新形势下医院档案工作问题与对策

文/泰州市人民医院 高琴

改革开放已40余年，随着经济的发展，国家的繁荣富强，信息技术不断渗入各行各业，“互联网+”概念应运而生。在档案领域，运用各种信息技术，使档案事业得到快速发展和改革，改变了原来的档案管理结构，降低了工作人员的负担，节约了档案管理开支。

一、我院档案工作中存在的一些问题

聚焦我院，在外部经济环境良好、信息技术应用发展高歌猛进、全国档案事业全面改革的良好态势下，虽然我院档案工作在全市医院档案工作中成绩突出，但依然存在诸多问题。

（一）意识形态方面。一项工作能否更好，与领导的重视程度密切相关，档案工作在医院的各项工作中是被边缘化的，属于“被遗忘的角落”。但是在实际工作中，档案与医院的各项工作有着千丝万缕的联系，医院迎接检查、医患纠纷中维护自身权益、编年鉴、搞展览等等都需要档案部门提供档案资料。档案工作如此重要，但是不能给医院创收，更多体现的是无形的历史和文化价值，投入之后见效慢，对于如今追求速效快显的“主流政绩观者”来说很不划算。医院中从事档案工作的，多数是转岗人员或兼岗人员。就转岗人员而言，多数人选择从其他岗位转到档案部门，从思想上来说，可能认为档案部门清闲，来养老；从年龄上来说，都是在其他部门干了好多年的老同志，转岗时有很多部门可以选，却选择被边缘化的档案部门，怕早已没有了年轻时奋斗的热情。这都要源于他们对档案工作及其重要性认识不够，而且他们也没有意识到档案工作者应具备什么样的精神与品质（淡泊名利、甘于奉献、爱岗敬业、精益求精、勇于探索、尽职尽责、善于钻研）。就兼岗档案工作者而言，多数人本职岗位工作任务很繁重，况且档案工作任务量大、责任重，在他们有限的精力下，要想兼顾，恐怕心有余而力不足，只能从思想上放弃被边缘化的档案工作，从行动上稍稍管理一下。医院的职工多数是医生和护士，做行政工作的人员占比不大，而且占比较小的行政人员中多数是从医疗护理岗转岗过来的，只有很少部分人员是行政相关专业的人员，因此对所在职能部门工作中产生的档案资料，大家几乎都没有归档意识。

（二）技术与投入。随着档案工作的改革发展，将信息技术应用于档案事业，建设智慧档案，是提升档案工作效率和服务水平的必然选择。我院也紧跟时代步伐，将医院的病案资料委托三方机构进行数字化，投入数百万资金。但是仅仅是在病案方面投入，而行政综合类档案仍是传统的管理方式，没有建立档案管理信息系统，也没有将其数字化，因此行政综合档案的存储、保管、利用并没有与时俱进，急需改革。再者，医院建设智慧档案，将档案工作信息化，需要投入大量的资金，这正如前文所说，由于投入大、无收益、见效慢，与如今追求快、显的政绩观相背，因此导致领导层决策时，不会考虑将医院的资金投入档案信息化建设方面。

（三）档案人才队伍建设。前文已经提到我院档案管理人员构成，有转岗的、兼岗的，没有专职的，年龄大点的是转岗的，年纪轻的是兼岗的，因此档案人员结构涣散。我院档案工作者不仅没有专业的理论知识，更没有专业操作技能，他们主要做的就是收集、保管、查找资料，甚至挂个名，对于专业性较强的档案立卷归档工作都是出资外请档案专家完成。这样做从当下来看是可行的，性价比较高，但是从长远来看，是不可取的。理由有三：一是外请档案专家都是原先在档案工作岗位已退休的人员，年龄较大，总有身体不允许的那一天。二是在工作时间上不容易统一，十分迁就他们的时间安排，这样一来，对于外界的依赖性很大，使医院的档案工作经常处于被动状态。三是医院要想开展系统性的档案工作几乎不可能，因为外请专家耗资不菲，工作连续性不强，这些外请专家同时服务多家单位，如果医院有自己的专业档案人才队伍，才能系统性开展档案工作改革和创新。

二、提高我院档案工作水平的思路

我院档案工作的上述问题，可能不仅仅只在我们一家医院存在，为了解决这些问题，并且给兄弟单位一些参考，笔者认为应该从以下方面着手解决。

（一）提高思想认识。首先，我们应该意识到档案的重要性。档案是历史的记录，是真实的见证。档案工作作为医院工作的重要组成部分，是院领导带领全院职工开展各项工作的真实记录，是医院发展的真实见证，也是以史为鉴，促进各项工作有序开展的重要基础。其次，我们更应该意识到新时代档案工作的重要地位。习近平总书记曾对档案工作有“四个得以”的精辟论述，强调“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。习总书记对档案工作的精辟论述是对档案工作的精准定位，使档案工作者充分感受到自身工作的意义和重要性。最后，档案工作者应该清楚自己的使命和担当。面对新形势、新任务，档案工作者应该认真学习贯彻习近平总书记系列讲话精神，牢记档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的历史使命，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，认真贯彻落实中央办公厅领导提出的为党管档、为国守史、为民服务的要求，结合我院档案工作实际，讲大局、强责任、提能力、抓落实，以改革创新的精神积极探索新形势下我院档案工作的新思路、新途径，推动医院档案工作不断适应经济社会发展需要，更好地为需求者提供档案服务。

（二）加大资金投入。随着信息技术的不断成熟和普及，在社会发展的各个领域已经由现代信息化管理档案系统代替传统的人工管理档案系统，而且得到了一致好评，不仅节约了工作时间，提升了工作效率，而且节省了大量的人力物力，最重要的是确保了管理数据的安全性、可靠性和完整性。信息化档案管理推动了人类社会的进步，推动了现代化社会的进程。就我院目前档案工作来看，仅在病案工作方面投入资金进行数字化，并没有全面开展档案工作的数字化和信息化，使我院智慧档案、“互联网+档案”工作十分滞后，没能紧跟时代的步伐，这项工作需要大量资金的投入，而且需要长线投入。就目前情况而言，医院虽不是专门的档案机构，但是医院档案不仅对内服务医院各项工作，还对外服务患者，急需将档案工作信息化，因此医院领导层应该在战略规划时，考虑将财务资金向建设“互联网+档案”、智慧档案倾斜，以期提高医院档案信息化管理和服务水平。

（三）建立人才队伍。从长远来看，应该建立一支专业化的人才队伍，将医院档案工作拉入可持续发展的道路。新时代档案管理工作利用新的管理技术、方法以及模式，要求档案建设队伍能够以更加专业的能力与态度做好这项工作，因此建立一支专业档案人才队伍显得极有必要。笔者认为，我院档案管理部门应该从三个方面建立优秀的、专业的档案管理队伍：一是医院应该重视对现有人员的培养。鼓励他们参加各种档案培训活动；与高校合作，将人员送往高校再培养；与兄弟医院交流，组织人员前往考察学习。二是引进档案专业人才，充实医院档案人才队伍。三是给医院档案工作者搭建良好的发挥平台，畅通他们的评优、晋升、职称通道，充分调动他们工作的积极性。