事业单位档案数字化管理策略研究

文/福建医科大学附属第一医院 刘念

信息技术正逐步改变人类社会的各个领域，已成为各个领域创新的重要手段。事业单位档案的数字化管理是依据当前信息技术发展到一定水平的时代背景下产生的。尽管已经有很多事业单位将数字技术应用到日常的档案管理工作中，但由于早期技术的不完善，导致实际效果并不十分理想，问题层出不穷。信息化管理一直是档案管理工作开展中的一个热门发展方向，为档案管理水平的不断提升提供了充足动力。

一、传统档案管理方式的不足

（一）传统档案管理难以做到信息完整性。每个事业单位都有自己独特的实际情况，所采用的档案管理方式不尽相同，很多单位由于自身业务特点产生大量的档案，而在现实情况下，很多档案被随意搁置，未能及时有效地进行档案的收集整理，从而造成大量有价值的重要档案信息丢失，不利于档案信息管理的完整性。

（二）传统档案管理不便于统一管理。完善的管理体系能够为档案管理提供必要的保障，而传统的档案管理方式很难让各个部门间实现有效沟通和配合，容易造成重要档案资料重复管理以及档案资料利用率较低等情况，这必然会导致事业单位档案管理稳定性较差，档案信息保密存在漏洞，人员开展档案工作不规范不严谨，难以对有较高价值的档案资料进行有效收集和保存。

（三）传统档案管理方式涉及的范围难以扩展。当前，事业单位在日常的档案管理过程中，所涉及的内容十分广泛，如医院档案管理过程中，不仅要对普通的文书、财务、人事等材料，同时还会对医院的病例档案进行收集和管理。相较于以前，档案管理所覆盖的面变得十分广泛，而传统的档案管理方式很难对这些信息进行有效管理。

二、事业单位档案管理数字化的意义

（一）降低成本，提升效率。档案进行信息化管理与无纸化办公进行对接时，能够大大减少管理工作的成本，从而有效提升档案管理工作效率。档案管理部门可以通过本地网络连接与单位的各个相关部门进行统一管理。文档材料可以通过网络实现全流程的数字化管理，在计算机的协助下，能够有效提升事业单位在档案管理方面的工作效率，大大降低了人力成本。

（二）便于资料收集和整理。在传统的档案管理中，纸质材料极易在潮湿高温的环境下遭到破坏，在档案未被数字化处理时，往往需要较大的物理空间和人力去进行收集整理和保存，档案管理的数字化工作能够有效改善这一问题。所有档案信息可以在计算机上实现档案的收集、整理、编目等工作，很多情况下，还可以借助基于计算机的自动化工具实施，能够提升档案信息管理的质量和信息存储密度。

（三）有助于档案信息的传递共享。档案管理不以信息存储为最终目标，而是以信息的再次利用为目的，从而实现信息本身的价值。传统的档案信息管理很难实现不同地域之间的档案信息资源传递和共享，而随着数字化管理的应用，这些情况逐步得到改观。因此，建立档案管理数字平台能够有效增加单位档案信息同其他各个档案管理部门之间的信息互通。

（四）便于统一管理。不同类型的档案由于形态、年限、保密权限等不同，在进行管理的过程中有着不同的处理方式，当传统档案通过数字化处理后传到统一的档案管理平台，系统能够对资料进行合理的分类管理，为档案的保存、检索、查阅提供更便捷的服务，同时也避免了传统档案在查阅过程中对档案本身的伤害问题。

三、事业单位档案数字化管理需要遵循的原则

（一）规范统一。在档案管理过程中，无论是传统方式还是数字化方式，都需要遵循一个基本原则，那就是规范统一，这个是对档案管理的基本态度，不以管理方式的变化而改变。在档案的数字化管理过程中，对档案资料管理的过程更需要对规范统一这一原则有更加深入的认识。由于数字化管理涉及到各种信息技术，需要将传统的档案资源通过数字化的方式进行有效处理，其处理的环节需要对档案资源的标识、档案格式的设定等业务技术进行统一规范。另外，由于数字化管理涉及网络传输以及不同平台之间的信息交互，需要对数字化档案以及所采用的平台软件的通用性进行规范统一，避免由于数字来源、编码方式、传输工具的不同而出现信息的不可用问题。

（二）高效实用。在事业单位的档案管理中，档案信息数字化方案的选取是以高效实用为原则。在档案管理引入数字化的过程中，有一段时间是一些单位刻意为了数字化而数字化，并没有真正将数字化解决档案信息管理工作中的问题作为出发点，从而导致很多信息管理系统和数字化方案上线后没有被很好地实施应用，甚至出现一些单位在使用数字化方案后严重影响档案管理工作的情况。这些问题都是由于未能将高效实用作为事业单位档案数字化管理原则而产生的问题。

（三）真实安全。在档案管理过程中，档案的数字化管理相比档案的传统管理方式，必然是技术上的极大进步，但是由于传统的档案管理方式基本是对档案原件进行保管，能够极大保证档案的信息完整和真实性。档案数字化管理过程中，极易由于人员疏忽、方案缺陷、技术故障等问题，导致档案的管理出现不真实、不准确，易遗失的情况。因此在档案数字化管理过程中，需要以真实安全为原则，让正确的档案信息能够以更稳妥的方式进行保存和管理。

四、如何开展档案数字化管理工作

（一）树立正确的数字化管理观念。当前，档案管理工作现实情况与数字化管理方式的要求之间仍然存在差异。为合理解决此矛盾，档案管理工作者应该充分认识到档案资源数字化建设工作的重要性，需要在整个管理工作中积极引入先进的信息技术和设备，并不断提高人员的思想认识。由于档案的数字化建设不是一蹴而就的，涉及许多的内容，是一个系统和长期的过程，也是档案管理人员使用信息技术持续进行档案管理的过程。

（二）培养档案数字化管理人才。能够较好掌握数字技术，同时对档案管理有较高专业度的人才是使档案数字化管理能够良好运行的前提。当前，事业单位在招聘人才时，应该关注新加入的人是否是满足档案数字化管理以及技术发展需求的人才。同时，还需要对已经在岗的人员定期进行培训和内部交流，及时学习和分享档案数字化管理的新知识和新动态。只有从业者能够从技能水平和思想认识上都能满足数字化管理需求时，档案管理的数字化才具有进一步发展的可能性。

（三）对档案信息资源实行专题分类管理。档案数字化管理不仅仅是对档案的数字化加工和存储，而更多的是对信息资源的再开发再利用。传统档案资料原件的唯一性导致它只能在一个地方进行保存和使用，而档案数字化管理彻底改变了这种情况。数字化后的档案可以被复制成多份，能够根据档案的管理需要保存在不同的地方。如一些事业单位在进行某个专项任务时，可以根据实际需要将涉及该方面的所有档案数据资源复制到一个专题库中，从而便于信息的使用和掌握。

（四）档案数字化管理需要弹性思维。档案数字化管理具有较多的优点，但依然无法完全替代档案原件的功能，因此在进行档案数字化管理过程中，应该根据实际情况进行操作。在进行档案数字化之前，应对档案进行合理筛选。优先对那些具有长期或者永久保存价值、重要但极易消失的档案资源进行数字化处理，而那些低价值或者不易数字化处理的档案可以酌情处理。

五、结语

作为人类活动最重要的记载，档案存在的意义非凡，能够向后人展示历史事件发生的经过，了解前人的思想文化，对于人类社会的传承和发展起到至关重要的作用。在信息技术快速发展的时代背景下，社会的各个领域都在进行信息化改造，由此档案的管理进入一个全新的发展时期，也为未来大数据技术的应用打下了坚实基础，是一件利国利民的重要工作。