“互联网+”时代三甲医院档案管理方案研究

文/恩施土家族苗族自治州中心医院 王莎白 曹瑞

医院部门多，医疗信息繁杂多样，尤其是医护实力雄厚的三甲医院，日常产生的各类文本、资料、信息等数量众多。通过开展档案管理，可以将此类信息文件化，从而形成档案资源。“互联网+”时代，信息的传递和处理更加便捷和有效，档案管理的理念也发生了深刻变革，三甲医院如何开展科学档案管理是十分值得研究的问题。

一、恩施某三甲医院档案管理现状

恩施州医院众多，但高等级医院少，本文中的医院是恩施州及周边地区第一所集医疗、科研、教学和保健于一体的三甲医院。该医院档案主要分为病例档案、文书档案、财务档案、科研档案等，其中，病例档案信息数量最多。目前，医院病床数超过千张，医院在岗职工2479人。2019年全年门（急）诊病人数达160.39万人次，住院病人数达10.35万人次。每天门诊患者产生的医疗、人事、财务信息数据较为庞大，必须归档管理。

该医院作为省特级档案管理单位，设有专业的综合管理档案室和病案室。其中综合管理档案室负责除病案室以外的所有档案信息，配置专业档案管理人员4人。病案室配置专职管理人员16人。另外各职能科室和部门也分别配置兼职或专职档案管理人员，生成的档案文件定期报送综合档案室和病案室。该医院注重档案管理的现代化，很早就推行无纸化办公，建设有综合性门户网站，患者可远程挂号、咨询等。综合档案室采用科怡专业档案管理软件，可将各职能科室档案分门别类地纳入数据库，统一管理。该管理软件可实现权限管理、数据共享、数据录入、检索、统计、转移等多类功能。在档案号编制上，档案室也为不同门类的档案进行了科学编号。所有入库的档案卷宗均有卷宗号、部门类号、年份日期、保管期限、流水件号和盒号。保证档案正确归类、入库和与电子档案对应。档案管理的电子化和科学化，使得医院数据信息的保存和流转更加规范和有效，这不仅使得医院的信息资源财富与日俱增，也通过文件管理规范了医院各岗位的日常工作。

二、“互联网+”时代三甲医院档案管理思路

医院档案资源的电子网络化使得档案资源的可利用性提高，关注和利用档案资源的群体越来越多。但目前全国医院还未形成统一的档案管理制度标准，不少医院出于各种考虑，未能提升档案管理的水平。不少医院档案室和病案室未能统一管理，各职能部门许多应该转移档案室的档案没有转移，不应转移的则录入。另外，各职能部门的兼职档案管理人员对档案的录入、编号、销毁等环节的流程不熟悉，也导致档案混乱、冗余或缺失。

如何科学管理档案，使得档案资源既能便利医院日常工作，又能满足各类群体需求是当前各三甲医院档案工作者关注的重点。档案管理并非单纯的文本与资讯的保护和保存，现代档案管理既包括文件控制也包括信息资源利用。医院档案包括所有重要的文书、病例等，档案文件的生成和转移实际上也是各项具体工作和事务完成的凭证和工具。

在互联网技术背景下，提升医院档案管理水平，需要借助计算机软件系统框架化、系统化和交联化的优势，帮助医院档案管理形成科学的制度文化，从而促进医院各项日常工作有效开展。档案管理流程化可以发挥文件控制效果，在企业质量管理体系中，文件控制是保证产品和服务质量的重要环节，如ISO9001等体系。三甲医院通过档案文件控制可以降低医疗工作偏差，优化各项工作制度。互联网技术的使用可以进一步提升文件控制的作用，使得事务不终止，记录不中断，具体事务和文件记录相互印证，形成交叉网络。人、事务、记录三条线相辅相成，并行不悖。另外，通过计算机软件强大的检索、统计等功能，档案资源的价值可以更有效地加以体现。因此，利用互联网技术，发挥互联网技术优势，有助于解决目前三甲医院档案管理中存在的问题。

三、“互联网+”时代三甲医院移动化档案管理方案

（一）移动式档案管理方案的建立。经办公自动化革新后，大多数三甲医院已经实现了档案电子化、互联网化。不少医院的办公系统采用了B/S架构，即前端为浏览器，后端为服务器后台模式。这一模式下，普通用户可以通过浏览器访问服务器以办理预约、咨询等业务，后台的管理人员可持续录入和更新服务信息。B/S架构以及PHP网页编程，可以部分实现档案的移动浏览和资料录入，但未真正实现移动式档案管理。从档案管理原则来说，实行统一领导、统一机构、统一制度、统一管理有便于工作的开展。因此，全面的网络技术化才能体现移动式档案管理方案的优点。首先，应基于B/S架构，建立多功能、多模块的综合档案管理软件。综合软件应将各职能部门档案管理嵌入模块中，并设有处理能力强大的后台服务器、存储器，便于存储、交换和处理大量数据。在软件端设置文件控制程序，指导各职能部门录入、编号、核查、上传档案，包括人事、医疗、科研、党政、后勤部门等。其次，应建立便于检索、拥有文字、声像、图表以及其他形式的档案管理能力的SQL数据库管理系统。只有便于用户群体使用，才能发挥系统作用。最后，应实现更便利的移动式办公。当前三甲医院的移动办公多限于电脑终端、自助服务终端等，办公人员可以通过笔记本电脑移动办公，但手机是现代人接入互联网的主要设备，应多设计医院档案管理APP，采用MVVM+等架构，实现模块化管理，既可呈现资讯，也可转移或上传各类信息，实现手机移动办公。从技术来讲，医院档案移动化办公已没有障碍，借助专业的计算机软件设计团队，三甲医院可全面落实移动式档案管理方案。

（二）构建软硬件基础。三甲医院在档案管理方面有一定的投入标准，如需设立专门的档案部门，专业的档案存储空间，档案室需配置防高温高湿设备、防紫外设备、视频监控等软硬件设备。这些设备的投入可以保证实现档案统一管理以及纸质档案的安全等。三甲医院还需要投入电脑终端、存储和交互服务器、摄影和录音等硬件设备，另外，还需要各类软件系统，如照片、录音、录像档案处理软件、综合档案管理软件、手机APP软件等。通过各类软硬件建设，有助于档案管理工作制度化，使档案的生成、编号、转移和注销流程化、有序化，并可实现随时随地的档案管理。档案资源库还应方便非办公群体的使用，让档案资源服务更多的群体。当前，患者获取病例、药价、医补、主治医师等信息仍旧耗时费力，在移动式档案管理方案下，医院应更为患者考虑，通过软硬件建设，让患者可通过现场查阅、电话查询、网络访问、手机APP终端访问等多种形式获取相关信息，以真正提升三甲医院服务质量。

（三）档案管理科学化。档案管理的目的是让人们更好地利用档案资源和利用档案来改善工作流程。档案管理的科学化是做到统一领导、统一机构、统一制度、统一管理。三甲医院需要构建档案管理的领导负责制，由单一负责人分管医院档案工作，建立独立的、功能全面的档案管理机构，将医疗、科研、卫生行政管理、防疫、教学、药品管理、生物产品制造以及其它活动中产生的有价值的记录纳入档案文件中，将病历档案和综合文书等档案统一管理。档案管理需要一支专业的队伍，综合档案室以及各职能部门需要同时配备足够的专兼职档案人员。在制度建设上，应将有用信息的收集和整理制度化，以患者的相关信息收集为例，应为患者建立健康体检信息、电子病历信息、妇保信息、计划免疫信息以及药品管理等信息，各类信息间相互关联，网络化、鲜活化。医护人员、工作人员的电子档案也应同样立体化、规范化。同时，应依据现实工作流程，优化综合档案管理软件的功能，方便档案管理人员对各类档案文件予以有效管理，包括录入、审核、密级设定、注销等。计算机技术在协助档案管理人员更好工作方面有巨大优势。档案管理制度本质上是人制定的，但通过将管理制度的逻辑贯彻到档案管理软件中，可以对档案管理人员产生约束，从而避免工作流程出现差错。计算机技术的更大优势是数据库自动管理能力，可以十分方便地对患者信息、医生信息等进行检核，提取目标信息，降低工作人员的劳动强度。三甲医院可根据医院档案管理的制度，自主开发档案管理系统，在各类档案管理软件中落实档案管理制度。有了可靠软件的帮助，医护和档案管理人员可以利用手机、移动笔记本、PAD等工具可以快速为患者制定电子病历、查找信息、生成档案文件等，从而提高工作效率。

（四）安全管理。医院的档案不仅包括重要的合同文件、人事资料，还包括科研材料、经营规划等，尤其是病历档案，均需要一定期限和一定程度的保密。档案的透明度划分，密级的设定需要按照《档案法》等法律制定来设定，医院内部也可自行规定，将文件设为“绝密”“机密”“秘密”等级别。不同级别的文件公开的时期和公开的群体对象不同，这样可以防止医院或患者的利益受到损害。三甲医院的综合档案馆可设置安保措施，防止外部人员非法获取纸质的档案资料。电子化时代，来自互联网的威胁对医院档案安全影响最大。首先是网络的物理安全。全移动式办公的基础是流畅的电子网络，这需要各类网络设备、电器设备24小时保持正常运转，医院可将此类设备交由专业公司负责运营。其次，要避免软件系统遭遇网络攻击。网络黑客以及病毒始终是潜在威胁，必须为医院局域网设置防火墙、并在服务器和各终端安装专业杀毒软件，对路由器、数据库加密，防止网络攻击。最后，来自系统内部的网络威胁往往最大，为防止医院内部人员泄露机密，应为所有的档案文件设定密级。预设好不同档案资源管理和服务群体的使用权限，为所有软件系统设置登录界面。不同群体需要相应等级的账号和密码才能获得相应的权限。

四、结语

互联网技术可以提升医院档案管理水平，让档案管理工作成效与医院服务质量同步提升。要真正落实移动式档案管理方案，必须持续推进档案的统一管理制度建设、综合档案管理软件的设计、手机APP的研发等工作。移动式档案管理是未来发展趋势，三甲医院应在此领域加大研究和投入，以进一步改进医院工作流程，提升医院服务质量。