对行政单位档案管理创新思路的探讨

2020-11-24单县医疗保障局张帅

办公室业务 2020年22期

文/单县医疗保障局张帅

作为国家机构的重要基础构成，行政单位承担着维持国家稳定运行的责任，其内部档案管理所具备的行政性、管理性以及服务性特点，使它与政治、经济联系非常紧密。因此，积极创新档案管理，维护好档案资料的完整、安全、有效性非常重要，本研究体现出一定的理论价值与现实意义。

一、行政单位档案管理创新的必要性

行政单位的档案主要记录了单位内部各项工作、业务及人员基础信息和重要文档资料，行政单位档案汇集了行政单位部门所有有价值的信息。行政单位人员要想落实好自身的本职工作，并且发挥出行政单位的职能作用，就应该依托档案资料来进行，为行政人员和行政部门提供非常重要的参考作用。此外，在推进各项工作过程中，如果遇到难以解决的难题，行政人员还可以借助行政单位档案资料信息，查阅并借鉴前任的经验和方法，吸取教训，从而更加快速地解决问题。因此，行政单位积极创新档案管理方法，转变档案管理思路，始终践行“以人为本，以用为本”的档案管理理念，并构建起数字化、智能化和电子化档案管理体系，这对加快行政单位办事效率、提高单位服务水平与任务落实力度，更好地促进行政单位适应新时期发展，顺应时代潮流，提升单位社会形象与价值有着非常重要的作用。

二、行政单位档案管理现状

（一）不具备完善的档案管理制度。从当前实际情况来看，我国部分行政单位开展档案管理工作时，缺乏与新时期发展相适应的档案管理制度，在落后制度制约下，其产生的矛盾与问题也非常多。例如，很多行政员工不具备档案管理工作的参考机制认知能力，在开展日常工作时忽视了档案资料的作用。一些单位虽然构建了相对完善的档案管理制度，但落实程度不够，档案管理工作缺乏执行力度等，使得每一项条款要求无法规范落实。还有部分行政单位没有将奖惩机制有机融合到档案管理工作中，一些工作人员出现问题后就会相互推卸责任，甚至对档案工作表现出敷衍、消极态度，更别提档案管理创新思路的发散与发展了。

（二）现有档案管理设备相对落后。我国有很多行政单位的档案管理现代化设备建设相对落后，基本上都是将档案管理归纳到单位办公室管理范畴下。这种缺乏独立性的档案管理工作，行政单位领导很难投入足够的精力、资金来支持档案管理现代化发展建设，整体上呈现出档案管理基础差、条件落后的情况。虽然目前一些行政单位设置了专门的档案室，但这些档案室又承担着储藏室、杂物间的功能，相关管理设备也不够齐全，甚至一些设备陈列久，出现老化、破损问题，不利于档案管理工作的高效开展。另外，很多行政单位的档案资料是纸质的，再加上档案室保安措施不到位，档案室可以随时出入人员，对档案的丢失、破损都有着一定的隐患。传统设备下，行政单位人员要想快速查找到所需要的资料信息，效率不高，尤其在档案资料非常杂乱、繁多的情况下，若没有配置相应的现代设备和技术，则查阅资料存在较大困难，因此行政单位开展各项工作效率将降低。

三、行政单位档案管理创新过程中存在的问题

（一）档案管理方式缺乏创新。随着信息技术的飞速发展，国家开始重视起档案管理现代化创新，而很多行政单位却没有跟进时代步伐，在档案管理方式、理念上均缺乏创新性。要想对日渐庞大、复杂的档案信息进行高效处理，离不开档案管理方法的科学性创新。目前很多行政单位对于档案的管理仍然是简单的模式与方法，面对日渐复杂庞大的资料信息管理越来越凸显出各类问题。在行政单位发展进步过程中，这些简单、落后的档案管理方法大大阻碍着档案资料的快速、及时整理和归档，势必会造成大量资料信息的缺损与丢失。

（二）行政单位缺乏创新理念。传统行政单位的档案管理工作主要流程是：首先工作人员系统化整理档案资料，其次开展档案管理。这种管理理念使得管理效率大大降低，主要原因是档案观念的不足，理念创新力度不够，管理人员始终保持落后的观念，缺乏创新和优化意识。这就导致具体的档案管理工作无法实现全面化管理。此外，在档案管理人员创新意识与管理观念淡薄的背景下，还可能会影响行政单位档案资料的保密、安全性，对开展具体的工作人员有着一定的消极影响。

（三）档案管理缺乏技术创新。信息时代背景下，很多行政单位开始投入电子档案管理设备，以尽快实现电子档案管理模式。但实际上，由于档案管理技术创新力度不足，虽然有了先进的设备，但使用效率与频率却不高，无法充分展示出电子档案管理的优势。此外，落后的档案管理方法和技术下，行政单位档案管理操作性降低，人员利用信息工具技术能力得不到提升，档案管理无法实现现代化。

（四）创新人才短缺。行政单位内部的人员及档案管理者有着创新意识不足、创新能力得不到培养和提升的问题。很多行政人员安于现状，不愿意探索、思考，认为只做好自己的本职工作就可以了，对自身未来的成长缺乏正确的认识，这使得他们对自己的要求越来越局限，创新意识也就难以发散出来。同时，一些档案管理人员专业技术水平较低，再加上行政部门没有给予及时教育和培训，行政单位档案整体创新水平较低。此外，行政单位的人员常常出现岗位变动的情况，岗位负责的工作内容也随之变动，使得行政单位内部人员业务水平参差不齐，影响人员的有序管理，并阻碍着档案管理工作的顺利开展。

四、行政单位档案管理的有效创新思路

（一）档案管理创新前提是思想观念的创新。新时期，行政单位现代档案管理工作推陈出新的前提就是加强思想理念的创新，要求档案管理人员、行政人员和单位领导者的思想观念必须与时俱进、不断发展创新。同时，还要清醒地认识到现代社会档案管理工作模式、内容、价值与过去相比都发生了改变，明确具体的改变方向，使得自己的理念也随着相应改变和转变。例如，原来行政单位档案管理工作封闭性较高，因此管理服务方式基本上为被动式。但在新时期，行政单位档案管理工作范围变得越来越广泛，不仅包括政治，同时在经济、科研、教育等方面均发挥着非常重要的作用，档案管理工作已经成为现代社会发展、经济建设、教育改革等获取信息资源的必要内容。在时代发展变化的背景下，档案管理也要融合现代档案管理工作的新需求，同时档案管理工作人员通过转变思路，积极运用创新技术手段，在不断创新的理念下指导档案管理工作开展，从而及时、准确地解决档案管理创新过程中的一系列问题。另外，行政单位领导者也要重视起档案管理人员创新思维的培养。创新作为全新的思维方式，属于一个相对性观念，即在传统方法与观念的阻碍下，突破新的思维模式来分析与解决问题。创新思路还有着一定的开拓性作用，档案管理思路的创新过程中，新观念、新技术、新方案以及新理论的出现，使得人们不断拓展了新的领域，其所具备的新颖性、灵活性、思维逻辑性对提升档案管理工作效率有着不可替代的作用。

（二）档案管理工作的动力是技术创新。档案管理工作中的技术创新是提高行政单位档案管理水平的关键。档案管理人员不仅要积极转变管理理念，还要自觉从管理手段、技术方面深入研究，加强创新，坚决克服旧思想、旧模式的束缚。通过树立起档案管理就是信息资源的理念，认识到档案管理对经济效益、社会效益增长的重要性，将被动服务转为主动服务，由静态、间接管理逐渐发展为动态、开放管理。另外，积极进行管理手段创新，引入数字化技术和相关设备，确立数字化是未来行政单位档案管理的新方向，使得技术创新成为不断推动、提升和优化行政单位档案管理水平的坚实力量。

（三）管理制度和机制的创新。行政单位档案管理制度与机制要不断创新和优化，例如通过制定并明确档案管理方针与目标，构建科学的考核评价机制，制定档案管理者奖惩制度、精益化管理体系等，做到档案工作的职责明确、管理细化以及奖惩分明。

（四）加强档案资源的创新，满足档案应用需求。档案管理工作的创新与发展还要依托现代化先进设备与技术，若没有实现档案信息化以及档案管理的现代化，档案工作只能流于表面，无法发挥出实际作用价值。档案工作的发展要与社会发展相协调，通过配备必要的信息化设备，从而实现档案管理的现代化建设目标。第一，行政单位要坚持一体化建设。档案管理部门要树立起档案管理系统与档案文件系统共同建设创新的理念，通过交换和共享档案管理与现行文件不同时期的信息资源，对减少信息数据重复录入、规范录入有着一定作用。此外，制定科学的纸质档案作业程序，要求档案管理人员严格按照程序标准，将纸质档案设计为电子档案作业流程，从而不断朝着数字化档案建设方向前进。第二，落实档案网络化工程建设。行政单位的档案资料信息如果束缚在档案室中，就无法发挥出它应有的作用。档案管理人员要认识到，档案管理工作的本质是服务社会，因此要在档案具体应用下进行创新。例如，通过建立档案网站，建立电子档案，加强档案信息化和网络化建设力度，充分发挥档案资源信息的社会服务功能，从而为社会群众提供更加快捷、优质的服务。

（五）人才吸引与保障。行政单位要加强创新性、技术性人才的吸引与保障，充分发挥他们在档案管理创新过程中的作用。一方面，重视档案管理人员的培养，完善培养机制，鼓励档案管理人员积极创新，以此激发他们的主动性和积极性；另一方面，制定和落实人才激励政策，建立起专业人才队伍，为行政单位开展档案管理创新奠定人才基础。