高职院校档案管理工作的现状及措施关键思路分析

赵华忠

摘 要： 高校档案管理工作作为高校教育教学管理体系中的重要节点，其关乎到学校管理工作质量的高低，关乎到实际教育教学环境的优化，因此必须要引起高度重视。本文从这个角度入手，首先对于高职院校档案管理工作的价值进行分析，接着归结当前高职院校档案管理工作的现状，在此基础上提出改善措施。

关键词： 高职院校;档案管理工作;关键思路

【中图分类号】G717.24 【文献标识码】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.279

新形势下的高职院校，需要以精细化管理的视角去审视各个细节，其中就包括高职院校的档案管理工作。由此正确看待高职院校档案管理工作的开展，确保实际的档案管理工作朝着更加可持续的方向发展，是很有必要的。

1 高职院校档案管理工作的价值分析

高职院校的档案，是学校办学历史积累的痕迹，是办学特色形成的历程记载，其可以很好的反馈出整个高职院校不断发展的信息，有关于教育教学方面的，有关于教育管理方面的，有关于职业教育改革方面的，这些都将成为学校历史的重要依据，因此有着历史价值和文化价值。从微观角度来讲述，高职院校档案管理工作的作用集中体现在：可以对于高职院校人才培养水准进行评估，可以成为学校历史编撰的重要信息支撑，可以成为学校历史发展的重要文物，可以使得科研工作有着更加夯实的信息资源，可以提供学历证明等材料，并且与教师职务晋升之间，与实际教师职称评定之间存在关联。

2 高职院校档案管理工作的现状分析

对于当前高职院校档案管理工作的基本情况进行调查，发现的确存在很多需要完善的地方，如果这些问题长期难以改善，就会使得档案的效能难以发挥出来，这对于高职院校的可持续发展而言，是很不利的。详细来讲述，其集中体现在：

2.1 部分领导对于档案管理的重要性认识不足

部分领导认为档案管理工作不是很重要，因此也不会在此方面进行投入，无论是会议上的强调，还是实际资本资源的投入，都处于比较小的状态，甚至可以将其理解为被边缘化的工作内容。也就是说他们难以认清楚档案管理工作对于高职院校长期发展的影响，在这样错误的认知下，实际档案管理工作自然处于相对随意化的状态。

2.2 档案管理人员素质有待提升

在了解当前档案管理人员专业素质的时候发现，很多都不是专业的档案管理人才，大多数都是其他专业转入的，有的甚至是领导随意指派的，其对于档案管理工作的内容不是很了解，就盲目的参与进去。部分在职档案管理人员还是兼职的状态，在这样的档案管理人力资源架构中，实际档案管理工作自然处于低质量的状态。

2.3 档案管理硬件环境不理想

对于档案管理工作没有基本的要求，对应档案管理的环境也比较差，没有对于防火防盗，防光防潮湿提出对应的要求;再者实际的档案保管设备也不是很齐全，没有专业的除湿机，也没有对应的消毒机，因此很多档案都存储在可能出现损毁风险的环境中。

2.4 档案管理的方式比较传统

在实际调研中发现很多高职院校的档案管理还是以人工的方式来进行的，对应的程序主要有档案资料的收集，档案资料的整理，档案资料的立卷，档案资料的归档。其中大多数的工作都需要以人工的方式来进行，继而使得实际工作量处于很大的状态，实际工作效率也比较低，此次过程中很容易出现对应的偏差，继而使得实际档案的价值难以保证。

3 高职院校档案管理工作问题的改善策略

3.1 积极开展宣传工作，提高档案管理认知

学校领导需要积极主动的去了解档案管理工作，正确认识档案管理工作与高职院校长期发展之间的关系，并且将其作为实际管理工作中的重要内容，在各种会议上来强调，并且给予此环节工作分配对应的资源，这样可以形成良好的教育宣传格局;積极组织开展更加广范围的教育宣传工作，使得全体的教职工都能够认识到实际档案管理工作的价值，继而积极主动的参与进去，确保实际的档案管理的工作环境得以改善[1]。

3.2 关注档案管理人员的培训，提升其专业素质

关注当前管理人员的培训和教育，结合新形势对于高职院校档案管理工作的诉求，积极思考应该培养出怎样的档案管理人才，在此基础上树立正确的档案管理人员培养目标。接着，积极将档案管理学，情报学，信息技术，档案管理理论等融入到实际的档案管理人员培训教育体系中去，并且积极将平时档案管理工作中存在的问题进行反馈，也将其渗透到教育教学中去，确保实际的培训教育活动朝着日常化的方向发展。在实际教育师资方面，积极鼓励权威的档案管理专业方面的专家，档案管理工作者参与其中，使得高职院校档案管理人员可以更加全面的了解档案管理工作，然后积极去交流和分享对应的经验，确保在此方面的专业素养朝着更加理想的方向发展和进步[2]。

3.3 结合实际情况，建立完善的档案管理制度

针对于实际高职院校档案管理制度的完善，需要积极做好如下工作：围绕着档案管理质量，建立对应的高职院校档案管理工作评价机制，积极将岗位工作与责任关联起来，建立岗位责任机制，由此使得实际的档案管理人员可以以更加积极主动的心态参与进去;在对应的制度得以建立之后，还需要确保各个部门能够有效的落实下去，确保实际的档案管理工作朝着更加规范化的方向发展和进步[3]。

3.4 积极将信息技术使用到档案管理工作中去

档案管理的方式也需要进行调整和改善，此时就需要将信息技术使用其中，积极去学习高校的经验，去了解企业档案建立的流程，然后形成对应的高职院校档案管理信息系统，确保在职的档案管理人员可以掌握信息系统的使用技巧，然后巧妙的将信息技术运用到日常的档案管理工作中去[4]。

4 结语

高职院校档案管理工作的意义，是不容忽视的。高职院校应该积极在此方面进行投入，正确看待其对于高职院校发展的影响，由此建立完善的档案管理机制，培养更加专业化的档案管理人员，继而确保实际的档案管理工作朝着高质量的方向发展。

参考文献

[1] 鲁慧娟.信息时代高职院校档案管理工作的创新途径[J].兰台内外，2019（11）：21-22.

[2] 陈怡霖.高职院校基建档案规范化管理探索[J].产业与科技论坛，2019，18（07）：244-245.

[3] 张仕常.信息时代高职院校档案管理提升的新途径[J].中国新通信，2019，21（15）：126-127.

[4] 张仕常.加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2019（09）：94-95.