论高职院校网上办事大厅构建

刘佳

（湘潭医卫职业技术学院，湘潭411102）

0 引言

随着高职院校智慧校园的建设的稳步推进，各类系统的应用正逐步从管理型向服务型转变。对师生用户而言，网上办事屏蔽了各种信息系统的复杂性，统一了办事入口，以达到方便师生的目的。网上办事大厅的最终目标是实现服务流程的优化和再造。实现用户少跑路，甚至不跑路。而让“数据”多跑路的目标。在建设网上办事大厅之前，我们必须明确：信息化的目的不是为了信息化而信息化。信息化的目的是为了简化流程，提高工作效率，提升服务质量，最终实现管理向服务转化的目标。

1 高职院校网上办事大厅的建设目标

高职院校网上办事大厅建设的总目标将可移植的业务流程从线下搬到线上，最终实现业务流程的再造和优化。将高职院校为师生提供的各项服务集中在网络平台的某个区域，为教师、学生、校友、家长、社会访客提供方便快捷的教务教学、科研、人事、后勤、审批等类别的线上服务体验。如《请假申请流程》、《加班申请流程》、《考勤异常补卡流程》、《信息设备申购流程》、《物品申购流程》、《费用报销流程》、《外派申请流程》、《离职申请流程》、《签呈流程》等。最终实现千人千面的柔性融合网上办事信息门户，方便快捷的提供用户入口，适应业务流程转变的动态变化。

2 高职院校构建网上办事大厅的难点和重点

2.1 旧有的平台、入口、流程、机制无法匹配智慧校园发展的要求

在高职院校数字校园建设向智慧校园发展的过程中，传统的信息门户无法适应当下平台和入口碎片化的客观环境，无法保障用户体验的一致性、信息触达的及时与有效。在业务办理的过程中跨部门协作和流程审批过于繁琐，“折返跑”和“打乒乓”的现象较为严重。这就使高职院校的师生无法感受到信息化发展带来的便利。甚至在信息化推进过程中容易产生抵触情绪。由于各个应用系统较为分散导致身份认证机制不完整，无法满足多元身份和校内校外应用生态融合的需求。伴随手机、平板移动应用的推广发展，旧有的平台、入口、流程、机制移动应用建设不足，师生“掌上”服务不充分。面向管理的传统数字校园缺少与用户高效低廉的方式，存在与用户沟通的鸿沟。

2.2 高职院校数据治理能力较差，信息孤岛现象严重

近十年来，随着高职院校信息化的迅速发展，学校教学、科研、后勤等管理和服务系统建设初具规模，这些管理系统，规范了业务管理工作，提升了业务管理水平，也积累了大量业务数据（例如：学生课程、课表、考试等业务管理数据，教师、学生等一卡通消费、图书借阅等活动交易数据；通知、公告、新闻等办公宣传数据；教职工、学生的个人私有数据等，可以说目前高职院校中的数据是无处不在的）。事实上各个高职院校数据大量分散存在，数据存的多，用的少。各个应用系统之间数据孤岛现象严重，缺乏全量数据和业务过程数据，由于高职院校信息化水平较为薄弱，缺乏数据分析和开发的相关人才，导致数据分析舍本逐末，无法有效辅助领导决策。师生服务体验差，日益增强的服务观念以及互联网化的服务体验，加强了师生用户与校园信息管理部门的矛盾。

2.3 高职院校网上办事大厅建设的重点

通过前面的分析，我们知道网上办事大厅建设的总体目标是将可移植的业务流程重线下搬到线上，但在实际建设过程中我们发现流程搬迁的过程中信息化建设部门侧重流程发起和进度查询，缺乏前期面向师生的基本办理指南，以及服务后期的评价及反馈。并且在办事大厅构建中存在办事大厅服务太多，查询不方便，无法快速找到所需服务或者应用，分类不清楚，导致用户体验很差。目前，网上办事大厅建设会遇到许多困难，未建网办的学校需要考虑如何碎片化服务，跨部门协同，数据打通，做什么服务才能提升服务水平等问题；对于已建网办的学校，需要考虑的主要是如何提升业务流程的服务体验，业务上线和运转效率的提升以及建设成本与如何运营推广的问题。事实上在对于高职院校校务服务流程的具体分析中发现，办事流程看似简单实则复杂，办事体验决定师生是否能够广泛接受使用。具体分析按事前、事中、事后进行具体分析：从使用者的角度来分析高校校务服务，需要从办事前让使用者能便捷的找到服务，了解办事的过程和需要准备的材料；办事中需要能便捷的填写表单、实时了解审批进度、让数据多跑，让人少跑腿，并缩短审批时间；办事后能方便的统计查询办事情况，将业务过程数据沉淀下来，以做评价与反馈；最好，在日常运营维护中，能够便捷的分析业务流程实例数据，便于业务部门优化决策与服务。举例说明：学校除了复杂流程外，其实还有很多要对接的流程，例如说毕业离校流程，需要和多个系统进行数据对接，当验证过学生已经无欠费后可以进行毕业离校申请；针对业务系统对接的问题，网办平台通过两种方式来实现，与数据中心对接通过配置的方式来实现数据的读取，与业务系统对接进行数据的读取操作，可以通过插件的方式来进行对接，随着对接的系统越来越多，插件库也越来越丰富，这也是一个逐步完善的过程。

3 结语

构建高职院校网上办事大厅要落实以下几点：打通用户入口、千人千面服务；打通用户入口、服务送到手边；打通数据孤岛、盘活数据资产；打通身份属性、灵活区分服务；打通部门协作、提升服务体验；网上办事平台本身应该是可以提供呼叫中心接入服务、PC 端网办办事、移动端掌上办事，除此之外还可以对接外部系统，如易班、钉钉等，把这些外部系统作为网办平台的一个接入渠道，可以在这些渠道上提服务申请，服务的处理还是在网办平台上，这样既满足了行政、政策上的要求，又能保持学校业务服务的自主性。同时网办平台还应保证可以通过微信企业号、服务号的接入打通了校外、校内服务。校园网上办事大厅要提供一站式流程服务，是校园用户启动流程、接受服务、办理任务、审批任务的统一入口。对后台而言，网办平台要支持可视化建模，提供拖拽式、所见即所得的图形化表单设计能力，以及表单数据自动创建关系型数据模型，实现无需程序开发，极简配置上线。

网上办事平台的落地是真正实现高职院校“最多跑一次”改革的具体体现，是高校改变办事作风、提高办事效率的重要途径，也是促进智慧校园建设，检验智慧校园建设成果的重要抓手。