基于信息技术的普通公路养护电子文件管理体系探究

周国伟 刘发水

（1.福建华闽通达信息技术有限公司，福建 福州 350000；2.福州市公路事业发展中心，福建 福州 350102）

一、电子文件的产生和发展

近年来，以互联网、物联网和大数据为中心的信息技术，为公路行业的发展提供了新的契机。在信息化背景下，利用新技术收集、加工及传输工程信息，并指导和控制工程物质流，已成为普通公路养护工程管理的必然趋势。

电子文件的产生是人类信息记录的革命。与以往信息存储不同，电子文件在记录方式、记录载体等方面有更深刻、广泛及实质的意义。目前电子文件在应用层次上主要以“双轨制”为主，电子文件推动纸质文件发展，并以纸质文件完善电子文件管理。尽管各机构具体情况不尽相同，但都对电子文件标准化提出了要求。2016年12月国家档案局、国家发展及改革委员会发布的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》提出了电子档案的形成、管理、归档等方面的管理要求及系统功能需求，有利于促进项目信息化管理、大数据应用的发展。在此背景下，电子文档在公路工程设计、建设、归档等方面都作出了一些有益尝试。

目前，电子文件在公路养护上的应用还处于初级阶段。通过全面探讨电子文件在普通公路养护方面的实现模型、节点流程及管理标准，建立高效适用的普通公路养护电子文件管理体系具有重要意义。

二、公路养护电子文件管理模型

信息技术的广泛应用使电子文件的管理流程、环节较传统纸质文件都发生了变化，而明确公路养护项目电子文件管理的流程、环节，是建立基于电子文件的普通公路养护体系的基础。因此，以OAIS模型为基础概念模型，根据公路养护工程的特点梳理各个流程、环节的管理标准，构建普通公路养护电子文件管理模型如图1所示。

图1 普通公路养护电子文件管理模型

（一）信息摄入和采集

在公路养护工程中，信息采集主要是通过养护文件室从建设、施工、监理等参与公路养护单位接收提交信息包(SIP)并准备内容，以便能够在电子文件系统中存储和管理信息。具体功能包括接收SIP包、确认子SIP包质量、生成符合档案系统数据格式和文件标准的存档信息包（AIP）、从AIP中抽取出描述信息存入档案数据库，以及协调档案存储和数据管理的修改工作。

电子文件的形成需保证数据客观真实、完整安全、及时有效。在普通公路的养护过程中，提交的数据包括对已形成纸质文件的电子化处理、养护工程过程数据的人为输入、通过前方图像自动检测及智能设备上传的物联数据、自动引用的其他关联系统数据等。这些技术的应用极大降低了工程管理的工作量，也保证了数据有迹可循。

（二）信息处理和存储

在公路养护的基础数据管理中，通过标准化定义数据实现统一的编码、统一的分类和组织。以ETL架构对原始数据凭借一定规则完成抽取（Extract）、转化（Transform），确保数据规则，同时加载（Load）到目的端，以实现数据的内在价值展。ETL可依照内置处理模型完成初始加载、增量加载、缓慢增长维、慢速变化维、事实表加载等数据集成，根据养护工程的业务需求制定相应的加载策略并维护。在公路养护工程中，根据巡查数据实施公路技术状况评定的数据处理需在该环分完成。

电子文件的存储的功能包括：从摄入数据接收AIP，并存储到统一的存储系统数据库中实现数据的共享，并管理存储系统的组织结构，根据具体的电子文件管理需求及其他相应的数据业务需求操作存储数据，开展日常的维护工作和特殊错误检查、提供特殊情况下的灾难恢复能力，同时为用户端提供API，以实现文件的提取利用。

（三）信息保证和应用

电子文件是有组织的信息集合体，依赖信息化环境实现存取功能，要求管理模型需要能够监测OAIS环境，保证即使在原有计算环境都退化后也能应用文件。主要功能包括评估存储内容，周期性地提供存档信息建议以便进行文件移植；监测管理系统的技术环境和目标用户（DC）的服务需求及相应背景的变化。通过提供设计帮助和评价处理包（IP）的模板，形成特定的SIP和AIP，保证信息能够被利用和移植。同时，需建立相应的备份数据，在特殊情况下保证数据的安全性和完整性。

电子文件需要在完成纸质文件的职能的同时，充分发挥电子数据灵活的特点。在电子文件管理体系中，养护工程的文件档案工作可以从原始的手工操作、查询、翻阅中脱离出来，通过计算机检索、信息下载及打印等。同时，灵活的电子化记录数据可以作为大数据技术的底层数据，根据用户的需求提供相应的数据展示和决策支持业务功能。

二、公路养护电子文件管理需求

通过公路养护电子文件的管理模型，结合普通公路养护的特点梳理电子文件管理体系的要求。

（一）电子文件形成流转功能需求

1.使用数据自动采集设备或掌上输入设备采集数据

普通公路养护作业实施过程中产生大量的文件是管理数据的载体，是工程信息化管理、大数据应用的重要基础。在智能设备大量应用到公路巡检和养护工程施工背景下，电子文件的形成应借助物联网技术，使用数据自动采集或掌上输入设备采集数据，有效提高数据采集的效率和准确性，确保所形成电子文件的质量和效率，进而从源头保障电子文件及其记载数据的准确性，为形成优质电子档案及工程建设项目信息化管理的底层数据奠定基础。

2.内置统一、规范的施工用表

公路养护管理有一套对应的用表规则，是公路养护工程所形成的科技性文件的主要组成部分，也是工程数据最主要、最直接的载体。因此，电子文件管理需内置一套科学、规范、统一的管理用表，是形成优质工程电子文件、电子档案的基础，也是工程信息化、大数据应用的关键。此外，系统应内置表格填写示例，指导、规范工程数据的录入。

3.建立分解至工序级的工作结构分析（work break structure，WBS）方案

合理的分类方案是实现电子文件前端控制的核心。电子文件管理体系需要统一的结构划分，因此应建立分解至工序级的WBS方案，并将各部位的管理用表与WBS工序节点逐一匹配，实现对电子文件形成、流转的量化管控，也为以WBS计划为基准，实现信息化文件管理与项目管理的集成、项目管理的组织集成、完整的管理业务集成的养护项目信息化管理方法奠定了基础。此外，工程数据应可以从对应的表格中提取，确保数据引用、汇总的准确性和便捷性，进而保证所形成的相关文件数据的准确性。

4.电子文件的在线流转

系统应按照工程实际工作流程，内置流程引擎，实现电子文件的在线流转、审批，进而实现对电子文件流转的有效控制，提高电子文件的形成、流转效率。

（二）元数据及信息包形成需求

1.元数据

电子文件的过程信息、版本信息、背景信息是大数据环境下实现对电子文件形成和管理过程的追溯，以及满足知识管理需求的重要信息。在建立公路养护电子文件管理体系时，要求能够及时、有效、完整地捕获相关元数据。在项目管理领域，电子文件所记载的管理数据是项目管理信息化、大数据应用的基础，其背景信息的描述十分重要。在电子文件管理体系中，建议自动捕获或人工著录的元数据应包括仪器设备、作业环境、数据采集软件、样品等工程业务背景信息。

2.信息包的形成

目前，采用封装的方法是解决电子文件与其他相关信息包的常用方法，且《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7号）第七条提出“元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据”。此外，国家档案局已出台了电子文件封装行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DAT 48-2009），因此应遵循DAT 48的要求，采用基于XML的电子文件封装方式将电子文件与其他信息关联，形成电子文件信息包。

（三）电子签名的技术要求

建议采用实体印章与电子印章相结合的技术，通过纸质文件的盖章与电子文件的电子签章相结合，当实体印章在文件相应位置盖章时，系统能够识别签名者的实体印章，并在相应盖章部位为电子文件附上电子印章。该技术的应用不仅能够防止电子文件被修改，保证其真实性、完整性，而且能够通过识别实体印章确认盖章人的身份，防止代签现象的发生，适用于业务复杂的普通公路养护管理工程。

三、公路养护电子文件建设内容

要完成公路养护方面的电子文件管理体系研究，需要从电子文件的用表规范、电子文件的流转控制及相应的基础管理方面进行内容建设。

（一）公路养护管理用表规范

1.设计公路养护管理用表样式

制定涵盖普通公路养护从巡查、养护计划到养护工程施工管理全过程的所有表格样式，包括公路巡查用表、技术评定用表、养护施工管理用表等。

2.编制公路养护管理用表目录

研究包括公路一般日常巡查检测记录文件目录、养护施工项目土建工程施工文件目录、实测项目质量保证资料目录等。

3.明确公路养护管理用表填写规范

明确公路管理用表的填写要求和规范，提供养护工程中常见文件管理所涉及的用表填写示例供参考，最大程度缩小表格使用者的理解误差。

图2 电子文件过程管理及控制主要内容

4.梳理公路养护管理用表流转要求

梳理各管理用表记录的责任主体和相关的文件流转程序，以及具体的编制、签章、签转等过程节点。

（二）公路养护电子文件过程管理及控制规范

主要建设内容包括：明确文件管理目标，梳理文件种类及格式，确定行文规则，确定文件拟制、办理及组织管理的要求，明确业务分类、文件架构及代码表，确定处置计划，明确检查考核要求。具体过程管理流程图如图2所示。

（三）公路养护电子文件基础管理

明确普通公路养护电子文件管理中的规范和流程后，需要进一步明确电子文件的基础管理需求，该部分内容是电子文件管理体系系统化建设的内在需求。

1.电子文件管理流程方面

明确电子文件捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管和检索利用的需求。

2.文件管理配置方面

明确文件分类方案、保管期限与处置表、文件类型的配置和维护等要求。

3.安全管理方面

明确身份认证、权限管理、审计跟踪、数字签名等需求。

四、结语

普通公路养护过程中形成的大量文件是实施公路项目管理的重要基础，以过程文件为依托建立的管控体系对公路养护管控有现实指导意义。充分利用信息技术的红利，对文件进行规范化和电子化建设，是实现项目管理信息化的必由之路。通过建立全面的电子文件管控体系，以客观、真实、清晰的过程信息决策指导普通公路养护，是未来的发展方向。