高职院校办公室管理服务工作现状及高效性探索

文/苏州工艺美术职业技术学院 孙康

近年来，针对高等职业教育规模不断扩大、专业不断深化、招生人数不断增加的状况，高职院校的教学工作和管理工作面临着前所未有的挑战，而应用型人才紧缺又是不争的事实。在这种形势下，如何有效管理和服务好学校工作，更好地发挥高职院校在职业教育中的作用成为亟待思考的问题。笔者立足高职院校办公室行政管理工作的现状、存在的问题，进一步探寻以新时代服务精神为指引，结合现代化教育理念来提升行政管理工作成效的有效途径。

高职院校办公室作为学校行政管理的重要部门，其核心地位不言而喻，每天都要处理千头万绪的事情，每一项工作之间有关联，以认真负责的态度去完成每一项任务是学校各项事业正常发展的重要保障。因此，能否发挥各个行政管理部门的服务职能，办公室起到了承上启下、沟通内外、统筹协调、组织参谋的中枢作用。

一、高职院校办公室工作现状分析

（一）管理制度不健全，执行力度不强。高职院校办公室行政管理工作内容众多，涉及方面广，一般机构设置都是合署办公，下设办事部门，对工作人员的综合素质要求较高。工作的重心主要是围绕学校中心工作和学校领导分配的任务，需要服务和协调的内容比较繁琐。不仅要起草学校发展规划、工作计划、总结等文稿工作，还有各种会议和重要活动的协调、组织安排，会议期间的接待、记录等工作。当这些事务全部汇集在一起的时候，办公室工作人员处理起来就相应要花大量的时间和精力。加之工作量和工作成效难以集中量化体现，工作时间长短难以明确规定，出成绩难，很难获得各方满意，长期工作的人员难免会产生职业倦怠和松懈情绪。少数工作人员还存在和尚撞钟、随波逐流的思想，精神不振、对自身要求不严格、管理不到位、工作不在状态，导致执行力大打折扣。针对上述现象，目前部分学校陆续出台了一整套管理制度，但由于制订背景、制定时间因时而异，更新和修订的时效性欠缺，管理制度的系统性很难保证。在执行制度的过程中，又会遇到人员岗位调整等多种情况，这都或多或少影响了制度的延续性和执行力。

（二）事务性工作偏多，专业性培训较少。良好的管理服务对高职院校教育教学发展有着重要的作用。当前，大多数高职院校办公室人员能较好完成各自工作职责范围内的任务，但其中事务性的工作占比较大，大部分时间按照之前的一些条例和方式来处理事务，大家都满足于应付任务和完成常规性事务，疏忽对专业性管理知识的学习和探索，缺少对工作方式创新性思考，这些都一定程度上妨碍了办公室管理服务工作的进一步开展。办公室的工作人员每天都要从事很多繁杂琐碎的事情，精神状态不佳。同时，办公室工作还需要对公文写作、信息化管理等专业性比较强的能力进行培养，建立起高效的行政管理机制。行政管理职能不应仅陷于事务忙碌而缺少学习和创新，事务性工作仅仅是管理工作的一个重要组成部分，但不是全部。平时要注重事务性和专业性的结合发展，认准方向，确定目标，事务与专业结合“一体两翼”共同进步，才有助于提升工作质量，促进事业高质量发展。

（三）管理方式单一，信息化运用程度不够。随着网络时代的不断深化，信息化技术飞速发展，教育信息化、智能化的出现极大改变了传统的教育模式和管理模式。信息化办公越发重要，信息化办公可以将传统的办事流程电子化、数字化，打破时间和空间的限制，从而解放大量的人力、物力，降低运行成本，大大提高工作效率。一些传统的办公方式和管理方法，已经很难适应现状。虽然大多数院校运用了一些现代化技术，但使用功效、使用频率远远不够，信息化运用程度不高。例如：一些高职院校办公室还停留在陈旧的管理阶段，即各个行政管理部门各自为政、各管信息、数据不能同步，资源不能共享。办公自动化中提请项目偏少，功能单一，没有综合建立系统，没有全面覆盖公文、批复、公告、通知、日程等模块，公文处理等效率较低，依靠部门发文、打印、分发、签字等传统手续的情况依旧存在。

（四）职业生涯规划欠缺，学习培训时间不足。每一个职位都应该有对应的职责和专业技能，每一个教职员工也应有自己的职业生涯规划。许多高职院校办公室工作人员在学识学历、专业知识等方面都存在较大的差异，加上疲于完成当前工作，被动地应付，导致对自身职业生涯规划存在目标不明确、方向感模糊的现象。因工作繁重，培训学习的时间必然减少，专业技能难以提升，严重影响了管理服务质量和工作人员自身的积极性，不利于高效开展工作。

二、高职院校办公室工作问题解决对策

（一）建立现代管理制度和督查奖惩机制。建立现代管理制度和督查机制，规定时间审议学校行政管理部门各项管理制度及其实行情况，分门别类地做好制度的整理工作，可以分为：需延续制度、需修订制度、需废止制度等。做到管理制度的修订跟上国家对于高职教育的发展规划和时代的发展需求。对制度实行情况进行评判，执行较好的表扬奖励，较差的提出批评建议。进一步关注执行情况，严格督办程序和奖惩机制，保证执行力度。调动人员首先要熟悉新部门各项规章制度，确保制度的延续性。加强教育管理机制和完善激励奖惩机制，积极组织政治理论学习，提高思想道德修养，培养热爱工作的激情、锐意进取的精神。牢固树立“有所作为”的思想，以强烈的忧患意识和高度的政治责任感，严格要求自己，以身作则，任劳任怨，用心想事干事，把服务作为精神指引，把管理作为第一职责，努力强化服务意识，提高行政管理能力。

（二）职责分明，加强服务意识。办公室工作要超前谋划，尽早制定工作计划，做好领导参谋。各部门需要明确职责、落实责任，工作人员要提高思想认识，严明工作纪律，增强工作自觉性和主动性，高标准、高质量地做好各项管理服务工作。对于工作中出现的需要各部门协调配合完成的工作，要进一步加强沟通和理解，做到职责分明。在完成事务性工作的同时，每月或每周安排一定时间，鼓励教职员工以新时代服务精神为指引，探索新的工作思路和新的工作方式，提高工作成效。提高服务意识重在提供服务，重在落实措施，要自觉加强业务知识的学习，勤于思考、乐于实践，在一次次的实际工作中提高办事的能力。重点加强策划、组织、协调能力以及应急能力，提高应对突发事件的能力、应对复杂局面的能力。

（三）精准管理，打造智慧校园。高职院校要充分运用现代的办公设备、计算机网络技术、通信技术等构建智慧校园，要顺应从数字化校园到智慧校园的转变，把移动互联、物联感知、云计算、大数据、人工智能等技术运用到实际教育教学环境中来，为师生提供智能高效、方便快捷的个性化服务，促进教学、科研发展，实现信息技术与教育教学深度融合，有利于提高教育教学质量和管理决策水平。要大力推进办公自动化建设力度，将原来管理职能模糊的区域清晰化，功能拓展至细分领域，加强办公室工作人员运用计算机技术的培训，加快建设人机信息处理系统，实现网上公文处理、信息双向流通，对接先进技术，普及信息化运用技术，对于精准管理来说不可缺少。通过数据平台实现管理部门之间数据共享，数据研判，为管理服务提供精准有效数据。把校园智慧系统、教育教学资源、行政管理职能、智能治理四个部分有机结合起来，不断提高教职员工信息化素养，将有效的信息推送给师生，将线上办公推进到基层，积极实现在被动服务与主动服务之间的转换，并引入相应的考核机制。

（四）加强学习，拓展管理服务技能。关注各部门教职员工职业生涯规划建设，通过数据平台进行有效督查和时时提醒，让每一位教职员工都有人生出彩机会和广阔舞台，使每一位教职员工都能立足自身岗位做出成绩。同时，对照先进，找出差距，强化措施，加大行政管理部门工作人员的学习培训力度，不断开阔视野，提高专业技能。树立办公室工作人员的理想和信念，增加使命感。开设理论学习和实践学习相结合的课程，严格行政管理人员的考核制度，提高教职员工的积极性，提高办公室工作人员的专业性。注重团队意识的培养，建立良好的合作关系，工作人员在完成各自工作职责的基础上，如遇到相互交集的工作能够商量沟通，取长补短，集思广益，也可以围坐下来通过“头脑风暴”等方式活跃气氛，增加凝聚力，加深理解，培养团队意识，共同克服困难，打造一支高水准、高效率的管理服务队伍。

三、结语

我国的高职教育事业已迈入了新的时代，高职院校的行政管理工作进入一个崭新的阶段，改变以往低效率的观念，发挥信息化建设的优势，导入先进的管理理念，建立良好的职业生涯规划，对高职院校行政管理工作进行思考和创新成为重要的教育发展任务，多方位探索提高行政管理的能力，必将有助于打造特色的高职院校，有助于提升高职的教学质量。