论国有企业档案管理信息化建设

文/陕西延长石油机械装备制造有限公司 甄永芳

当前阶段，国有企业开始了全面转型与升级工作。国企的档案管理信息化建设成为整个企业工作的核心任务和主要内容。众所周知，国企在日常的业务往来与各项工作中必然会产生诸多重要的电子文件以及各种资料，倘若这些重要文件和资料无法获得系统化的管理和保存，那么便无法发挥应有作用。鉴于此，创建科学化的国企档案信息化管理系统已经成为国企档案管理工作的当务之急，也成为摆在国企管理层面前烦冗的工作“重难点”。

一、当前阶段国企档案管理信息化建设的意义

在信息化时代全面到来之际，档案管理工作已经成为整个国企经营与运转过程中重要的组成部分，并且起到了重要作用。档案管理工作能够为国企的目标与方向提供各种详细的数据资料支持与帮助，还能够对国企日常运营工作进行科学化的指导与借鉴。因此，这项工作在当前必须要全面展开信息化建设，发挥出应有的高效作用。信息化档案管理对于国企具有极为重要的发展意义，主要表现在以下几个方面：1.在当前市场经济日益开放化且竞争日趋白热化的背景之下，想要充分发挥出“领头羊”的作用，国企就应当不断开拓、不断创新与不断尝试，通过企业发展渠道的拓宽与延展，向着更高目标迈进。信息化档案管理完全能够为国企的前进指明方向，打下扎实的根基。2.国企想要全面快速健康地发展，离不开各项先进信息技术的支持和推动。现阶段国有企业档案全面展开信息化建设，在某种程度上能够将最新的数据以及参考资料提供给国企，对国企改革和创新起到重要的辅助作用。3.国企全面实施档案信息化管理制度，能够有效推动和促进国企文化的各项建设工作。鉴于国企的档案既对企业发展以及运营过程进行了详细化的记载，同时也针对企业文化和企业特色进行较为明确的标注。全面做好国企档案信息化建设工作，必然能够有效提升国有企业的文化质量和文化氛围。

二、当前阶段国企档案管理信息化建设的优势

现阶段，一旦国企档案管理逐步完成各项信息化建设后，整个档案管理工作必然会“旧貌换新颜”，迎来一个全新格局。其作用以及优势主要体现于以下四大方面：

（一）全面实现信息资源的共享与交流，使整体工作效率得到飞速提高。依靠网络以及计算机等先进技术，国企在档案信息的管理方面能够更加快速，数据汇总更加便捷，各种资料以及资源能够有条不紊地分配、存储以及再度利用，使整个档案工作的效率和质量取得质的飞跃。

（二）通过信息化档案管理模式，国企的档案查询工作必将更加快速、高效，档案的有效利用率会更高。回顾较为落伍且传统化的纸质档案时代，档案管理工作不但浪费时间，还极度耗费人力、物力。并且整个管理工作由于太过复杂而导致准确率较低、纰漏不断。而在国企档案信息化建设不断完善之后，通过先进的搜索平台以及查询系统，想要迅速寻找到各类信息可谓轻而易举，这种既灵活又快捷的档案查询模式和方法无疑提升了国企档案的利用价值。

（三）针对备份与管理技术方面的升级。在档案管理过去的“纸质时代”，许多档案因管理不慎或者因为人为因素造成的损坏和缺失现象极为普遍。在国企档案信息化建设取得巨大成效之后，信息化档案管理过程中将不会再出现上述现象。超快速的备份与复制工作能够在极短的时间内完成，所需的电子设备存储体积大小仅仅在于“方寸之间”。这种先进的存储管理模式无疑让整个国企档案管理工作质量与效率大大提升。

（四）先进的信息化档案管理能为国企的重要决策给予客观的参考和正确的指导，能够有效提升整个企业的经济效益与社会效益。某种程度上来讲，国企的档案管理部门堪称是企业信息资源极为重要的数据库，能够提供给整个企业诸多极具价值的信息数据，信息化档案管理工作能够对所有资源进行快速整合，并且让信息获得成本降至最低。

三、当前国企档案管理信息化建设面临的问题

（一）国企管理者缺乏重视。平心而论，当前阶段国企档案管理信息化建设虽然取得一定成效，但还是面临诸多问题以及不足，亟待解决。相当一部分国企管理者缺乏对档案信息化建设工作的重视和关注。管理者们往往觉得档案信息对于国企而言并没有实质性的作用，并不需要作为国企一项重要的日常管理工作而落实，在这项工作开展过程中，没有提供相应的资金支持，同时也缺乏信息化档案专业人才的引进与培训，国企档案信息化建设可谓举步维艰。

（二）国企网络系统缺乏完善性。毫无疑问，国企档案管理信息化建设想要有序进行，离不开科学的、完善的网络系统支持。但实事求是地讲，现阶段国企档案信息化管理没有形成一个固定化、统一化的标准，结果致使整个网络系统缺乏一定的完善性，对国企档案管理信息化建设各项工作开展形成各种制约。

（三）信息化档案管理人才匮乏。国企档案信息化管理建设各项工作离不开优秀专业人才的努力。但当前阶段，国企档案管理人员的综合素质以及专业水平普遍较低，无法满足这项工作对人才的高标准以及严要求。毕竟传统意义上国企档案管理工作简单易懂，管理人员无须掌握各种复杂的信息技术。当信息化档案管理建设工作全面展开时，这些老员工便觉得束手无策，缺乏先进的技能与知识进行各项实践操作。人才匮乏，使现阶段国企档案信息化建设工作遭遇巨大“瓶颈”。

（四）国企档案信息缺乏安全性。众所周知，凡是档案，都会具备一定的特殊性以及保密性。国企档案的重要意义和特殊性不言而喻，所以在国企档案管理信息化建设每一个环节中，档案的相应保密工作必须要高度重视。但是，鉴于现有保护机制以及防御措施的落后，国企档案信息经常被黑客入侵或者被各类病毒破坏、感染。这种情况无疑让档案信息失去应有的安全性和保密性，面临着较大的泄密风险。

四、有效加强国企档案信息化建设的策略

（一）管理人员必须要加强档案管理的信息化理念。结合上文分析不难看出，国企档案信息化建设过程中所面临的问题与考验比比皆是。想要有效解决这些问题与弊端，全面提升国企档案信息化建设的各项工作效率与质量。应当加强所有管理人员对这项工作重要性的认识。让所有人形成一种共识，那就是这项工作是未来国企档案工作的主要方向和必经之路。只有加强档案管理信息化理念，从整个管理层到具体的管理人员才能够集中精力，激发工作的主动性和积极性，全身心投入档案信息化建设的日常工作之中。

（二）全面创建完善的档案信息化管理系统。当前大中型国有企业全面创建符合企业内部健康、稳步发展的档案信息化管理系统是当务之急。否则，在激烈的市场竞争大环境下，继续沿用传统守旧的档案系统必然会遭到竞争者的残酷淘汰。具体来讲，所谓的完善化、科学化的档案信息管理系统，应当能够支持各类主流化的办公软件，并且还应当拥有多种文件储存格式。最重要的一点是，所采用的纸质文件资料一定要和电子版文档进行自然衔接和交换，完美实现双重存档，这种模式能够提升文件资料的安全系数。此外，这一完善的档案信息化管理系统还能够让企业每一个部门人员进行相关资料的查阅、搜索以及整理工作，不但快捷方便，而且效率高。

（三）积极培养和引进优秀档案信息化管理人才。国企档案信息化建设整个流程中，信息管理人员的操作以及实践工作自始至终都将是不可或缺的重要环节。鉴于此，国企在日常人才培养以及人才招募过程中，必须要加强培训质量以及加大资金投入力度。比如说在人才培养方面的各项专业培训以及指导环节中，国企管理层应当精挑细选出能力出众且有责任心的优秀管理人才以及专业技术人员，定期、定点进行系统化培训和检查。让所有国企档案信息化管理工作人员能够树立明确的工作目标和发展方向，充分发挥出应有的技能水平和工作能力。此外，在先进人才的招聘以及引入环节，国企人力资源部门应当采取高薪竞聘、广纳良才的选拔原则，为应聘者提供一个公平、公正的竞争舞台，让优秀的档案信息化管理人才有机会大展拳脚，将自己的知识水平和专业技术全面展现出来，为国企档案信息化建设工作添砖加瓦。

五、结语

综上所述，当前阶段，国企档案管理信息化建设任重而道远。国企相关部门的管理层必须给予高度重视和支持。结合本企业的具体情况，制定出一套行之有效的建设方案和推动策略。相关管理人员以及技术人员也应当在日常工作中不断探索、不断创新，力争寻找到更为科学化、合理化的档案管理信息化理念和方法，全面提升国企档案管理信息化建设的质量与效率，力争让国企档案管理工作的整体水平迈上新的台阶。