数字档案馆视阈下的档案智慧服务思考

2020-11-23华能渑池热电有限责任公司孙惠媛

办公室业务 2020年13期

文/华能渑池热电有限责任公司孙惠媛

档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着我国网络技术和电子计算机的快速发展，各行业、机构在发展中积累和形成了大量具有重要保存价值的档案。在新形势下，数字档案馆工作人员应不断创新服务模式，采取档案智慧服务方式为用户提供深层次的数字档案信息服务，以充分发挥数字档案馆资源价值，提高数字档案智慧服务水平。

一、数字档案馆及智慧服务概述

（一）数字档案馆。为更好地满足国家信息化建设要求，我国自2010年开始规范建设数字档案馆，国家也先后制定出台了一系列规范性文件，对数字档案馆建设进行有效规范。数字档案馆主要是指利用现代信息技术，收集、整理、保存数字资源和电子档案，并通过网络提供档案信息共享服务的系统管理平台。数字档案馆在档案管理过程中，注重用现代信息技术代替原来的手工收集、整理和检索技术，档案管理的内容也由纸质档案转变为数字资源和电子档案，通过电子系统平台提供全方位、网络化的资源共享和档案服务。

（二）智慧服务。智慧服务是指以数字档案馆的大量数字信息资源为基础，利用大数据、物联网等信息技术、手段和设备，通过档案人员的智慧和专业能力给“智慧用户”提供服务的一种新型档案信息服务模式。“智慧服务”是集技术、资源、档案人员、服务和用户于一体的智慧共同体，其重点关注的是用户与档案人员之间的感知、交互和协同关系。

二、数字档案馆视阈下的档案智慧服务实现

（一）转变档案服务理念。很长时间以来，我国档案服务工作始终停留在“你来我查、你问我答、你借我调”的层面上，而随着社会经济的快速发展，人们更加注重自我价值的实现，传统的档案管理观念已经不能适应社会发展的需要。为更好地适应信息技术快速发展和社会不断进步对档案服务提出的全新需求，实现档案管理工作的“智慧服务”，必须彻底改变传统的落后观念，积极发挥主观能动性，档案人员要立足本职工作岗位，主动参与、深入挖掘档案的巨大价值，加大档案的传播和普及力度，彻底转变以往故步自封的思维模式，主动从档案管理的后台走向台前，运用专业档案管理知识展示良好的职业形象，充分体现档案工作的重要价值。

（二）加强档案资源建设。对于档案馆而言，假如没有大量的、多样化的、标准的档案资源，那么档案的“智慧服务”也就缺乏可以依托的坚实根基，好似海上楼阁，虚幻缥缈。因此，开展档案“智慧服务”必须以档案收集数字化、馆藏资源电子化、用户需求多样化作为基础，突出档案资源建设的“多样化”和“全面化”。与此同时，为实现高效、统一的数据挖掘和资源检索，在建设数字档案馆时应当对数字档案资源的加工标准进行统一，构建元数据的统一描述标准，进而形成数字档案加工标准规范，为提供更大范围的数据信息共享服务奠定坚实的基础。

（三）丰富智慧服务模式。1.基于用户需求的个性化服务。该服务模式是指通过先进的网络信息技术，比如信息浏览跟踪技术、信息检索技术等，获得用户信息利用和信息获取的行为偏好、特点与习惯，并结合用户行为习惯来选择、收集、聚类、挖掘和分析档案信息资源，将数字档案信息与用户浏览内容进行对比，再把其中与用户相关联的数字档案资源推荐给用户的一种服务模式。个性化服务包括学科专题信息服务和行为偏好推荐服务两种模式。（1）学科专题信息服务。根据用户的档案信息需求情况及利用习惯，将收集和整理的档案信息按照专题进行分类，对档案信息资源的价值进行进一步分析，为用户提供专题信息服务。档案索引标准主要是通过输入关键词进行检索，不能对全文内容进行有效揭示，一些数据信息被隐藏在内容中，很难发挥有效价值。而利用全文检索、数据聚类分析等方法可以帮助用户尽快检索到所需专题档案内容，可满足不同用户对数字档案信息的需求。（2）行为偏好推荐服务。用户的信息行为包括两个方面，即信息利用和信息获取。目前，用户主要利用手机端获取信息，比如利用微信公众号进行网上预约和查找等，较之到实体档案馆亲自查阅，用户更希望利用互联网随时获取自己需要的档案信息。数字档案馆可结合用户喜好和需要制作出易用、易找、个性化的检索界面，为用户提供标准规范的数字资源信息，使用户可以利用客户端及公众号进行网上查阅，进而在最短时间内获取所需的档案信息。2.基于知识组织的专项服务。该服务模式是指通过统一元数据标准体系和标引规则的方式对不同格式、载体、类型的分散、碎片化数字档案资源进行分类标记，实行规范化处理，进而为用户提供新知识资源的一种服务模式。该服务模式主要包括统一数字档案元数据体系和统一档案标引规则与分类两个方面：（1）统一数字档案元数据体系。元数据可用于资源保护、资源管理、信息检索和确认，是实现数据长期保存和今后获取数据资源的关键。可根据国家、行业及地方有关元数据标准，制定数字档案资源的元数据方案。按照统一的元数据方案，为数字档案的资源管理、资源描述和永久利用保存提供统一的技术基础和标准。（2）统一档案标引规则与分类。为实现数据资源的统一聚合和集中揭示，应改变数字档案资源的分散管理模式，构建一个逻辑集中、物理分散的一体化、开放式档案数据中心，以方便用户使用和数据统一管理。在对原有实体档案进行分类管理的前提下，对数字档案信息进行重新整合、分类。如对建筑工程许可类档案，可按照案卷名称、项目名称、建设工程许可证号、建设地址等进行统一著录，统一标引与分类，以方便用户使用。3.基于数据挖掘的关联服务。（1）数据统计关联分析服务。在给用户提供借阅情况统计、基本馆藏统计等数据统计服务的基础上，综合利用“一张图”系统、OA系统等为用户提供空间分布地图服务和专题统计服务。比如：对于“建设用地选址意见书”类档案，不但能为其提供不同行政区划、不同年度的选址意见书数据，并且还能查阅到相应项目的空间地理分布情况。（2）数据挖掘关联分析服务。数字档案馆可利用关联挖掘技术、聚类技术、分类技术等深入挖掘数字档案信息资源，把档案信息内容中隐藏的某一类信息提取出来，与其他有关档案信息要素进行关联，达到分类标引无法细致到的层面。在挖掘数据的同时还应找到数据信息之间的关联，同类项目文件之间的关联、结论文件与支撑材料之间的关联，空间和时间上的关联等，以更好地发挥隐藏档案信息的价值，满足用户对数字档案信息的多方面需求。4.基于用户感知的智慧服务。（1）智能化感知服务。智能化感知服务是指多个数字档案馆和不同用户之间利用互联网和云相互链接而形成的智慧网，为用户提供全新的感应服务。该服务方式能实现不同档案与不同档案之间的连接、不同用户与不同用户之间的连接、不同档案与不同用户之间的连接，甚至是不同档案馆与不同档案馆之间的连接，可让用户实现真人档案和活人借阅，和其他用户进行共享互动。（2）云服务。各数字档案馆可以把数字档案资源都放于公共云端上，所有用户都可利用移动网络，在移动终端上共享所需的数字档案信息资源。在“互联网+”时代，通过深度挖掘和提炼各类档案资源信息，将高质量的科技成果传输到“云端”，为用户提供多样化、多层次的云共享服务，可大大满足用户对数字档案信息的利用需求。