“互联网+”背景下高校二级学院研究生管理研究与实践

2020-11-24康继春杨玉中孙明俊

大学 2020年11期

康继春，杨玉中，孙明俊

（河南理工大学能源科学与工程学院，河南焦作454000）

我国研究生教育采用三级管理体制模式［1］，高校二级学院承担了招生、培养、学位管理等具体的研究生教育与管理工作。在2015年政府工作报告中，李克强总理首次提出“互联网+”行动计划，此后我国处于“互联网+”与研究生教育快速发展的融合阶段。如何运用互联网有效处理涉及面广、内容繁杂的研究生育管理工作是亟需解决的问题。

一、高校二级学院研究生管理工作及存在问题

（一）招生工作易受干扰

招生工作是管理工作中的重中之重，主要包括学院招生宣传，安排研究生的面试与复试，协助制定研究生的招生简章等。在生源不好的二级学院，通常要通过几轮调剂才能完成招生计划，为了保证“公开、公平、公正”的原则，每一轮都需制定复试细则，选定复试人选、发布复试通知，组织复试、公布复试结果。大部分工作都需要安静的环境，但此时考生又希望知道自己复试情况，频繁地与工作人员联系，加大了工作难度。

（二）培养工作需反复协调

培养工作贯穿于研究生管理工作全过程，主要是安排研究生课程、试卷与教学文件的整理及归档、研究生导师双选、导师遴选等工作。做好研究生课程安排工作，需要根据人才培养方案，与系主任结合安排课程师资，还需优先满足本科生课程安排，因此需反复协调才能完成。

（三）学位管理工作过程难控制

学位工作是研究生管理的收官之作。主要包括协助院系领导开展论文开题、论文预答辩，论文外审、论文答辩等各项工作。论文外审是保障论文质量的重要一环，传统方式是研究生将论文打印、装订后交由学院邮寄至专家，专家再将评审意见邮寄至管理人员，再逐个反馈至研究生，此举易导致整个评审周期较长，成本较高，且过程难以控制，产生较大的工作量。

（四）档案管理工作不够规范

研究生领取毕业证、学位证之前，需将研究生档案按照要求分类归档。目前，档案保存大多采用纸质形式。研究生个人缺乏对档案重要性基本认识，对学校要求填写的各类表格等材料产生应付甚至抵触情绪，存在填写不正确、不规范的现象，导致其档案不完整，造成归档工作拖延、返工，耗费管理人员大量精力。

（五）质量工程项目工作进程缓慢

推进质量工程项目工作是不断提高研究生培养质量的重要环节。项目管理过程中，由于缺乏监督力度，过程性评价很少或者没有，常出现“重立项，轻验收”的现象。项目立项后，受到项目难易程度、可操作性等诸多因素的影响，研究进展缓慢，难以完成教改目标，因此，需要管理人员不断督促项目组开展工作。除了以上常规性的工作，还有一些突发性的工作，如组织竞赛、参加培训等。可以看出二级学院研究生管理涉及面广、内容繁杂，如何能够从大量重复性工作中解脱出来，把更多的精力投入到具有“增值效应”的非事务性工作［2］是亟需解决的问题。

二、“互联网+”的优势

（一）即时性

互联网等数字技术的快速发展“渗透了人类活动的全部领域”［3］，现在的大学生更是呈现出“无人不网、无时不网、无处不网”的状态［4］，与研究生的信息交流可以发生在任何时间、任何地点，管理信息均能得到及时的传递与反馈。

（二）高效性

随着各种信息化软件的使用，管理者可以直观掌握学生的学习进度、研究进展、取得成果。基于手机客户端的QQ、微信等交流平台的使用，打破了沟通时间空间的限制，达到面对面交流的效果，管理信息能够及时有效传递，进而大幅提升高校研究生管理工作的效率。

（三）丰富性

互联网拥有内容丰富、信息量庞大的网络信息资源［5］，并且网络技术拓展了研究生管理工作的工作范围和内容，研究生可以获得招生就业、教育教学、学位管理等方方面面的知识，减少了重复性的宣传工作。

三、“互联网+”在高校研究生管理中的实践

（一）利用定制平台开展常规管理

1.丰富学院网站的招生版块。一般情况下，考生想要了解报考各专业信息均在学院的网站获取，因此招生版块的内容要涵盖学位点介绍、招生目录、考试大纲、复试细则与成绩公布等。平时，还应及时上传各类政策文件与申请表格。

2.熟练使用研究生管理系统。研究生信息管理系统涵盖了研究生在校期间的培养环节、学位环节，主要包括培养管理、学位管理和学籍管理等板块，均可满足常规工作。研究生信息管理系统可以提升管理者的工作效率，因此，管理者需熟练使用研究生管理系统。

（二）借助外部软件补齐管理短板

1.建立聊天群发布即时信息。研究生及时收到通知信息，才能及时反馈，有效提升教育教学管理者工作效率。传统的通知方式包括网页和电话两种。网页通知较为正式可信，但不能及时提醒，被通知者需要主动点击网页查看。电话沟通较为主动，但受众较窄，难以高效传递重复性信息。微信、QQ 等聊天群通知克服了传统方法的缺点，可以不受时空限制多线联系。初试前建立聊天群可介绍学位点、宣传政策、解答疑问，复试前可发布预通知给予考生充裕准备时间，拟录取后则可成为正式的年级、班级群。

2.借助排课软件合理安排课程。研究生课程安排在本科排课之后，此时师资与教室约束限制条件较多，排课困难也随之增加，而二级学院所开设的专业课通常是依靠人工排课，不仅会耗费管理人员大量的时间和精力，效果也不能令人满意。排课软件辅助管理人员对课程表时间进行求解，不仅能够减轻教务管理人员的压力，还能够降低冲突出现的概率［6］。

3.利用评审系统保障论文质量。评审系统的工作过程为研究生本人上传基本信息和论文，后由管理人员分派给外审专家，专家在网上进行评阅、提取酬金，最后管理人员汇总评审意见进行学位工作的下一步。评审过程中，管理人员要维护研究生与外审专家基本信息，可利用系统发送通知，也可跟踪评阅过程，实现了研究生学位论文的快速评阅。

（三）建立平台满足特殊需求

1.建立导师和学生双选系统。信息的获取对于导师和学生双选结果能否达到最优有很大的影响［7］。研究生招生面试前，考生就可以将简历、实证材料上传至系统，一方面满足招生面试的需要，另一方面在录取后也可满足双选的需要。双选时间确定后，学生可以根据要求填报志愿，被填报的导师也可看到其信息，并在规定时间内进行确认。

2.建立学院电子档案库。研究生档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分。研究生档案是研究生学习与成长过程的扼要记录［8］。学院保存的档案通常为纸质材料，应完善和加强现代化管理手段，建立学院电子档案库，将材料电子化分类保存，既方便查询，又可节约空间。

3.建立教改项目数据库。项目申报人员将项目基本信息、申报书、实证材料及项目变动等有关情况录入数据库，管理人员可以及时追踪项目进展情况以及存在问题。一方面，完善的教改项目数据库能为有关部门制定相应的教改政策提供依据；另一方面，能快速为学校迎接评估、成果展览等重大活动以及学院和教师考核、职称晋升等提供有关数据和材料等服务［9］。