚至丢失。第三，我国目前使用的档案信息化建设管理较为传统。在大范围进行流程改变和管理改变过程中容易引起管理混乱，对相关数据的存储安全性造成很大威胁。

1.2 面临的挑战

第一，需要通过录入、更新、搜索、检索等读取大数据的存储状态。当前数据信息越来越多，要在海量的数据中迅速、准确地找到需要的数据成为当前的重要问题。第二，随着信息数据的不断增多，很多数据间出现了紧密联系，这不但使档案管理和利用服务的工作难以开展，还让人们对数据管理信息工作的优化升级有了更高需求。所以，档案管理工作者需在原本基础上不断探讨研究档案数据的管理升级工作，从而提高管理效率，让用户能从海量的数据中迅速、准确地搜索出有用的数据信息。目前，大数据市场的竞争非常激烈，获取大数据中的有用信息，可能会遭受很多垃圾信息的干扰，这类垃圾信息会误导使用者的正确决断。因此，数据信息管理者应对海量数据进行科学收集、整理和分析，从而得到更加有效的信息。另外，大数据所带来的发展潜力是无限的，档案数据的要求不断提高，从而挖掘大数据背后的巨大潜力。因此，档案管理部门的工作应及时与世界接轨，摒弃传统的档案信息管理服务方式，帮助档案管理利用服务工作面向未来，及时更新发展信息。

2 大数据给档案利用服务工作带来的机遇

2.1 有利于信息化时代社会档案馆的普及

在档案工作中融入大数据信息可以帮助档案工作进一步挖掘自身价值。首先，对某一类档案信息的利用一般都是恒定不变的，使用者在利用档案信息时一般只关注自己需求的部分，而对其他相关的信息并不重视，这就导致部分信息价值难以被发现利用。大数据背景下进行档案信息管理工作，让档案管理与利用更加高效和直接。通过大数据分析，帮助档案工作挖掘深层次数据信息，为用户提供更加丰富、全面的信息数据，从而帮助大众了解大数据带来的实际功效，发掘档案中潜在的社会价值和经济价值，推动社会的发展与进步。

2.2 有利于处理多种载体类型的档案

利用大数据进行档案信息和利用，让以往的档案工作有了质的飞跃，利用现代化信息技术建立电子档案来取代传统的档案信息管理，不但让繁杂的档案信息完成了统一化处理，还让档案信息的保管工作更加安全有效，实现了技术性的变革与突破。

2.3 有利于档案的管理

将传统档案信息录入计算机系统中，让使用者在查询信息时更加准确高效。数字化的传输速度让服务器处理系统功能更加完善，让数据整理分析功能更加便捷、快速，这是在传统档案的管理工作中无法做到的。大数据信息实现高效的传输与管理，发挥档案管理工作的时效性。此外，大数据技术能帮助档案管理工作实现海量数据的有效分析与处理，提高档案信息的使用效率。同时，大数据技术在目前档案信息管理结构中能实现多数据的兼容模式，从而实现大数据信息的高效传输与管理。

3 大数据环境下档案管理与利用服务策略

首先，为了有效保障档案管理与利用效率的稳定性，相关管理部门必须进行技术优化与创新。大数据这一概念不仅是针对海量的数据，还说明了大数据所需要使用的操作技术。为了实现对大数据信息的深入挖掘与高效利用，必须使用当前先进的数据处理技术对大数据中的信息进行深入挖掘、整理、存储和分析，并利用当前先进的互联网技术将传统的档案信息管理模式与大数据背景下的数据存储模式相结合，让大数据管理的工作更加高效、便捷，实现智能化，让用户通过网络对档案数据进行远程检索和使用，进而帮助使用者获得有效信息，为档案使用者提供诸多便利，也让我国档案管理利用服务工作进一步优化与发展。其次，为了进一步提高档案管理与利用服务的水平，可强化档案信息资源建设与共享工作。档案部门的信息资源是其部门存在的意义，所以，档案信息部门的工作重点应该在强化资源建设工作上。由于大数据技术的影响，当前档案管理工作中的数据资源不断增加，电子档案信息与传统纸质档案信息应有效结合，实现统一管理，帮助档案信息完成现代化转型，将传统的纸质档案资源信息化，再保存到电子档案中，从而确保档案信息的数据安全性和可利用性。另外，大数据技术的发展需要档案管理部门给予帮助和支持，只有大数据信息技术与档案管理部门之间实现合作，才能促进大数据的发展以及档案管理部门工作的现代化转型。同时，各个档案管理部门之间应建立统一的资源共享平台，让档案数据的经济效益和规模效益得到同步提高。再次，为了确保档案管理与利用服务运作的合理进行，必须建立健全严格的管理体制和管理规范标准。大数据技术所带来的信息资源价值无法估量。因此，在档案管理工作中使用全新的信息技术，帮助建立合理科学的管理方式，让各个部门之间的档案管理信息在交流平台实现共享，帮助各部门之间完善档案管理体制，增加数据资源的有效利用价值。在统一的管理体制和管理规范下，强化各部门之间档案信息的沟通与协调，大幅提升信息资源的利用效率。由于在大数据技术背景下，档案的信息量偏大，类型也复杂多变。所以，需要利用统一的管理规范条例来确保信息资源管理平台的正常运行，从而实现对结构复杂多变的档案管理信息的有效管理和规范化操作。最后，为有效完善档案管理与利用服务的基础性功能，需强化基础设施与服务建设。大数据技术下，档案数据的管理方式和使用方式都与传统方式存在差异，将大数据信息储存在电子文档中需要现代化的存储设施才能实现其操作。由于当前大数据的信息量逐渐增多，加强基础档案信息管理系统建设和服务的工作势在必行。

4 未来档案管理与利用服务展望

4.1 全面实现档案信息的网络化管理

在大数据背景下，档案信息管理部门建立了统一的信息交流分享平台。为实现全面档案信息的网络化管理，应在计算机管理的基础上，利用网络传输等完善新型档案管理系统，达到档案网络的自动化管理，实现自助查询和自动化信息传递。另外，档案部门还可根据部门需求创立各自的档案信息管理网页、馆藏珍贵档案的平台展示、档案宣传相关业务、动态更新等，帮助使用者实现自主浏览和下载数据库的资料。

4.2 主动做好档案信息资源预测和深度挖掘

档案信息资源在行业内的价值十分可观，档案信息实现共享让更多的资源派上用场。所以，档案管理部门需要利用大数据技术对档案信息资源进行深入挖掘，为企业的经营管理和决策提供参考资料。所以，档案部门要挖掘出档案信息中的潜在价值，根据企业工作情况为核心目标，将档案中的信息资源作为参考资料和意见，帮助企业实现更快更好发展。