信息化背景下医院人事档案管理的改革和创新策略

文/皖南医学院第二附属医院 禹梁娟

人事档案管理，是医院的基础性工作之一，其可以对人才评定、选拔、任用过程提供必要的依据。在医院的人事档案管理工作中，由于医院具有集医、教、研一体的综合性质，同时人员数量庞大，人员结构组成复杂，人员流动性较大等特点，使得医院的人事档案管理区别于其他单位，其难度普遍较大。当前，随着信息化的蓬勃发展，信息量呈现几何递增，医院内部的人事档案管理工作也面临着巨大的挑战和机遇。医院内部的人事档案管理工作往往处于相对落后状态，严重削弱了医院内部人事档案管理工作中的服务功能。本文通过探讨信息化背景下医院内部人事档案管理过程显露的问题，提出医院内部人事档案管理改革的创新做法，提出可以提高管理质量的创新策略。

一、信息化背景对人事档案提出的要求及信息化的优势

（一）医院人事档案的相关概念。医院人事档案是指医院在运行进程中，对包括医疗人员、护理人员以及管理人员在内的各类人员，在职业道德、工作能力等多方面进行综合评定，并依据档案管理的规范要求建立完善的个人档案。医院内部的人事档案资料不仅包括医院职工的个人基础信息，同时还涉及、档案、学术成果、社会兼职等多种资料，其中很大部分是图像复印资料。

（二）信息化背景对医院人事档案管理工作的新要求。首先，信息量的不断增大，信息种类也不断地增多，是信息化背景的特点，医院内部的人事档案资料，往往包含很多图像资料，特别是资格证书、学术成果、社会兼职、荣誉等资料，往往需要整理存储大量纸质复印件，其需要装订成册，占用大量仓库空间，极其不便，此时需要借助信息化技术进行高效的整理和存储。其次，医院人事档案存储周期长，内容更新快，档案资料不断增多，传统的人工录入和整理纸质资料，需要将纸质资料搬运、拆开，整理修改后再重新装订储存，过程复杂，消耗大量的人力物力，且纸质资料保存不方便，容易损坏、丢失，整体效率较低，需要信息化技术进行高效的补充和录入。最后，医院的人事档案信息往往总量庞大，同时涉及人力资源部、科教部和医务科等相关科室，科室之间交集多，互动频繁，当档案人员在检索查找资料时，往往需要走访多个部门，流程烦琐，耗费大量的时间和精力，极大地影响了医院行政的正常运行，甚至影响到医疗工作的开展，档案资料的信息化，优化了相关程序，确保人事档案有据可查，可以使医院档案人员在检索查找档案资料时快速、有序。

（三）信息化背景对医院人事档案管理工作的优势。医院通过人事档案信息化的建设，使档案内容更加丰富多样，提高了档案资料的安全性，同时可以充分利用信息化带来的高效和便利，提高了人事档案的完整性，确保了人事档案的及时性，保证了人事档案的质量。加快了档案的检索速度，整合了多种资料，节省医院宝贵的人力物力，节省时间，也方便工作人员进行修改和查阅，减轻档案管理人员劳动强度，增强档案管理的效能。

二、信息化背景下医院人事档案管理存在的问题

当前，我国很多医院人事档案管理虽然已进入了信息化管理阶段，但这一阶段的信息化管理仍存在很多不足的地方。由于各医院单位的人事档案相关信息化程度不同，大多数单位信息化背景下的人事档案管理也存在这一些问题，这些问题降低了人事档案管理的有效性和便捷性，影响了人事档案信息化建设的优势，制约了医院人事档案工作的持续发展。

（一）信息化管理意识较弱，基础设施建设落后。由于各医院通常对人事档案管理相关的信息化建设重要性认识不足，只是将人事档案管理当作一般情况的记录，忽视其重要的作用。各单位间信息化管理差距仍然较大，甚至有些单位存在制度漏洞，制度建设不合理等情况，同时由于每年投入的经费较为有限，导致很多单位在信息化建设过程中发生基础设施建设不到位、硬件设备落后、软件开发难以跟进等问题。这些问题限制了医院人事档案管理相关的信息化建设的具体实践和应用。

（二）信息化建设水平有待提高，管理方式分散单调。目前，我国医疗系统内部人事档案管理制度建设有待提高，信息化建设水平普遍不高，信息化建设往往停留在初期状态。人事档案或多或少仍然依赖于传统的纸质档案资料，人事档案的信息化管理往往也是通过人工收集、整理、归档等方式完成，不仅影响了人事档案的管理效率，还在很大程度上降低了人事档案的完整性和真实性，影响了人事档案信息的共享。档案信息的使用往往涉及多个科室，职工的个人信息、档案、学术成果、社会兼职等信息分别由人力资源部、科教部和医务科分别保存，在具体的操作学术过程中容易出现错误，甚至在进行借阅、移动过程中出现档案原件以及电子资料的遗失和损坏。

（三）医院档案管理人员结构不合理。在信息化背景下开展医院人事档案管理相关工作需要更高要求的档案管理人员，他们不仅要懂得档案管理的专业知识水平，还要具有相当的计算机信息处理技术，同时要具备良好的责任心。目前大多数医院人事档案管理人员结构不合理，具体表现在其整体专业程度较低、老龄化现象明显、专业不对口等状况。导致部分档案管理人员的观念陈旧且难以熟悉信息化管理技能；还有一部分医院选择其他工作人员兼任或者外聘档案管理人员，他们往往在工作中责任心不足，无法顺利完成人事档案相关工作。

（四）医院人事档案信息化管理数字化的问题。人事档案信息化管理首先需要使用大量数字化电子档案，虽然数字化的电子档案可以进行复制和备份，十分便捷。但是无法通过辨别笔迹等形式判断档案的真实性，并且电子档案没有印章以及手写签名，导致无法进一步验证真伪，电子档案的真实性需要进一步提高。在网络技术迅速发展的今天，网络以及电子档案的安全形势也十分严峻。电子资料丢失、保密信息被盗取的现象屡见不鲜，计算机病毒以及黑客的入侵使得数据库无法工作、资料丢失。这些问题严重威胁了保存的电子资料的安全。医院电脑数据库软件的开发商各不相同，电子设备的操作系统不同，电子文档不兼容问题也日渐突出。非同一操作系统架构的电子档案之间不能兼容识别，格式的转换困难，影响人事档案信息化工作开展。

三、信息化背景下人事档案管理的改革和创新策略

（一）强化信息化管理意识，加大对基础设施建设的投入。信息化建设是未来的发展趋势，医院领导层必须转变传统落后的档案观念，意识到医院内部人事档案管理信息化十分必要。与此同时，还需要各单位对目前运行的人事档案制度进行进一步的优化，充分明确档案人员的职责和管理细则，使医院内部人事档案管理能够适应信息化环境的需求。与此同时，医院要加大基础设施投入力度，除应配备计算机、打印机、扫描仪等设备，并加大对硬件设备的保养维护、升级改造力度外，也要注意软件设备的开发与更新也应实时跟进避免因为基础设施故障所产生的损失。

（二）构建完备的人事档案信息数据库。医院应当构建完备的人事档案信息数据库，做到及时、全面的数字化管理，相关部门应当建立健全完全数字化数据库存储的信息管理模式下的医院整体人事档案信息共享平台，由人事档案人员统一管理、录入职工相关的所有信息，且即时更新录入医院职工的荣誉称号、学术成果、社会兼职和参与公益活动等内容。相关科室可以通过此系统查阅，形成整体化医院信息共享平台，显著提高了管理效率并可以减少信息采集和移动过程中的风险。

（三）合理调整医院档案管理人员结构。医院人事档案管理在日常工作中，要加强对于人才的培养，特别是复合型人才的培养，档案人员可以通过继续教育、业务培训等多种形式，掌握新的知识和技能，提高自己的业务能力以及专业素养，医院应当为人事档案工作人员制定职业规划，可以通过一些科学合理的政策性激励措施，例如改善工资绩效、增加晋升机会等手段，提高管理人员积极性。此外，医院人事档案人才队伍中必须要具有高级计算机应用水平的人才，以更好地实现档案资源的利用、加工以及整合，便捷地向医院人事档案信息化管理工作提供支持。

（四）人事档案信息化的真实性和安全性。让人事档案信息化管理体系发挥最大作用，保障其真实性以及安全性，需要提高人事档案相关人员的综合素质与培养信息化背景下的数据意识，通过人事档案信息数据库的设立和专人对档案资料的持续性更新、管理和维护，使数据库一直处于最新状态。明确档案工作纪律，专人需要完整并且正确地录入信息，及时实施更新并做好数据的核对。对数据库进行实时监控，严格做好信息安全的保障工作，给相关人员设置不同的权限，做好内外网的隔离，禁止外接设备连接数据库主机，避免运行不明软件等措施，进一步保障信息的安全。

四、结语

通过对信息化背景下医院相关人事档案管理过程问题分析和优化，从而显著提高人事档案管理部门运行效率，充分展现出人事档案信息化的显著优势。在新形势下进行更科学合理的信息化人事档案信息化管理工作，有利于医院工作人员的业务水平提高和医院的持续稳步发展。