加强医院人事档案管理 促人力资源可持续发展

文/淄博市第一医院 肖雪娇

在知识经济时代发展中，人才发展的重要性有效显现，不同领域的竞争均能视为是人才竞争。在当前社会竞争日趋激烈的环境中，做好人力资源高效化管理受到社会各界高度重视。在人力资源管理中，人事档案管理能集中反映出个人各项信息，比如个人业务能力、工作经历等，是企业选用人才的重点参考依据，所以全面强化人事档案管理具有重要意义。

一、加强医院人事档案管理的重要作用概述

医院人事档案能对医院工作人员自身业务能力、个人发展经历、不同发展历程进行精确化记录，在当前人力资源管理过程中，可以基于医院医务人员个人发展档案来掌握其个人发展经历，获知其专业能力。还能通过档案信息分析员工个人发展潜力，有助于医院在长期建设中发掘更多人才，为医院人才选拔提供参考信息。通过对人事档案中包含的多项信息进行分析阅读，能全面掌握员工自身专业特长，依照个人能力以及发展特点做好岗位配置，全面遵循因人设岗基本原则。这样才能更好地实现人才高效化利用，促使员工在各个岗位中能全面发挥个人才能，保障人力资源高效化配置，提高现代化医院综合医疗救助水平。在人事档案管理中，整理多项信息资料，便于医院管理人员对内部人力资源建设情况合理划分，判定现有人力资源能否有效适应现代化医院发展基本要求。对医院现阶段人才队伍建设现状进行分析，制定科学化的人才培养计划，加速医院人才队伍建设。

二、医院人事档案传统管理存在的问题

（一）材料缺失。目前人事部门管理重点就是保护人事档案的完整性，但是从目前部分医院人事管理工作现状得知，档案管理资料缺失在人事工作中较为常见，导致人员在调动以及流动中，频繁向原单位催要资料以及查找资料。在新时期医院人事工作开展过程中，常见的缺失材料主要有职称评聘材料、学历学位材料、工资变动材料等。目前在社会多领域全面实施合同制管理以后，部分医院在人事档案管理中未能将首签字、续签合同录入档案管理范畴中。

（二）材料错装。在医院人事档案管理中材料错装问题较为常见，首先是一本档案材料装设位置存有错误，其次是将他人材料错误装置，材料资料收入混乱无序。对于档案内部材料错装问题，主要是由于装入时间错位影响，发现问题之后要注重对装入顺序进行控制，做好档案资料检查验收。

（三）乱孔与文字损坏。由于部分资料产生时间较早，档案内部纸张大小经过多次调控，有部分材料实际装孔次数较多。加上打孔操作之前预留的间距值不合理，装孔操作将会对管理存储的文字材料产生损坏。加上较多材料纸张与档案管理要求相互不统一，在材料纸张裁剪过程中会由于文字内容剪裁，导致材料完整性受到较大影响。

三、人事档案管理问题产生的重要原因

近年来，各领域发展较快，医疗制度不断完善，医疗技术日益进步，医院传统的人事管理开始转为以人为本的管理，人力资源在现代化医院发展的重要性日益显现。医院人事档案是医院人才选拔、培养、聘用的重要记录，在现代化医院发展中占据重要位置。在当前信息化、网络化发展时代，传统医院人事档案管理中存有的各项问题日益显现。问题产生原因主要是以下几点：首先是当前医院注重发展医疗事务，对人事档案管理欠重视。对于人事档案管理存在应付心态，在后续管理中缺乏良好的工作态度，材料整理不规范以及归档不及时，会导致材料出现错装、缺失、损坏等问题。有部分档案管理人员从人事管理部门调任，专业化的管理人员配置不足，人员流动性较大。部分人员尚未适应工作岗位便又调任。有较多档案管理人员信息化管理理念不足，未经过专业化培训，缺乏创新管理理念。在人事档案管理活动实践过程中，还是停留在人工手工操作阶段，未能应用专业化的档案管理应用软件。在手工层面上实施信息编辑、信息查找、数据检索任务，对档案管理效率具有较大影响，难以提高操作成效。因此要注重整合上述问题原因，拟定针对性发展措施。

四、加强人事档案管理，促进人力资源可持续发展

（一）积极转变人事档案管理理念，强化人事档案基础设施建设。目前部分医院针对人事档案管理工作重视度不足，导致人事档案不同程度缺失，管理人员素质较低，人事信息更新传递不及时等。现阶段医院要注重全面转变传统化的人事档案管理理念，提高管理工作的重视度。相关管理部门要注重做好人事档案管理宣传工作，整合各项影音资源，通过多媒体手段、宣传公告、医院院报等方式对人事档案管理相关知识全面宣传，有助于转变医院各个科室对人事档案管理工作的认知与理解。管理部门要注重全面强化人事档案基础设施建设，确保人事档案管理工作高效化开展。注重建立独立性较高的档案室，配置完善的档案设备，做好纸质档案以及电子档案管理，配置更多专业化的电子管理设备，能有效规避纸质档案易破损、易腐烂、易潮湿等问题。在档案管理室要设定专业化的工作间，配置完善各类硬件设备。建立经验丰富、高素质的档案管理队伍，从实践活动中提高人事档案管理成效。还要注重提高档案管理人员专业技能，组建完善的建设队伍。在各项工作实践中，帮助档案管理人员建立正确的人生观、价值观、世界观，坚定理想信念，稳定心态，全面投入档案管理活动中。

（二）科学化分析档案信息，全面构建医院人才储备库。人事档案能为人力资源管理工作补充更多充足的人员信息，为人员岗位晋升等提供充足的信息。通过人事档案管理能获取更多档案信息，对各项信息合理划分利用，建立完善的人才资源储备库。为管理层选拔、人员任用、人才培育提供充足的数据信息服务。还要注重优化人力资源管理制度以及人事档案管理制度建设，强化综合型人才培育。在医院人才储备中，人事档案能补充较多信息，实现医院人力资源科学化规划，做好人力资源科学管理有助于掌握医院人员基本流动现状，做好动态化分析，实现岗位科学化配置。这样能保障医院各部门发展更为协调，设定专业化的岗位考核与招聘计划，对人力资源进行配置，实现医院各部门稳定发展，推动医院整体可持续发展。

（三）拟定员工发展培训计划，实现人力资源储备。现阶段医院多数人事管理工作由医院内部文职管理人员担任，有部分档案管理人员自身尚未掌握充足的档案管理知识，档案综合管理能力不足，要求相关管理人员制定完善的档案管理人员培训计划。档案管理人员自身专业知识以及综合素质是档案工作的重要组成内容，人力资源管理部门要注重对档案信息展开综合性分类规划与总结概括。掌握人才自身工作能力、工作规律以及工作特征，基于员工自身发展主体，选取多样化的人才培养规划。通过对员工个人专业能力展开分析，有助于拟定综合性、多样化的人才培养计划，对人才专业能力进行有效识别，对更多人才进行培养。还要积极拓展人才档案管理职能，针对不同人才自身特征制定个性化培育措施，拟定针对性的培育发展规划。通过多样化的教育培训方式激发人才学习的主动性与积极性，定期组织人才参与到专业化的思想政治教育学习中。对各项制度内容进行学习，实现人力资源的有效储备，推动档案管理工作全面开展。

（四）引入高科技信息化系统，建立人事档案信息化管理系统。近年来，我国社会主义市场经济快速发展，医院发展中综合竞争力不断扩大，要注重实现传统经营发展模式的全面创新与变革，促使更多医院工作人员认识到档案管理工作的重要作用。医院人事档案管理中要注重对医院发展现状进行分析，掌握医院档案工作开展的优势，通过信息化技术建立完善的档案管理系统，人事档案信息管理系统构建中要全面整合医院人事档案信息资源，实现电子化发展，提高档案管理人员的工作效率。在信息系统应用构建中，要注重做好技术人员专业化培训与指导，促使更多人员高效应用信息化系统，提高技术人员计算机应用能力、操作能力，能实现人事档案全面变更与信息查询，做好各项电子化信息反馈，能有效降低档案管理成本，还能便于人员查询以及信息整理。提高人事档案信息便捷性、及时性、完善性，保障医院人力资源可持续发展。传统的人事档案管理内容较为单一，未能注重较多重点材料的收取，此类管理方式难以全面掌握医院医务人员真实发展现状。在后续人事档案管理中，要注重做好动态化管理。要整合人事档案管理内容，注重及时做好多项资源收取，保障人才战略全面实施，有助于强化医院人事档案综合管理成效，实现医院可持续发展。

五、结语

综上所述，当前医院面对的行业发展竞争压力较大，医院在激烈的竞争环境中要想实现全面发展，必须做好人事档案管理，做好人才选拔、专业化人才培训、人才调用等。实现人力资源管理制度全面创新，采取高效化的人事管理模式，实现人事档案管理全面创新。在人性化、高效化、信息化档案管理中，全面推动医院人力资源可持续发展。