浅析学校综合档案室建设

2020-11-24大同师范高等专科学校赵永健

办公室业务 2020年22期

文/大同师范高等专科学校赵永健

对于一个学校来说，历年来档案工作都得不到充分的重视，以至于重要材料流失，学校日常工作过程中产生的重要的、对学校工作有价值的材料不能很好地得到保存，很难服务于学校工作，更不能有助于学校的发展，着实是一个巨大的损失。

要真正重视起这项工作，需要从多方面抓起：首先，要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室和档案专柜。其次，配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。最后，要将档案工作纳入学校工作的议事日程，纳入分管领导和档案员工作职责，纳入教职工日常工作职责范围和考核奖惩制度中。如何更好地开展档案工作，要从以下几个方面认真、努力开展。

一、档案管理人员需了解和完成的工作内容

（一）档案类型及归档要求。文书档案是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料；教学档案是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料；教育档案是指学校对学生进行教育管理形成的文件材料；会计档案是指学校的财务工作中形成的账、表、凭证等材料；后勤档案是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。那么对于以上文件材料，凡学校工作中形成的具有保存价值的，均由各部门进行收集、整理、立卷，按时移交学校综合档案室归档，任何部门和个人不得擅自处理或占为己有。

（二）档案归档时间。文书、会计档案材料每年4月份进行立卷归档；教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档；后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档；文书档案次年6月前归档。

（三）档案保管期限。学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

（四）卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

（五）卷内文件排列及要求。卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，拆除卷内金属物。

（六）案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文辞上简明确切。封面要用毛笔正楷字填写，字迹要整洁。

（七）归档后要求。文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统计，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

二、做好综合档案室建设

（一）档案室的要求。为了确保档案的长久安全存放，要事先考虑周全各项指标。首先各馆室的最小面积应能容纳目前的资料存放，还必须考虑一定的发展空间；地面承重最大容量为1240公斤/平方米，不得小于800公斤/平方米，采用密集架时应不大于1200公斤/平方米。密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算；一般档案室门高2米，宽1米，特殊档案室的门可加高、加宽；门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门；给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室（库），消防栓不应设在档案室（库）内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近；空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料；馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物（如老鼠等）的存在；管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。

（二）关于档案室的采光、通风要求。应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，应以人造光来照明。查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下，可以使用空调进行通风。

（三）档案室温湿度要求。不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置。温湿度范围为14℃～24℃，相对湿度为45%RH，不大于60%RH。对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地，保证环境湿度。湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应过热。

（四）档案室洁净度要求。地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。定期打扫室内卫生，清洗防尘网。

（五）档案室电源要求。如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组，UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要逆变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用机。

三、做好制度建设

（一）档案收集与整理制度。档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，之后对于归档的材料进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用，其中档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。学校档案的整理要按照教育、教学、科研、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。

（二）档案利用与服务制度。档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、折叠等。经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过7天，超过时间另行办理手续。

（三）档案安全保密制度。为建立健全档案安全管理工作机制，预防重大自然灾害和突发性事故的发生，做好应对灾害引起危害的应急处置措施准备，加强档案的安全保障和救灾能力，结合档案工作的实际情况，以“事前预防、事中控制、事后改进”的基本思路，必须制定详细的安全应急管理制度。同时档案是大到国家小到一个工作单位的宝贵财富，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

（四）档案鉴定与销毁制度。学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁，销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。