数字化背景下干部人事档案管理思考与探析

文/国网国际发展有限公司 肖理婷 郑斯予

干部人事档案是考察和了解干部的重要依据，记录了干部个人经历、家庭情况、工作业绩、能力素养、思想政治等多项内容，能够系统直观地体现干部“德能勤绩廉”的具体情况，为干部使用、干部选拔等工作提供有力支撑。自2006年开始，中央多次提出要加大干部档案信息化建设的力度，建好用好干部人事档案管理系统和干部信息系统，加快建设数字档案，利用现代化技术改造传统的档案管理模式，切实提高干部人事档案工作质量和效率。2018年11月《干部人事档案工作条例》的出台，更加强调要发挥干部人事档案在干部选育用管过程中的重要作用，增加了干部人事数字档案的要求，提出数字档案管理需要遵循的基本环节，明确数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。可见，以数字化为基础的干部人事档案管理模式，对干部人事档案走向科学化管理具有重要作用。

一、干部人事档案数字化建设的重要性和必要性

干部人事档案数字化建设，运用信息化管理手段推动干部人事档案工作转型升级、提质增效，能够为干部人事管理工作提供更加及时、准确的信息，实现新时代档案管理模式的改革创新。干部人事档案数字化通过建立安全、高质量的干部档案信息库，完成对档案材料的收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。实现干部人事档案由纸质档案变为数字档案，档案查借阅由线下审批变为线上审批，管理方式由传统管档变为现代化管档的转型升级。

干部人事档案数字化，能够通过计算机实现干部人事档案的有效采集、材料收集归档、接收转递、日常查询等工作，从而提高了干部档案管理工作的质量和效率，进一步提升了档案信息的共享价值；干部人事档案数字化，可以减少纸质档案查阅的次数甚至不用查借阅纸质档案，进而实现对干部人事档案的保护。同时，干部人事档案数字化，有效地解决纸质档案查借阅过程中存在的耗时耗力等问题，能够提升效率并提升精准度，有助于干部考察和干部选拔任用工作；通过干部人事档案数字化，逐步建立数字档案信息库，对档案信息进行深入分析、综合利用和深度挖掘，不断改进和创新利用档案的方式和使用效能，更好地发挥人事档案服务干部工作的信息资源库作用，实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变。

二、现阶段干部人事档案数字化管理问题

（一）信息化支撑保障不足。干部人事档案数字化管理以信息技术的应用为核心，虽然“档案信息化”的理念已经提出多年，但是信息技术的应用广度和支持力度却与实际需求存在一定距离。不少单位干部人事档案管理数字化建设仍处于试水阶段，整体管理成效不够理想。一些单位普遍缺乏有效的信息化手段支撑，信息化建设方面基础性工作配置不到位，硬件设施老化、软件更新换代滞后。此外，人员信息基础数据采集不完善，档案数字化制作环境简陋等因素，都会降低档案数字化管理效率。

（二）制度体系建设不足。档案管理，制度先行。目前，干部人事档案数字化管理的制度规范不够健全，未建立系统、完善、健全、周密的数字化管理制度体系，对档案管理人员的约束力和指导性不够，尚不能对管理工作形成有力支撑。

（三）信息网络风险管控不足。由于干部人事档案涉密性较强，随着信息技术的飞速发展，最为突出的便是网络信息安全问题。在开放的网络环境下，干部人事档案数字化管理可能受到网络安全威胁，信息被人为篡改、泄密、删除或增加等风险，严重影响到档案信息化管理的安全性。

（四）人才队伍专业化不足。在数字化背景下，干部人事档案管理队伍需要具有更加专业化、专门化、精细化的人才队伍支持。根据《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）的要求，规定了干部人事档案数字化人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等各项基础环节的技术规范，每一项环节都需要具有专业化知识与高水平信息化技术能力的全面型人才胜任。但是从当前档案人才队伍的配置情况来看，很多单位的档案管理人员仍局限于手工操作为主的传统方式，未参加过档案管理专业的信息化技术培训。此外，人员流动性较大，档案专业化人员较少，既懂得专业知识又具备扎实信息素养的全面型人才更为稀缺。

三、干部人事档案数字化管理的优化措施

（一）提升对干部人事档案数字化管理的重视程度。干部人事档案数字化管理实现了对干部人事信息的永久保存，减少了传统纸质档案管理中人力物力投入，以高科技手段实现档案的高效管理。因此，注重对干部人事档案数字化管理的宣传引导，加大宣传力度，能够促使档案管理单位进一步认识到数字化建设的重要性和必要性，从而提高对档案数字化管理的专业能力。

（二）完善规章制度体系建设。建立和健全各种规章制度，是干部人事档案工作依法依规管理的基础。制定统一的兼具全面性和科学性的干部人事档案数字化管理工作规章制度，充分考虑到人事档案工作的特点及数字化管理的需要，结合实践经验，制定档案数字化流程规范说明，编制业务指导手册，进一步明确职责分工，规范工作规程与操作流程。多措并举，优化管理流程，维持工作秩序，确保工作有章可循、有质可查、有据可依，进一步推进干部人事档案数字化管理逐步走向成熟化、精细化、智能化，促使档案数字化更好地发挥积极作用。

（三）加强硬件基础设施建设。完善的硬件设施作为干部人事档案数字化管理工作开展的基础，是数字档案安全保管的重要保障。不少单位基础设施配备不足，除经济条件因素影响以外，主要原因是对人事档案管理意识不强，重视度不够，没有意识到一旦发生干部人事档案损毁的意外事件，将造成不可逆转的严重损失。因此，为提高干部人事档案数字化管理的规范性，保障数字档案的安全，档案管理单位须加强硬件基础设施建设。

（四）完善健全档案管理风控机制。档案管理单位应组建专门的网络信息安全保障团队，提高数字化系统的安全运行能力。首先，从权限控制方面实现“三员分离”，即系统管理员、安全保密管理员、安全审计管理员为分离角色，系统管理员主要用于创建、删除用户。安全保密管理员主要分配权限。安全审计管理员用于查看日志。同时，要保障干部人事档案信息数据库安全，根据具体管理需要选择相匹配的软件，提高数据库建设的有效性。在软件选择中要注重安全性和规范性，采取标准化软件，强化网络安全，选择升级保障能力较好的软件系统。在此前提之下，进一步严格管控数据录入、传输、存储、访问等关键节点，可采用特定MAC地址绑定，实现用户只可用固定设备访问系统，文件特定加密传输，图像文件加密技术，防截屏拍照等措施确保相关工作的安全性。其次，档案管理单位还要做好电子副本备份工作，在提高数字化信息安全性的同时，更加注意信息的一致性，避免档案被调阅的过程中出现篡改、撤换、增删等问题，这就需要工作人员做好档案调阅记录，严格监管档案流向，从借阅时间、借阅人员、借阅时限、归还日期上严格把控，档案归还后要和副本进行对照，保证信息准确无误后重新归档，这样的形式能够最大限度增加档案资源的安全性，简化管理流程和调阅手续，提高档案信息的流动效率。最后，由于档案的特殊秘密性与重要性，可以考虑采用多冗余机制确保数据不会丢失，在操作过程中通过技术手段实现系统级多份拷贝，甚至可以搭建灾难备份体系，采用双中心或多中心模式确保数据的安全。在一致性方面，系统内可以大胆尝试区块链等新技术应用于数字化档案管理，统一标准、修改留痕，通过技术手段从根本上解决篡改隐患。

（五）加强人才队伍建设，提升档案服务意识。档案管理人员是实施干部人事档案数字化管理的主力军，其责任意识和业务能力决定了档案数字化管理水平及资源开发利用情况，因此要加强档案管理人员的服务理念，提升其档案资源开发利用能力，提供更优质高效的档案管理工作。专业人才是做好工作的关键，不论是过去的传统纸质干部人事档案管理，还是档案数字化管理工作，都离不开业务能力强、整体素质高的管理人员。为促使档案管理人员在这个关键的工作岗位上发挥作用，档案管理单位要培养选拔具备严格的组织纪律性、良好职业道德的人才，并通过培训不断提升其自身政治素养和综合素质，不断适应档案数字化管理发展的需要。同时，档案管理者还要积极适应信息化发展趋势，熟练掌握运用干部人事档案管理信息系统软件，积极参加专业培训，学习高效且科学的作业技能，积极适应新形式、新技术、新模式的要求，为干部人事档案数字化发展提供有力的人才保障。

四、结语

随着社会的发展、科学技术的进步和管理理念的革新，干部人事档案工作也在不断创新发展。综上所述，干部人事档案数字化管理充分运用数字技术、网络技术等信息化手段，构建现代化的管理模式，对推进干部人事管理工作改革创新具有积极的促进作用。档案管理者应深刻认识干部人事档案数字化管理的意义和价值，不断强化责任意识、学习专业技能、树立服务理念，提高适应新时代、实现新目标、落实新部署的能力素质，加强档案管理的规范性和安全性，依托数字化优势，进一步提升干部人事档案的管理水平。