试论新形势下高等院校档案管理工作新模式

文/山东传媒职业学院 冯月

高等院校的档案管理工作涵盖了整个学院各类工作内容，所以，管理过程之中要注重各个环节的协同配合。高等院校与其他类型的院校之间存在种种不同，在学院基础设施构建、工作岗位设计以及工作人员职能分布等方面都有所不同。这也导致对于档案管理工作的重视性有所不同，因为各院校之间的差异以及对档案管理的重视程度不同，致使档案管理工作缺少规范流程，无法适应大数据时代的信息化社会。各方面的问题汇集在一起，形成了高等院校管理工作进步道路上的拦路虎。所以各大高等院校务必意识到档案管理对于院校的价值。

一、档案管理工作的意义

（一）档案真实记录着高等院校的发展经过。高等院校的档案之中，不单单记载着学院内部的党政工作，同时也拥有对学院内部所有教育活动以及管理工作的初始记录。只要是完整的高等院校档案，一定囊括了整个学院的教育活动以及校务管理工作过程中的初始记录。在完整的档案之中能够了解到院校的发展经历，对于高等院校的改革进步，推陈出新，有着无法磨灭的参考价值。

（二）档案衔接着高等院校的各类工作。准确来说，高等院校的档案不单单能够帮助领导了解学院历史，还能够在这个基础上，提出改善的意见。更加关键的是，因为档案自身是源自文书文件，文书处理之后才会成为档案。所以，不论是高等学院的管理部门还是教学部门，只要能够对学院档案开展深入了解，就一定能够提升管理工作的质量或者教育工作的针对性以及有效性。高等院校的科研和教学以及管理工作都与学院同样有着连贯性的优点，将档案完整保留下来，对于学院内部各类工作的开展都能够起到一定的推动作用。

（三）档案是评估院校人才培养水准的重要凭据。高等院校办学质量的评估考察需要大量的事实依据作为参考。所以，保存着学院办学经历、规模发展、师资力量、专业设置以及教育质量等方面，对于学院的管理制度、办学观念、资源的持有状况等都有详细记载的档案就成了评估考察过程中重要的参考，评估过程中对档案的全面了解能够对整个高等院校的发展水准有全面的了解，所以档案对于高等院校的地位名望提升有一定程度的影响。

（四）高等院校合同管理的重要性。制度也就是规章制度，是政府机关、社会团体、企事业单位为了保持日常工作、劳动、学习、生活的秩序，确保工作的有序进行，遵照法律、法规、政策所制定的拥有法律有效性、约束力等的应用文，是各种行政法规、制度、公约的统称。现代高等院校的业务往来以及教职工的教育管理活动，主要通过合同的形式展开，合同是高等院校开展业务的凭证，是高等院校运行的保证。合同管理的内容主要有：合同的制定、执行、变更、接触、转让、结束。合同管理的根本是要求高等院校规范化、标准化。高等院校想要做到合同管理工作有效进行，务必形成合同管理机制。通过制度的构建，提升管理的有效性，能够降低因为合同纠纷给学校所带来的负面影响以及经济损失。

二、高校档案管理模式的实际状况

（一）对于档案管理的重视程度不足，管理模式落后。高等院校作为国家培养人才的重要基地，主要的作用是以教育学生为主，对于档案管理的重视程度不足。大多数高等院校的档案管理还是使用过去落后繁琐的管理模式，只是对于档案资料进行收集、归纳和总结，这样的模式无法将档案管理的价值体现出来，以往的档案管理主要是对于纸质档案的存储，可是，在信息化的现如今，更加需要注重电子档案的运用以及价值的体现。

（二）档案管理的技术十分落后。目前的档案管理主要是以人力为主的模式开展的，管理模式比较粗糙，电子化档案资料的存储所需要的技术水准相对于以往是一个较大提升，现在的管理模式比较落后，根本无法及时有效地完成档案管理工作。

（三）档案管理安全观念不足。目前档案管理工作的安全防护主要是人力防护、物体防护以及技术防护，只需要做到这三方面的防护，档案的安全性就能得到很大的保障，在如今科学技术不断改革创新的时代，各种病毒、黑客入侵的事件屡见不鲜，导致电子档案资料的安全性遭到了很严重的干扰，只要保存电子档案的设施使用年限过长，客户端就极其容易遭到各种网络黑客的攻击，作为档案管理工作人员，对于档案资料的安全性需要着重应对。

（四）档案管理工作人员的基本素质有待提升。大多数高等院校的档案管理工作人员是从其他工作岗位转岗过来的，没有经过专业的档案管理知识培训，只是简单地认为完成档案资料的收集以及归纳就可以了，不需要技术能力。在如今日新月异的信息化技术发展时代，这类没有专业能力的档案管理工作人员会遭到淘汰，因为这类工作人员会致使档案管理工作无法科学有效地展开，导致高等院校的各个方面的发展遭到遏制。

（五）档案资料信息真实度不足。档案资料信息不全面且真实性不足，高等院校的档案资料主要通过各级院校层层上报，中间所需要的操作流程比较多，工作流程复杂，易出现资料遗失或者数据失去真实性。

三、新形势下高等院校档案管理模式的改革措施

在新形势下，我们需要根据时代的进程，对高等院校的档案管理模式进行有效的变革，更好地为高等院校的各类工作服务。

（一）增强对高等院校档案管理工作的重视程度。高等院校档案管理工作是否能够有效开展同时促使高校持续发展，其关键就是高等院校能够对档案管理工作有足够的认知。在新形势下，想要优化高等院校档案管理工作，最重要就是学校领导对档案管理工作有足够的重视，增强在档案管理工作方面各类资源的投入，为档案管理工作带来更好的工作环境。除此之外，还需要增强高等院校教职工对于档案管理工作的认知程度，档案管理工作所涵盖的领域多，所以，高等院校所有工作人员对于档案管理工作需要有足够的认知，才能够提升工作质量。

（二）构建全面有效的档案管理制度。构建出科学合理并且全面有效的档案管理制度，是促使高等院校档案管理工作实现规范化的有效措施。所以，有关部门务必凭借高等院校发展情况设计出有效且合理的档案管理制度，在全面的档案管理制度之中，对档案管理工作制度进行充分利用，时刻注意制度的实施进度，保证档案管理制度的价值能够得到充分体现。

（三）改变思想观念。在高等院校的档案管理系统之中，一定要树立起对档案管理工作认真负责的态度，从过去的档案资料存储改变为以档案服务为主的思想观念，着重宣传信息化的档案管理模式，树立大数据时代观念。在档案管理工作之中着重体现信息化技术对于档案管理工作的影响，加强为高等院校各类工作服务的思想，促使档案管理工作从过去的纸质档案存储朝着现代信息化档案资料发展，建立档案资料数据库，为高等院校服务。

（四）提升档案管理技术水准，带动档案管理信息化构建。随着科学技术的不断发展，信息化已经作为各个行业改革创新的追求，高等院校档案管理同样也需要配合时代的发展，自发带动档案管理信息化的构建。先要健全基础设备的配置，高等院校需要针对这个方面加大对档案管理的资金投入，购买先进的软硬件设施来加快档案管理工作信息化构建的进程。此外，还需要对设施进行不定期更新以及优化。促使档案管理资料电子化、数据化，在计算机技术的支持下，把全部档案信息存储到档案管理系统之中，建立档案信息数据库，以便管理工作人员及时有效地找到所需信息。

（五）提升档案管理安全观念。因为高等院校档案管理信息化构建的不断进行，档案管理的安全性成为大家十分关心的问题，因为所有的档案信息都存储在网络中，这样就会遭受各种网络攻击，怎么确保档案资料不被盗取、擅自修改以及删除，是高等院校档案管理工作人员需要面临的大难题。这就需要健全档案管理系统，及时安装防火墙以及杀毒软件，预防各类网络攻击。在档案访问权限之中设置不同的阶段，对于重点保护文件进行着重加密，只准许指定的人进行访问。

（六）提升档案管理工作的基本素质。“磨刀不误砍柴工”，想要高等院校管理工作行之有效，就需要招聘具备专业能力的档案管理人才，才可以从源头改变过往的档案管理模式，自发带动档案管理信息化的构建。除此之外，还需要对现存的档案管理工作人员进行培训，从专业知识以及操作能力这两个方面上提升档案管理工作人员的基本素质以及技术水准，让档案管理工作人员除了专业的档案管理知识，还具备信息化技术能力以及安全防护能力，成为复合型档案管理工作人员。

四、结语

在新形势下，高等院校档案管理模式的改革，要高效使用信息化技术，对过去纸质档案管理模式进行改革，极大程度上能够解决过去大量纸质档案带来的存储问题，减少了档案管理的资金投入，将档案管理的价值完美体现出来，做到信息化的资源共享，提升了高等院校档案管理水准，为高等院校各类工作带来更好的服务。高等院校各类工作的开展都离不开档案管理工作，只有档案管理模式进步，才能给高等院校的进步打下扎实的基础。