基于AI技术的医院人事档案管理模式初探

文/河北省荣军医院 刘英霞

医院传统的人事档案管理模式存在档案数量大、管理效率低以及档案资源无法实现即时共享等问题。基于此，随着信息时代的到来，将先进的AI技术与医院人事档案管理模式有效地结合在一起，不仅能够顺应时代发展的要求，同时还能提高人事档案管理的效率，为优化医院的现代化服务奠定坚实的技术基础。

一、AI技术的基本概述

AI技术又被称为人工智能技术，是基于信息时代背景下，依托互联网而发展的一种综合处理技术，主要用于研究并模拟人的智能，从而衍生出一系列技术科学。在实践中通过对人类的行为和思维方式进行研究和模拟，能够辨别复杂的数据、信息和知识，替代人类做重复且琐碎的工作。随着科学技术的不断发展，AI技术与各行各业的结合越来越密切，不仅为基础性服务拓展了应用范围，同时在能源资源、交通管理以及医疗健康等领域也得到了很好的利用，为当前社会的发展提供了坚实可靠的技术基础。

二、在医院人事档案管理中采取AI技术的意义

（一）是顺应时代发展的必然结果。2017年国务院印发的《新一代人工智能发展规划》中明确提出，到2020年，人工智能总体技术和应用需要与世界先进水平保持同步，并成为改善民生条件的新途径，使我国跻身为创新型国家的行列。基于此，将AI技术等信息化技术科学应用到医院人事档案管理工作中，不仅符合医院现代化管理的新方向，同时也顺应了时代进步的新要求。因为医院人事档案管理是医院现代化管理中的重要组成部分，将新技术、新科技应用到其中，在提高管理效率的同时，优化医院的服务水准，有利于为病患提供更为优质的服务，从而促进社会的进步。

（二）是提高管理效率、节约人工成本的需求。在医院人事档案管理的过程中，利用AI技术能够解决人事档案管理流程当中技术层面低下、效能下降等问题，进而有效节约人工成本。因为通过AI技术的应用，能够代替以往人工识别等一些低技术含量、常规性以及重复性的工作，不仅能够提高传统人事档案的附加信息处理效率，还能有效地解放人力智力。除此之外，将自动识别技术以及虚拟定位技术等应用到管理过程中，还能在信息审核以及借阅、复印等流程上节约人工成本，防止档案被破坏或丢失，以此来全面提高医院现代化人事档案管理的效率。

（三）是突破管理瓶颈、提高服务质量的需要。从当前信息化技术应用到有关领域中的效果来看，不仅能够提高行业发展进程，同时也能够使第三服务行业的服务质量大大升级。基于此，将AI等先进的科学技术应用到医院人事档案管理的领域当中，能够改善以往档案信息存储利用的空间局限性，使档案管理服务质量得到进一步的优化升级。除此之外，AI技术的应用还能推进档案管理技术以及相关系统的开发效率，使智能化、自动化成为日后信息档案管理的主要发展方向。而且，AI技术还能改变档案管理人员的角色和身份，使其能够将智慧全面应用到新技术的定位和开发当中。一方面，提高资源管理效率；另一方面，能够突破以往的人工管理瓶颈，推动医院现代化服务的优化和升级。

三、基于AI技术的医院人事档案管理优化策略

（一）完善初始化功能，生成电子档案。将AI智能技术应用到医院的人事档案管理当中，可以通过机器对信息完成扫描，实现档案信息的电子化转移，从而建立基础的人事档案数据库。而且对于新入职的员工，可以通过建立职工ID的方式作为人力资源信息系统管理的唯一身份标识，并且要求该ID与人事档案编号同步，以便于工作人员查找。而且在核查人事档案的过程中，还要增加录入者的信息识别内容，将其籍贯、身份证号码以及学历、学位等信息完成初始化扫描，从而建立相对应的电子档案目录，以便于后续的分类和整理，提高其初始化功能的应用效率。

（二）优化信息档案资源库的拓展性功能。在基础性人事档案模块建成的基础上，要求工作人员依照医院当前的管理功能以及资源战略目标，开发人事档案管理的其他拓展性功能。其中包括考勤请假管理、在职教育管理、年度考核管理、工资绩效管理、人事流动管理以及岗位聘任管理等模块，并依照模块资源分类，保证各类数据的有效传输，不断拓展传输的效率以及载体形式，以便于信息实现全方位、高效率的查找和采集，从而提高人事档案管理信息的完整性和有效性。

（三）促进前后台的互动以提高资源的利用效率。医院的人事档案信息管理内容并不是一成不变的，而且随着医院规模的逐渐扩大，人事档案管理的内容也变得更为细致且复杂。基于此，要求在实际进行管理的过程中，通过AI技术的有效应用，能够实现各部门的相互互动，并促进信息的即时共享。在实践中可以将管理的部分职能转化为具体的信息化流程。如材料借阅、申请证明开具、外出请假申请等内容，都可以通过个人端口进行申请和汇报，以此来实现数据信息采集的便捷性，提高部门之间的数据共享。除此之外，为了能够加强各部门之间的信息联动，还需要将数据互通以及部门合作等流程推举到线上来进行，打破各部门之间存在的“信息孤岛”现象，以此来提高各类数据资源的共享效率。

（四）实现智能化检索和在线数据分析的功能。将AI智能技术应用到医院人事档案管理的全流程，能够帮助工作人员通过关键字的查询，实现搜索单个信息或全院信息的工作，以此为数据统计及数据下载提供支持。除此之外，通过定期导出相关数据和相关报表等环节，还能够减少条件设置的重复性工作。而且通过对现在医院已有人力资源信息结构的对比分析，可以为相关部门提供人员分布情况以及学历层次等信息，以此便于管理者对各个部门之间的人才结构进行有序调配和优化。除此之外，根据工作的实际需要，一旦出现人员超编的情况，系统能够自动发出预警提示，以此来帮助人力资源管理部门提高人事档案管理效率，实现智能化管理。

（五）设置安全防护功能管理模块。在系统建设以及编制的过程中，为了防止病毒入侵对档案的利用带来威胁，需要技术人员安装智能入侵检测和防火墙系统，有效并自动地识别访问控制来源，从而形成对病毒的自主化拦截。在实际应用的过程中，一旦有访问者登入系统，就需要对其ID和身份信息进行识别，以对权限问题进行有效的保护，防止外部人员跨权限进行直接访问。除此之外，在对大数据进行存储、查询和利用的时候，也需要保证档案资源安全使用，拒绝外部来源的入侵，防止对档案信息进行随意修改或删除。除此之外，各类操作都需要在自动化监控的条件下进行，一旦发现问题能够及时进行追踪查询，从而落实有关责任。

四、结语

将AI技术应用到医院人事档案管理的过程中，优势如下：一方面，能够提高档案管理的质量；另一方面，能够为档案资源的即时共享提供坚实可靠的依据。因此，在实际进行管理的过程中，应该完善AI系统的初始化功能，生成电子档案；同时也应该促进系统前后台的互动，以提高档案资源的利用效率；最重要的是，要设置安全防护功能，提高整个档案管理系统的安全性和有效性，从而为提供更科学且先进的服务奠定坚实的技术基础。