文书档案管理实现数字化的意义及措施

2020-11-23中国国际贸易促进委员会崂山区支会李卫华

办公室业务 2020年13期

文/中国国际贸易促进委员会崂山区支会李卫华

网络信息技术的发展推动了数字化技术在各个行业和领域的应用，传统纸质文书档案管理的劣势凸显出来。面对这一情况，有必要改变文书档案的管理模式，将网络信息技术和数字化技术用于其中，构建文书档案数字化管理模式，建立归档文件目录和全文数据库，从而快速地进行信息管理和利用，保障文书档案信息的完整性和准确性。

一、文书档案管理实现数字化的意义

一直以来，档案资源都是国家的宝贵财富，也是一个事业单位发展历史的真实反映，做好文书档案管理工作是事业单位不可或缺的基础工作。为了守护好这些宝贵的知识资源，事业单位应加强对文书档案的妥善管理，将信息化技术与数字化技术用于其中，使文书档案为管理者决策提供参考依据。随着时代的进步与发展，纸质文书档案信息已经无法发挥更好的信息存储和资源功效的作用，对文书档案进行数字化管理迫在眉睫。分析文书档案管理实现数字化的重要意义，具体体现如下：1.提高文书档案管理工作效率，使档案编辑方式更加灵活。数字化管理模式下，文书档案可利用扫描设备完成数据扫描、刻录以及备份保护等操作，以计算机为载体，应用光盘或磁盘存储档案信息。这样做可以让人们在使用文书档案时能够快速完成信息查询和编辑，使文书档案的应用更加灵活。2.从文书档案检索方面来看，检索效率有所提升，信息检索更加便捷。过去人们使用的文书档案往往是纸质形式的，档案编制需要耗费大量时间，特别是在查询信息方面，给档案管理人员带来了工作压力。确立数字化文书档案管理模式后，档案管理人员开始采用先进的软件进行信息检索，并使用自动检索系统提高检索效率。系统采用模糊记忆方法，只要将关键词输入系统，就能找到相应的档案信息，极大程度上提高了档案检索效率。3.实现了文书档案资源利用的共享化。数字化文书档案管理模式可以推动资源的高效利用，打破以往档案在传输中的时间与空间限制，文书档案信息可以在不同地区和行业间即时共享，符合当前信息资源共享的潮流趋势。

二、文书档案管理存在的问题

分析当前事业单位在文书档案管理中遇到的问题，主要如下：1.领导对文书档案工作不够重视，没有意识到数字化技术应用的必要性。因缺乏客观的认识，有的单位认为文书档案管理就是整理文件，只要文件不丢失就可以，这些人没有从档案信息分类和档案归档处理角度看待工作，各部门在人员配置和经费投入上不够重视，无法满足现阶段文书档案管理工作的需求。2.部门与部门之间缺乏协调。在文书档案管理工作中，各部门的协调配合还不够完善，各部门出于自身原因不愿意将文书档案统一归档，而是愿意将其存入部门档案库中，即使管理人员亲自采集也无法完成所有档案的归档。此外，有的部门在借阅文书档案后没有及时归还，甚至使文件丢失，进一步影响了事业单位文书档案管理工作的开展。3.文书档案形式多样化，增加整理归纳难度。在文书档案整理过程中，事业单位文书档案的产生数量比较多，类别繁杂，整理流程漫长繁琐，人们难以在短时间内将文书档案科学分类。信息技术的发展，文书档案数字化管理模式对档案管理的软件设施、硬件设备要求较高，这也给文书档案管理的数字化建设进程带来了新的挑战。

三、文书档案管理实现数字化的有效措施

（一）建立文书档案数字化归档管理体系。关于文书档案数字化归档体系的建立，以下建议可供参考：1.确定文书档案数字化管理范围与标准。应用科学合理的方法制定统一数字化文书档案管理标准，比如明确文书档案数字化归档范围、加工规范、信息存储标准以及安全标准，明确信息化管理机制，全方位推进文书档案的信息化、数字化、法制化建设，完善相关配套制度，使事业单位文书档案数字化建设工作顺利进行。2.明确文书档案数字化归档的具体操作。数字化文书档案加工就是将纸质文献以扫描的形式加工为数字化信息，应用档案管理软件，对文书档案进行统一格式的著录，并建立档案目录数据库，再将文件经过扫描转为数字图像，打造全文数据库。经过著录与扫描之后，档案信息可以自动生成目录，协助管理人员完成档案统计工作。应用扫描法时需要用到扫描设备，扫描设备可以将文书档案转化成数字图形并传入计算机系统，经过OCR识别和校对后，数字图像被转为可操作编辑的数字档案。3.信息存储技术。以文件夹的形式为主，扫描全文图像，按照树形结构存储全文图像，案卷级的全文图像共有全宗号、目录号、案卷号三层文件夹；以卷为单位的文件级全文图像在此基础上有一个顺序号文件夹。经过软件处理之后的全文图像需要被妥善存储于计算机，存储时要注意文书档案信息的安全性和统一性。

（二）统一标准，完善文书档案的信息存储。数据库的建立可以提高文书档案信息存储能力，该项工作需要从以下两方面入手：1.建立专门为文书档案服务的信息数据库。在建立文书档案数据库之前，应提前建立好档案全文数据库和档案目录数据库，提高数据库之间的兼容性，提升档案资源利用效率。由于二者建设模式存在区别，可以使用相应的软件建立目录数据库，使信息应用的便捷程度有所提高。应用ACDsee软件和数字化软件建立全文数据库，将著录格式统一化，使文书档案尽快存储在系统内，再对信息展开结构化处理。2.标准化文书档案数字化著录。这项工作需要从标准化、字段内容入手，应用统一著录标准管理数字化文书档案，使用规范的著录符号，确保内容完整性。比如用“？”表示无法识别的文字，用“[]”表示自拟文件标题。3.加强各部门的配合工作，做好文书档案的对接。事业单位各部门在日常工作中会有很多文书，想要做好文书档案的数字化管理，就要强调各部门间的协调与配合。档案管理人员应主动做好文书档案的收集工作，及时收集分散在各部门的文书档案，防止有档案遗漏或丢失。各部门应配合档案管理部门，文件审阅后应自觉将其送入档案管理室，保障档案资源的完整性。档案查阅人员应协调配合档案管理人员，按照相关规章制度做好档案处理工作，比如查阅文档时及时登记，未经允许不能随意翻阅档案。部分文书档案不可以带出档案室，要求查阅人员配合档案管理人员的工作，在档案室内完成对信息的查阅。事业单位应引进专业档案管理人员，在各部门挖掘相关人才，经过人才选拔和人才引进建立数字化档案管理队伍。

（三）数字化扫描文书档案，建立档案管理数字化平台。根据上文所述了解到，实现文书档案数字化管理的关键在于信息扫描、语音识别以及键盘录入。其中最常见的方法就是扫描，它可以对文书档案进行数字化扫描，提高文书档案管理效率。在数字化扫描时需要配置专业的扫描设备，比如性能符合标准的扫描仪，按照科学的扫描流程对文书档案展开扫描过程，加强对扫描仪的参数检查，再对文书档案进行定位，确定档案类型，选定预扫描的方式，经过预扫描与预览的文书档案加以调整。根据具体调整情况设置扫描仪分辨率，确定扫描色调。扫描完成后需要对文书档案进行文字识别与校对工作，确定无误后将文档妥善保存。文书档案数字化管理平台的构建有利于提升文书档案管理效率，为事业单位搭建网络化平台，实现对文书档案管理工作的优化调整，细化内部环节。加强各部门的沟通与交流，优化文书档案的使用方式和阅读方式，对档案管理部门的内部资源进行优化配置，应用数字化技术和信息技术构建网络信息化系统。该系统的建立一方面可以保证文书档案数字化管理的实效性，另一方面可以实现文书档案信息资源的实时共享，完成对文书档案的远程检索，方便信息在各个部门的高效传播，促进文书档案数字化管理工作方式的进步。文书档案管理系统可以解决电子档案分散、档案检索效率低、归档借阅存在障碍、档案丢失泄密、档案权限设置不合理等问题。系统建立了电子档案库，实现了对纸质档案的数字化管理，方便对纸质档案、电子档案的集中统一管理，支持多途径在线检索档案，确立电子化归档和借阅的档案管理流程，依靠细粒度权限控制体系实现对文书档案资源的多重安全防护。与此同时，系统为档案管理人员提供了各种统计表，支持人们对文书档案的监控与评估。文书档案管理系统可对档案进行全生命周期管理，在档案入库阶段进行档案采集和精细化管理，在档案使用阶段完善归档、借阅、鉴定以及销毁等流程，在档案统计阶段支持报表统计和数据分析评估，全方位提高文书档案管理的实效性。