煤炭企业档案信息化管理系统应用策略

文/山西西山晋兴能源有限责任公司 魏宇

互联网技术的发展为煤炭企业的档案管理工作带来了更多发展机遇，实现了信息化管理。采用档案信息化管理系统可以在提升工作效率的基础上降低运营成本，促进企业稳定发展。

一、煤炭企业档案管理信息化的必要性

随着数字化网络的快速发展，煤炭企业开始采用信息化的管理措施，以提升决策质量水平。在煤炭企业的生产经营过程中，档案管理工作属于十分重要的组成部分，实现档案管理信息化，可以在整合档案信息的基础上，提升管理效率，促使企业有效利用丰富的数字资源，创新企业决策。除此之外，档案管理信息化还可以实现部门整合，降低了人为因素失误的发生几率，在削减机构规模的基础上促进了各部门人员的积极沟通，强化了流程管理力度，调动了各部门工作人员的积极性与主动性。

二、煤炭企业档案信息化特点

（一）原始性。档案工作关键的管理对象为原始文献，档案信息化过程必须注重信息来源，确保智能分析工作有法可依。档案属于记录历史的凭证，价值不仅在于记录的内容，关键还在于记录的痕迹，比如录像带、软盘等。为了确保档案信息化后不丢失自身的载体原始性，企业应设置纸质、磁带等版本库，以确保载体信息的原始性。

（二）准确性。这是数据分析的基础保障，电子文档与纸质文档均存在数据录入错误问题，影响了档案资料的准确性。纸质档案资料可以修复，但电子档案不具备这个优势。对此，档案信息化过程中应确保数据资料的准确性，充分降低错误发生率。

（三）丰富性。档案资料的来源途径较为广泛，包括人事管理档案、煤矿生产档案、行政管理文书等方面。在档案信息化的过程中，企业应注重其丰富性，将各种来源的档案资料转化为电子文献，且还需要注意录入方式、储存方式以及储存格式的多样化。

（四）服务性。档案的最终价值则是用户的开发与利用。传统档案资料不利于查找使用，自身的服务性较差。档案信息化后应充分利用计算机技术、电子设备等明确设定操作界面，减少大量繁琐的纸质签单流程，开发便于工作人员使用的管理信息系统，从而为用户提供更为满意的服务。

（五）智能化。信息技术的发展使得档案资料的存取具备一定的智能化，避免了大量繁琐重复的日常工作，可以节省更多的时间与精力，使得档案工作的发展具备更高水平。除此之外，档案信息化也可以针对不同层次的用户进行分析研究，减少了用户使用档案的中间环节，可以准确满足不同用户的实际查找需求。

（六）资源共享。档案信息化可以为档案管理人员与其他管理人员、用户与用户之间提供良好的沟通平台，可以确保用户通过档案数据的网络接口与终端有效利用档案资料。档案信息化增强了资源共享的便捷性，拓宽了档案资料的来源方式。

三、煤炭企业档案管理信息化的现状

（一）企业并未建立档案管理信息化系统。当前我国多数煤炭企业正在改变以往粗放型的管理方式，实行集约化管理，必然需要实现信息化管理。当前多数煤炭企业并未做好整体规划，企业档案管理、煤炭开采、安全信息以及生产监控等工作系统之间的数据转换并不匹配，无法协调运行，以致运行效率较低。除此之外，档案资料的利用效率也较低，实际工作中，多数档案管理人员无法有效记忆档案资料的类别与数量，仅通过目录卡与库价目录进行查找。这种查找方式只可以检索档案的名称、管理号、图号以及页码等信息，无法获取实际的资料信息。档案管理人员无法获得档案的实际库存量与流通情况，也不能准确核实用户、部门是否存在重复借阅档案的行为。

（二）档案管理人员的信息化观念淡薄。多数煤炭企业重视自身的生产任务，忽视了档案管理工作，认为档案信息化管理仅仅是将相关资料输入电脑中，并未实现档案管理的一体化、自动化以及网络化，也未从根本上重视档案管理工作。

（三）档案管理保密工作缺乏规范性。多数煤炭企业均具备技术含量较高的新建项目，比如直接液化技术、自主知识产权的高新技术等，这些专利技术不但属于企业的商业秘密，也关乎国家的经济利益。多数煤炭企业并未重视做好保密工作，也没有制定完善的保密制度，缺乏管理机构，以致企业的生产行为缺乏保障。

四、煤炭企业档案信息管理系统建设策略

（一）强化档案信息化。一方面，煤炭企业的领导应充分重视档案的信息化管理工作，并建立综合素质水平较高的信息化人才队伍，在确保全体员工积极配合的基础上加快企业档案信息化建设进程。另一方面，企业应树立法制意识，真正实现依法治企。煤炭企业应做好《档案法》等相关法律法规的宣传工作，在提升工作人员工作自觉性的基础上，明确执法的严肃性，杜绝档案管理过程的错误思想。除此之外，还应做好档案管理工作的制度与网络建设工作，在企业发展规划与年度计划中纳入档案信息化管理工作，并在资金与人力方面给予大力支持，确保档案信息化管理落到实处。

（二）统一档案信息管理标准。为了更好地发挥煤炭企业档案信息化管理系统的作用，相关工作人员在建设档案管理系统前，应统一相关管理标准，做好规范建设。当前并未针对档案信息系统建立完善的管理标准，为了提升档案信息工作的开放性与规范性，煤炭企业应结合自身的情况建立统一的档案信息系统标准与网络层次，实现档案资源的共享，促进档案信息化管理系统的正常运行。

（三）明确档案管理职责。档案信息化建设期间，工作人员需要将纸质、软盘以及目录卡片中的资料转化为图片、电子文件，且期间应确保准确性，保证信息化建设前中后期的安全管理。在档案信息化过程中，最为繁琐的工作便是责任划分与管理流程问题。一方面，应确定企业档案信息化建设的总负责人，确保其深入了解整个档案管理的信息化建设情况，制定完善的信息化建设流程，并在统筹全局的基础上及时解决档案信息化建设期间出现的相关问题。档案信息化建设不仅涉及档案室，还涉及研究所、技术所、信息化处以及各煤矿生产处等部门的协作，当各部门意见不一致时，牵头部门与负责人需要综合反馈，做好相关的协调工作，以有效促进项目的顺利进行，由此看出牵头部门的重要性。由此，档案信息化建设的牵头部门为档案室，负责人带领更多的基层员工进行信息化建设工作，确保项目中各部门的良好配合；另一方面，应明确档案信息化建设项目中各个参与部门的组织结构，包括档案室、信息数据提供研究所、技术处以及生产部门等，应确保各部门的分工，从而高效推进档案信息化进程。由此看出，企业在档案信息化建设期间，相关部门应积极参与，定期组织，针对性提出需求与意见，明确落实自身的职责，以更为积极的方式参与档案信息化建设工作。

（四）强化基础设施平台建设。在煤矿企业的运营过程中，档案室属于十分关键的行政管理部门。档案信息化的过程中，企业应及时更新老旧设备，废除使用不便且损坏的集中资料库，更换档案单独带锁资料架，并在带锁密码的文件柜中存放涉密载体档案。同时，还应在档案资料库中增加通风设施，配置完善的电子温湿度测量仪器，以便有效记录档案室内的温度与湿度情况。在档案信息化建设过程中，相关工作人员还应借鉴学习更多的先进经验，在结合自身实际需求的基础上建立针对性的信息管理系统，以有效满足档案信息化建设的长期需求。除此之外，煤矿企业还应在平台建设过程中为档案管理信息系统搭载服务器的计算、负载以及存储等功能，以便档案管理系统的顺利运营。建设系统平台时，还应保证档案存储格式与拓展接口的兼容性，确保管理人员与用户利用档案管理信息系统，根据实际需求增减、更新相关的基础设施，设置兼容性较高的存储格式与拓展接口，确保档案管理信息系统可以拥有更多的新功能，为新系统信息转移工作提供更多基础。

（五）提升档案管理人员的素质水平。随着互联网技术的快速发展，煤炭企业的档案管理水平得到了大幅度提升，对档案管理人员提出了更多要求。由此，档案管理人员除了应掌握更多的档案管理专业知识外，还应学习更多的计算机软件操控知识。当前多数煤炭企业的档案管理人员素质无法满足信息化系统的运行，此时企业应为档案管理人员提供更多的专业培训机会，或者使其参加档案管理研讨会议，学习更多的理论知识与实际操作技能，以促进档案信息管理系统建设工作稳步开展。

（六）做好档案数据安全管理工作。一方面，应做好档案信息的网络化归档工作，企业应充分利用网络化办公平台归纳档案资料，要求档案管理人员做好统筹规划，明确自身的职责范围，利用自动化办公平台输入档案数据信息，年终检查时只需向档案监督部门移交一份组卷清单即可，降低计算机输入的工作量；另一方面，应做好档案数据库的建立与完善工作，确保重要数据的安全性。煤炭企业应建立收藏档案的目录数据库，将档案的类别、档号、题名、负责人、数量、主题词以及原文等情况输入计算机中，建立完善的数据库，以便通过检索充分利用档案原件。同时，还应建立基层报表数据库，及时通过网络系统直接将报送与反馈的数据信息填入数据库系统，并在满足上级要求的基础上，进行针对性调整。煤炭企业应利用自动化办公系统建立档案基本数据库与动态数据查询系统，方便用户访问公开、非保密的档案信息。且对保密档案设置查阅权限，并建立电子档案信息数据备份中心、灾难恢复系统以及事故应急响应系统等，保证档案信息的保密性与安全性。

五、结语

随着现代科学技术的快速发展，为了顺应时代潮流，煤炭企业必须采用信息化档案管理系统。档案管理工作具备一定的系统性与复杂性，只有在借助信息技术的基础上充分利用档案资源，才可以切实提升煤炭企业的档案管理效率，使其更好地服务于员工，服务于企业。