医院办公室文书档案管理的现状与体会

文/昆山市第一人民医院 王丹

医院办公室文书是指医院办公室收集、整理、保存的发展运行中形成的文字、书籍、手稿、档案簿等形态存在的医院业务、活动、实践行为的真实记录。办公室文书档案可为医院的建设与发展提供强有力的信息基础。管理水平的高低直接体现了医院办公室工作人员的管理能力和服务水平。医院办公室文书档案在等级医院创建、医院高质量发展等方面起着至关重要的作用。

一、背景

随着信息技术水平的不断提高和医院规模的不断扩大，传统的纸质化文书档案管理已经很难满足当前医院发展的需求，建立电子化的文书档案管理平台是必然趋势。2010年医院首次探索无纸化办公模式，引入电子政务办公平台，先后开发了收文流程、发文流程等，进行了办公室文书的规范化管理；2011年医院成立了综合档案室，制定了《昆山市第一人民医院档案管理办法》，对文书的收集、整理、立卷、归档等进行了明确的规定和要求；2013年根据医院发展需要，医院进行了内部系统更新，引入了更切合医院办公的行政事务办理自动化系统，严格规范了文书处理程序，注重文书材料的形成和办理过程，确保文书归档齐全完整。所有收发文通过行政事务办理平台进行审批、分发、办理、归档。

二、医院办公室文件的主要来源

医院办公室作为上传下达的核心科室，是文书集中的地方。办公室的文书种类繁多，主要以收文、发文、会议材料、合作协议、计划总结、责任书和其他文书资料组成。

（一）收文。主要是指上级来文，上级来文根据下发形式的不同，接收的平台也不一样，有电子文件、纸质文件。其中电子文件来源于医院与上级主管部门之间建立的电子政务办公平台，收文员每日登录账号下载待办文件，由于目前医院内部的文件流转平台与上级主管部门不兼容，所以收文员需将收文转入医院内部的行政事务办理平台送呈领导批示，然后办理、归档、立卷。纸质文件来源于信件、传真等。收文包括会议通知、工作方案、人事任免、工作批复等指令性文件，需要医院各科室和部门推进和落实。

（二）发文。主要是医院内部根据工作要求下发到各个执行部门的工作方案、通知、决定等文件，目前医院的发文文号分昆人医、昆人医党、昆人医团、昆人医工会、昆人医党政办通知等。运用最多的文种是上行文和平行文。

（三）会议材料。主要是指各类会议形成的材料，包括会议通知、会议签到、会议下发材料、会议记录、会议纪要、会议照片和会议简讯等。医院的会议材料分为日常会议材料和专题会议材料。日常会议材料包括党政联席会议材料、月度工作会议材料、行政周会会议材料等。专题会议材料包括职代会材料、党员大会材料、各类动员大会材料、医院总结、表彰大会材料等。

（四）合作协议。是指医院办公室负责保存的医院与合作单位签订的文件资料，包括与上、下级医疗卫生单位签订的合作协议、各大院校签订的友好协议、援建单位签订的合作协议、服务单位签订的协议等。

（五）计划、总结。按时间跨度可分为周、月、季度、年度计划、总结和大的发展规划。也可按具体工作内容形成专项工作计划和总结。还可按科室或支部、管理中心、医院等形成。

（六）责任书。包括医院与上级主管部门签订的绩效考核目标责任书、医院与中层签订的院科二级目标责任书、党风廉政建设责任书、安全生产目标责任书、自身建设责任书、三级创建目标责任书等纳入目标管理的责任书。

三、医院办公室文书档案管理的现状

（一）兼职人员管理。医院办公室的文书档案目前由办公室的兼职档案员负责，兼职档案员一般只接受过档案管理的基础知识培训，对真正的档案管理一知半解，缺乏实践经验。随着档案的发展与进步，兼职档案员所掌握的知识也与现实脱节，对于一些新的文书档案管理的规范不了解、不掌握。加上办公室日常的会务和事务工作，往往占据了兼职档案员的所有时间，对于文书档案的日常管理容易忽视，年底档案移交也是突击完成，不能系统地进行档案整理，影响了档案的整理质量。

（二）文书档案收集不完整。医院拥有本部、友谊、广仁三个院区，每个院区都有独立的办公室，但在文书档案管理上，本部院区的文书档案相对集中，友谊院区和广仁院区的文书档案相对零散，年底归档时三个院区的档案也没有进行分类、整合，存在部分档案缺失。每年年底兼职档案员会将所有的文件进行分类归档，但在收文档案归档中存在一个突出的问题——所有移交的收文只有文件和领导、责任部门负责人签批意见，没有后续执行文件的记录和痕迹。如江苏省先进工作者申报文件，办公室移交的只有文件，没有与申报相关的申报表、个人事迹、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文书档案归档的要求和规范。办公室文书档案查阅的频率较高，尤其是纸质的合作协议、目标责任书、会议记录等，为了方便，在归档移交时可能因为档案员的主观原因而延误档案上交时间，导致档案不完整。

（三）文书档案管理的设施设备不全。办公室的文书档案没有专门的保存和相对保密的硬件设施，保存地点一般都在普通办公室的文件柜中，相对公开，没有湿度、温度、消防等专业监测。大部分纸质档案会随着时间、温度、空气湿度等环境变化发生改变，影响档案整体质量。档案未归入综合档案室前没有档案的借阅审批流程和管理规范，在科室内部或科间借阅中会出现遗失，也没有权限审批，档案的信息安全得不到保证。

（四）电子文书档案管理的缺陷。随着信息化时代的突飞猛进，电子文书档案逐渐代替了手工纸质档案。2010年医院首次探索无纸化办公模式，引入电子政务办公平台，2013年进行了系统更新和优化。使用电子系统后文书的流转均在电子平台体现，大大提高了工作效率，但同时也存在缺陷，权限的设定如果出现交叉，就可能出现文书档案的安全问题，一旦文书档案的流程或是痕迹被修改很难及时发现，导致文书档案不真实。

四、医院办公室文书档案管理的体会

（一）建立和完善文书档案管理制度。制度化的管理是新时期医院文书档案工作必要的手段，也是最有效的举措之一。只有制定了文书档案管理制度，才能规范文书档案签发、送呈、审批、办理、归档、立卷、检索的流程，才能对医院的文书进行统一、规范、有效地管理。医院要不断建立和完善《档案实体分类实施细则》《档案保管制度》《档案调阅制度》《档案安全和消防制度》《档案库房管理制度》等制度规范，约束和加强文书档案管理。

（二）不断提高文书管理的意识。目前医院“重临床，轻管理”的意识还一定程度存在，对于文书档案的管理的重要性和必要性认识不清，很多重要文书档案缺失和遗漏。做好文书档案管理必须要加强重视程度，确保档案人力资源、场地、设备等配备齐全。要给予充足的时间进行档案整理，确保档案质量。科室要有相对固定人员具体负责档案工作，将档案工作与日常工作相结合，与医院重点工作相结合，与医院的等级创建相结合，与医院高质量发展相结合，提高认识，加强管理，并将文书档案管理的及时性、完整性和规范性纳入院科两级目标责任制考核，落实管理责任。

（三）规范文书的收集和整理。办公室文书管理工作重在收集、保存资料，尤其是原始文件的保存，包括纸质文件、电子文档、影像资料等。规范文书的收集和整理要严在日常，要专人管理，专人负责，阶段性进行整理、分类、监测，按照档案管理要求，按照档案类别、件数、页数等进行登记汇总，制定档案移交目录，履行交接手续，确保文书归档的及时性、有效性和完整性。

（四）加强档案知识专业培训。文书档案管理具有专业性和系统性，兼职人员短期内很难掌握文书档案管理的所有规定和要求，实际操作中势必会影响档案的质量。但医院存在人力资源紧缺的现实状况，很难设置专职档案员，面对这种情况，医院要在各科设定相对固定的兼职档案员，定期系统地组织兼职档案员进行档案知识业务培训，每年规定一定的学习任务和考核要求，修完学时，顺利通过考核，取得兼职档案员资格证书的才可参与档案的管理。还要利用内网、微信、院务公开栏等对全院职工做好《档案法》《档案条例》《档案管理办法》等法规性、政策性文件培训宣传工作，增强全院职工的档案意识及文书档案相关业务知识。

（五）加强多部门协作。医院办公室的文书很大一部分是上级来文，需要下发到各科室执行和落实，但在归档过程中由于各部门是分别归档，所有文件由办公室负责归档，其他执行过程中产生的文书档案由各部门自己负责归档，这就暴露了一个问题，文件和具体执行分类放置，需要档案室再进行分类归档，增加了一定的难度。所以在归档过程中需要加强多部门的协作，加强科间衔接和沟通，确保文书归档时由该文件所产生的所有文书档案均归档合并，实现闭环管理。

（六）加大文书档案管理的投入。添置必要的文书档案硬件设施，确保档案的保存安全。结合工作实际和医院发展需要，及时更新软件设施，优化档案处置流程，提高档案管理的工作效率。定期加强对档案的阶段性监测，确保档案的完整性、可靠性、真实性，提高档案整体的质量和利用价值。

办公室文书档案管理是一项长期、系统工程，医院要高度重视，把文书档案管理作为一项重要的工作来抓，加大人力、财力、物力的投入，增强档案管理的标准化、规范化、科学化，充分发挥档案在医院发展中的促进作用和参考价值。