办公室工作中精细化管理研究

文/湖南省涟源市道路运输管理局 胡卫华

随着现代经济市场的不断发展，在给予各个单位巨大经济发展空间的同时，也对各个单位内部办公室工作中原有的管理制度与模式带来一定的难题与挑战。为了更好地应对市场经济需求和标准，各单位办公室开始采用精细化管理方式，系统化、标准化管理内部运行，优化业务结构组成，提升整体的工作效率与质量，促进进一步发展。

一、办公室工作中精细化管理特征

（一）数据信息准确性高。办公室工作是各个单位内部运作的关键核心，各个单位高层管理团队作出的每一项决定、措施，都是基于各个单位员工在办公室工作中所整理、分析和总结内容之上，办公室工作的数据信息准确性直接决定着各个单位项目投资、经济目标的准确性，影响各个单位基础运行资金分配使用额的准确性。而精细化管理正是这样一种系统化和标准化的管理内容，严格要求各个单位员工的每一项操作和数据处理，确保细节性内容处理、整理与保存，以避免后期投资项目发生突发事件，及时找到关键性、细节性工作内容，减少各个单位内部的经济损失。

（二）注重管理创新优化。精细化制度本身在办公室工作中应用的目的，是为了满足多样化市场经济变化对于各个单位内部工作的要求和标准，其并非一成不变的管理制度内容，会以各个单位实际工作需求和市场经济变化为出发点，实时跟进制度的应用情况，而不断对细节内容进行优化和改善，并在不断尝试和优化过程中，寻找到最适合各个单位发展的管理方式，使得各个单位运行效率与质量随着经济市场的需求变化而提升，增强各个单位内部的创新力量，保障各个单位在经济市场中始终占有一定的市场份额。

（三）坚持以人为本的底线。对于各个单位来说，员工是各个单位发展的基础力量，因此在进行办公室精细化管理的过程中，要坚持以各个单位员工为基本依托，而不是盲目跟从现代市场经济发展和各个单位管理制度内容，直接照抄照搬进行精细化制度实施，造成各个单位员工出现反抗与抵触意识，从各个单位员工需求和能力出发，优化奖惩制度与福利待遇，严格工作流程内容，激励各个单位员工的积极性以及激发其自身的潜在能力，强化员工之间的交流合作，从而最大程度发挥出办公室工作中精细化管理的功能。

（四）坚持可持续发展。可持续发展是新经济市场背景下，一项特别的、先进的单位管理理念，其打破了各单位原有的发展方案与模式，使得各个单位管理团队不得不开始考虑如何将可持续发展理念应用到各个单位发展中，利用精细化管理制度的内容，通过将两种机制和模式有机结合起来，逐步落实到各个单位工作内容与环境中，使得各个单位员工一边工作一边接受可持续发展理念的普及，进而对于可持续发展理念具有一定的了解和重视，待相关制度内容真正落实，单位员工早已习惯该种模式内容，能够更好地提升各个单位工作效率水平。

二、办公室工作中的精细化管理原则

（一）数据化原则。数据化原则是精细化管理原则的基础内容，能够直接显现单位内部运行的工作能力与逻辑，不仅能够将所有工作内容信息简单、明了地展现出来，还能够科学合理规划各个单位内部有限资源，最大程度避免员工工作中带入私人情感问题，让员工明确自身能力和水平，从而以更加理性和长远的眼光规划各个单位未来发展方向，综合提升管理团队的专业能力水平。且随着现代信息技术的不断引用，工作内容数据化对于办公室工作来说也是必经过程，数据化原则能够加速其在办公室工作中的融合应用，促进各个单位工作技能进一步提升。

（二）操作与控制性原则。操作性是指在制度实施过程中，需要对制度内容进行优化和提升，因为不是所有制度内容都具有合理性，管理团队要定期对于精细化实施情况进行调查和总结，及时对制度内容中存在的问题和不足进行改善，不断提升精细化内容和管理范围，提升各个单位办公室工作效率和质量；而控制性原则是指通过细节化、标准化的工作掌控，来加强对于办公室工作的管控力度，特别是一些容易出现操作不当和流程错误的细节内容，从根源上减少相关问题的再次发生，有效避免了单位内部不必要的经济损失。

（三）精益求精原则。在实际的单位办公室运行过程中，因为工作众多、流程繁琐，容易出现细节性问题，轻则造成办公室工作出现混乱，重则造成各个单位损失大量资金。应对这一问题，在精细化管理制度中一定要遵循精益求精的原则，明确规划未来发展方向与目标，摆正自我工作态度和行为，积极应对工作中存在的问题与挑战，严格要求自我工作技能操作规范化，确保每一项工作内容都能够准确且详细，利用有限资源带来最大的经济效益。

三、加强办公室工作中精细化管理的措施

在办公室管理工作中，只有强化精细化管理，才能够提高管理的质量和水平，满足管理的需求，提高管理的效率，进而实现办公室管理工作的有效运行和顺利完成。下面将针对加强办公室工作中的精细化管理措施进行分析和探讨。

（一）提升管理团队的专业能力。加强办公室工作精细化管理的首要措施，就是提升管理团队的专业能力水平。因为管理团队是实现精细化管理的重要运行力量，只有将管理团队行为操作精细化才能够保障所得到的信息数据内容的精准化。那么各个单位需要重新对于管理团队人员进行规划布置，组建高专业水平团队以及相应辅助团队，在满足人才数量供应需求的同时，也能够通过这种辅助工作的方式，让辅助团队进行学习和成长，不断对团队内部专业能力与操作标准进行提升，同时各个单位要为这些管理团队定期提供专业技能培训与考核，为绩效优异者提供外出深造学习的机会，接触更多先进的单位管理模式和办公室操作模式，从而对见识范围进行扩展、专业能力进行提升以及对管理理念进行创新，为管理团队带来更多的创新性管理建议与制度内容，提升管理团队的专业能力水平，保障各个单位工作的高效、顺利进行。

（二）完善相关管理制度内容。正所谓，没有规矩不成方圆，想要确保精细化制度能够落实在实际的管理中，需要完善的管理制度内容，结合各个单位实际发展情况，在国家管理制度法规的基础上，制定一套完整的精细化管理制度，细化办公室流程环节中各项细节内容，清晰规划不同部门的责任与任务，依照责任制度选择相应的部门管理人员统一进行工作布置，实现对办公室工作内容的规范化、标准化和流程化，使得员工在明确自身工作任务的同时，还能够增强自我工作责任意识，积极主动地配合制度措施落实、遵守管理制度内容，阻断不良分子妄图利用制度细节漏洞破坏各个单位利益行为的发生，同时还要完善相关的奖惩制度内容，从员工实际需求出发，完善制度内容以满足各个单位员工在经济和精神上的需求，员工会以积极工作态度对待工作中所面临的困难和挑战，从而营造出高效有序的办公室工作氛围，有效提升各个单位的经济效益。

（三）塑造单位管理文化。相较于国外机构文化发展历程，我国单位文化发展起步较晚，整体发展时间过短，造成很多单位内部对于精细化管理产生错误认知，进而造成办公室精细化管理始终无法到位。应从各个单位高层管理团队开始，改变原有的思想意识，明确办公室精细化管理的重要性，以可持续发展和长远发展的眼光，科学合理规划各个单位未来发展方向，重视单位各类文化建设，给予员工正向的思想引导，带动单位整体工作积极性，从而推动各个单位高效运行。同时还要对于管理团队树立针对性的职业道德，通过单位文化树立与发展目标确立，使得管理团队明确精细化工作的重要性和必要性，也明确自身工作作风对精细化管理的影响，严格依据工作流程要求，以认真严谨的态度对待每一项工作内容与环节，特别是容易出现问题的工作细节，避免亡羊补牢，花费大量精力来弥补前期工作问题，提升管理团队整体的工作效率与质量，促进各个单位综合管理能力提升。

（四）控制资源消耗量。除了以上三项加强办公室工作精细化管理的措施以外，还要控制资源消耗量，这是近年来经济市场中对于各个单位管理发展的一个新要求。在竞争激烈的各个单位经济市场中，单位基础能力水平是一项考虑标准，各个单位基础运行成本也是一项考虑标准，面对这一因素，各个单位要正视降耗节支举措对于单位运行成本控制的重要性，通过各单位内部的各种宣传途径，向员工宣传降耗节支的内容与意义，落实各项降耗节支措施制度，牢记这是一项长期性的宣传工作，应当潜移默化让员工形成该种意识，而不是强制性对员工进行思想意识宣传，引发员工对于降耗节能意识的抵触。同时要建立相应的监控体系，定期对于办公室工作进行审核和检查，全面调查降耗节支实施的反馈情况，在提升员工自我责任意识的同时，对精细化制度与降耗节支措施内容进行优化，遵守人性化和合理化基本原则，为单位员工创造更加优质的工作环境和文化氛围。

四、结语

综上所述，精细化管理不仅对于办公室工作效率提升具有推动性，且对于各个单位管理制度优化也有重要性。因此，单位要重视精细化管理对办公室工作管理与发展的重要性和必要性，转变以往过分保守的管理理念，强化精细化的管控投入力度，组建更为专业的管理团队，增强办公室基础人力资源力量，树立正确的单位文化与精神文化，同时不断完善相关管理制度内容，系统化管理办公室工作流程与环节，使降耗节支措施在单位工作中真正实施。控制单位基础运行成本，提升单位的整体运行效率和质量，为单位在未来经济市场中进一步发展和产业转型提供坚实基础。