计算机网络技术在高校档案管理中的应用

李 梦

（山东经贸职业学院，山东 潍坊 261000）

高校档案管理是一项复杂的工作，通过对各种档案进行收集与整理，形成系统的资料库，为师生查阅资料提供便利。传统的档案管理模式主要是通过人工对档案进行整理，存在速度慢、误差大、效率低的缺点。随着我国科技的不断提升，利用网络技术对高校档案进行管理逐渐成为新形势，在降低管理难度的同时也提高了管理效率，因此，运用计算机网络技术对高校档案进行管理是大势所趋。

1 高校传统档案管理中存在的问题

1.1 管理模式落后

传统的管理模式主要是依靠手工操作对档案进行数据收集、分类整理、汇总装订等工作，十分繁琐。相关负责人在进行整理时可能会因失误而导致档案内容出现错误，从而造成一定的影响，同时，纸质版档案不利于快速、有效地检索特定的档案。另外，将档案信息以纸质的形式呈现，纸质文件容易破损，不利于档案的长期保存。由于缺乏先进、科学的网络管理模式，高校档案管理工作存在整理进度慢、档案类别混乱、档案内容不真实等问题，影响教育工作的开展。

1.2 档案易丢失

纸质档案容易造成工作堆积，从而形成较大的工作量。整理的档案数量多，使得相关管理人员产生懈怠感，在进行档案整理时态度不认真，对档案内容没有仔细地了解和分类，大量档案存放在一起容易造成档案的类别混乱，甚至使一些重要的档案文件丢失。由于档案是纸质版，缺少备份，所以丢失档案就造成重要数据的丢失，对高校的教学管理工作造成严重的影响。

1.3 档案内容缺乏可信性

相关管理人员在进行档案整理时，对缺失数据的文件不重视，没有将缺失的数据进行及时调查和补充，造成档案的内容存在一定的漏洞。当需要用到相关档案时，管理人员经常将没有实际意义的数据填入档案中应付，使档案内容缺乏可信性和科学性，对教学工作无法起到真正的帮助作用。

2 高校档案管理中应用网络技术的意义

2.1 有利于提高档案管理的效率

高校将计算机网络应用到档案管理中，能够形成科学的档案管理系统，有利于保证档案内容的可信性和完整性。将档案内容及时地录入系统，形成电子档案，避免数据的丢失，增强内容的科学性，将档案长久地保存。另外，利用网络对档案进行管理，可以在计算机上进行档案文件的快速传输与接收，避免了整理纸质版档案的繁琐，提高信息检索的速度与准确性。

2.2 有利于增强档案管理的时效性

高校通过网络技术进行档案管理，能够在很大程度上增强档案的时效性，综合提高管理效率。高校各部门和班级将档案通过计算机发送给电子档案室，档案管理人员能够在第一时间内接收电子档案，并将信息录入系统，避免档案长时间不被处理。对档案进行及时整理，能够保证数据的完整性和内容的可信性，而且能够对内容不正确的档案进行反馈，及时修改错误之处，确保档案的科学性。

2.3 有利于增强档案信息的共享性

通过建立网络档案信息库，将所有档案分类整理，并设置信息检索入口，输入关键词就能检索到所有相关档案。这样有利于学校各部门根据需要自主地调取相关档案信息，无需再耗费人力在大量的纸质文件中寻找所需档案，节省了时间。另外，其他部门通过登录账号，能够查询所有公开的档案，使档案信息能够共享，体现档案管理工作的价值所在。

2.4 有利于档案信息服务于社会

在档案信息纸质化的情境中，有些档案只能供一人使用，对信息资源的广泛利用产生了限制。但是当档案信息实现了电子化之后，高校师生可以通过连接网络，登录专门的平台获取信息资源，能够对所需信息进行浏览、下载和分享等操作。另外，档案管理平台可设置为开放式管理，使其他学校能够获取信息资源，增强学校之间的相互学习与交流，促进教育的良好发展。

3 网络技术在档案管理中的实施方法

3.1 网络传送档案信息

在网络的作用下，学校各部门之间传送档案无需再亲手交付，而是直接将网络文件发送即可，对方能快速地接收到文件并进行相应的处理，最终录入档案信息库。当需要查询某一个档案时，计算机能够将全部信息进行智能检索，根据关键词提取相关档案，档案信息在网络的作用下能够快速地传输。另外，每个人都能够通过网络搜索到信息库的相关文件，并进行在线阅读与应用，为获取信息资源提供了便利。

3.2 自动管理档案

人工输入档案的基本信息和数据后，计算机系统能够对信息进行智能检测，分析数据并得出科学的结论，能够自动地对档案进行编号、关键词提取、文件压缩等操作。计算机系统对档案进行分类，通过提取关键字的方式将档案信息进行系统的整理，能够完整地保存文字、图像、视频等资料，使档案分类简洁明了，便于快速查找。计算机系统对档案进行自动化管理，大大提高了档案的管理效率。

3.3 对档案进行数字化管理

将高校档案进行纸质版转为电子版工作，使档案信息能够以数字化形式展现，档案的收集、管理、分享等操作全部在计算机上进行。将信息资源数字化处理，大大提高了档案管理的效率，相关部门通过搜索就能调取相关档案。数字化管理模式，使各部门能够自行对档案进行有效的管理，简化了管理流程，同时减轻了电子档案室管理人员的工作难度。

4 档案管理中应用网络技术的建议性对策

4.1 协同发展纸质化与电子化管理

虽然档案信息电子化能够为管理工作带来一定的便利，但是也存在潜在的弊端，如网络系统的不稳定可能使档案信息保存失败、网络信息不具备法律效力，网络瘫痪可能导致档案系统混乱等。因此，在大力推进档案电子化管理的同时，也不要舍弃纸质化管理，要将两者进行有效、合理的结合。将重要的档案文件在数字化处理的同时也要落实到纸上，重点保存，将日常的普通档案信息进行电子化存储，要明白档案的重要程度，并对其进行相应的管理，做到科学管理。

4.2 注重电子档案的安全性管理

档案管理电子化过程中应注重做好重要档案的保密工作，因为有的高校档案关乎学校的发展战略、发展方向、管理策略等重要信息，不能被泄露，否则会对学校的未来发展造成严重的影响。所以，在促进档案管理网络化的同时，要对档案信息采取相应的保护措施：（1）高校可以制定完善的档案管理制度，将电子档案管理的各项规章制度明确地列出，对相关管理人员进行培训，让其了解泄露重要档案信息的严重后果，从而起到预防警告的作用。（2）对重要的电子档案进行加密，如果要对其进行查看，需要输入正确的密码，并且需出示相关证件，在电子档案室进行登记才能够进行查阅。（3）计算机技术人员要定期对计算机进行安全检查，对系统进行病毒查杀，避免档案系统被黑客破坏。

4.3 提升管理人员的素质

对高校档案进行有效的管理，需要确保档案管理人员具备较高的能力素质。相关管理人员要提升自身的管理能力，熟悉档案管理的相关流程，了解档案管理的相关规定。同时，管理人员要提升自身技能，利用网络技术对档案进行信息处理、归类、汇总、保存等常规操作，将档案管理条例落实到位。档案管理人员应提升素质，要具有职业道德，不泄露重要的档案信息，增强自身的工作责任感，以积极、认真的态度进行管理工作，配合其他部门的工作，推动高校教育工作的开展。

4.4 制定完善的电子档案管理系统

可以将电子档案系统分为两部分进行管理，分别是计算机系统管理和档案信息管理。计算机系统管理主要是由精通计算机的管理人员负责，工作内容包括对计算机系统的维护。明确分工能够使管理人员更好地了解自己的工作职责，对档案管理工作提高重视程度，以积极的态度面对档案管理工作，从而提高管理效率。

5 结语

高校档案管理是一项相对复杂的工作，运用计算机网络技术使档案信息电子化，为管理工作带来了便利，同时对档案的收集与保存有诸多益处。但是，在档案管理电子化的摸索进程中，由于操作和管理技能的不熟练，可能会导致一些问题的出现，所以，需要相关管理人员提高自身的综合素质和责任感，需要高校加强网络建设，以积极的态度来促进档案管理与计算机网络的结合，共同促进档案管理信息化的良好发展，为社会提供更多的共享资源。