延伸服务在档案管理中的运用

文/阜新市精神病防治院 张未

档案延伸服务在国外,尤其是在美国等发达国家一直受到普遍重视。国际档案界曾提出“档案文化休闲利用观”。档案除了提供最基本的借阅服务，还能够提供各种各样的延伸服务。比如文娱活动、演讲、阅读、求职，以及网络信息技能培训等文化休闲特色。本文简单借鉴国外的延伸服务在档案管理中的应用与实践，指出档案延伸服务给我国档案机构带来的启示，以期为我国的先进档案管理提供借鉴和参考，从而为档案管理工作开创全新思维。

一、延伸服务在美国档案馆的应用及实践

（一）打造形式多样的休闲利用服务。美国国家档案馆为了满足大众的文化休闲需求，将档案的文化价值彰显出来，利用虚拟现实技术将历史还原出来，设计出真实场景再现。近年来，虚拟技术逐渐受到国际档案学界的广泛关注，在开发利用文化遗产档案的时候，为了赋予档案的动态性，弘扬风土人情和历史文化也加入虚拟技术。虚拟技术就好像一个时光穿梭机，比如，美国曾经开发“汉密尔顿的数字人文科学计划”，基于“印度神圣中心”的虚拟现实项目，让参与者戴上VR虚拟眼镜，就能亲身体验印度神圣中心的寺庙和河流遗址，聆听和感受印度文化，了解档案中的历史真相。

（二）根据公民的特点，提供个性化和针对性服务。美国国家档案馆鼓励公民通过Historypin社交网站上分享个人的照片、音频、录像等影像数字文件，利用交互性多元信息融合形成虚拟街景地图，帮助用户完成实体行为的仿真，让用户重返旧历，对比今昔，在回顾历史、畅想未知的同时构建集体记忆。档案馆鼓励用户参与档案信息资源建设，并创造平台提供档案服务。例如，美国档案馆根据用户的个人信息、学历层次、行为需求等，筛选用户所需的信息资源，通过个性化服务系统主动匹配传递到用户的终端。个性化服务从根本上来讲就是用户通过动态或静态注册后随时定制馆藏档案信息资源，档案馆的服务系统通过知识管理等分析用户信息和总结用户行为，建立用户的基本模型，利用大数据技术收集用户的行为及相关的个人信息，通过分析研究，总结建立行为规律为每一个用户量身定做个性化的档案信息服务。

（三）建立移动数据平台进行互动交流服务。美国纽约的档案馆曾经通过档案移动数字终端APP制定虚拟版的艺术品展览，公民和用户观赏全景画廊完全通过移动APP来实现。具有悠久历史的美国哈佛大学将历史古建筑、设计图纸等珍贵档案复原，这样，档案用户可以足不出户通过档案微信公众平台浏览景区全貌。同时，为了满足来自不同国家的档案用户的需求，建立了比如法语、西班牙语、汉语多种语言选择系统等，用户可以在不同语言间切换使用。社交网络在美国非常普遍，例如利用Facebook、YouTube、Twitter等工具同用户进行交流，宣传档案信息资源和档案提供利用服务，比如公开档案的馆藏资源内容及类别，档案部门近期的活动以及开放时间等等。同时开设预订服务，可以给每一位档案用户分发一份档案部门的通讯内容。

（四）合理运用档案馆的公共空间。美国国家档案馆就非常重视档案馆的公共空间功能，提倡“第三空间”的服务模式理念，不仅有给公民开放的阅览室和会议室，还有其他多样功能的空间为居民使用。在内部空间设计上符合阅读、沙龙等功能需求，彻底打破人们以往对于档案馆的冰冷的印象，符合民众对图书馆的想象和期望。

二、延伸服务对我国档案馆的启发与思考

1980年国际档案大会曾提出档案学领域与休闲利用相结合的理念，档案馆作为公共文化场所之一，逐渐成为人们休闲的去处，基于美国档案馆延伸服务的探讨，下面着重论述从文化休闲功能、传播功能、教育功能和空间定位等几个方面论述观点。

（一）文化休闲服务功能。在我国的综合档案馆（室）中，人们通过档案资料的查询和阅读，能够拓宽视野、精神得以熏陶，可以说，档案馆是档案文化得以传播的重要载体。因此，我国可以借鉴国外档案馆的管理经验，将阅读和讲座作为档案部门的一项基本服务内容。可以通过邀请档案学界的教授和专家莅临档案馆（室）进行相关的讲座，并定期举办一些阅读活动等，让人们在紧张的工作或者茶余饭后舒缓情绪，释放工作和生活的压力。档案馆（室）中收藏着珍贵的历史档案，档案是在历史活动中形成的真实的原始记录，通过对实物档案和历史照片的观摩，加上档案资料的记载，让人们改变以往的档案馆的冷冰冰的形象，更多地去了解历史、回味历史，仿佛徜徉在历史的文化长河中，通过回味历史，历史像一面镜子折射出对现在生活的深刻体悟，让人们受到深刻的思想启迪，这是档案馆文化休闲功能的真实展现。通过对珍贵的历史资料的记载的阅读，潜移默化中去感染用户，增强爱国热情。

（二）文化传播服务功能。纵向传播和横向传播是档案馆（室）文化传播功能的两个主要方面。档案的记录载体大致可分为声音、图片和文字等几种形式。横向传播功能是指公众通过阅读原汁原味的档案资料，从中感受历史的光辉发展历程，清晰地了解历史脉络的过程。纵向文化传播功能主要指开发利用和挖掘潜在的档案信息资源，即通过云计算、知识管理、物联网、大数据等深度挖掘档案信息资源，将档案潜在价值发挥出来，并在此基础上进行文化范围的拓展，从而获取更加广泛的文化内容。

（三）文化教育服务功能。当下，我们生活在社会快速进步的时代，伴随社会的不断进步，人们的档案意识也愈加增强，很多档案中存储的重要的资料通过档案资源的开发利用得到有效发挥，除了通过对档案资料的查询，了解历史记忆、风土人情外，档案还能发挥资政教育、育人功能。比如，在档案馆中，学生通过查找学术资料从事学习研究，老师通过查阅所需资料进行学术科研等；档案馆也可以进行现实主义教育，我国各省、市级档案馆中保存着党和政府的方针、政策的重要公文档案，对于未涉密的，可以通过微信微博、研讨会、档案社交媒体等公开发布，通报当前的经济、政治和文化形势。综合档案馆利用这种自身的档案资源优势公开现行文件，编研与人民群众相关的政策汇编，这样，让人民群众切实感受到主人翁的身份，让他们在了解政策变迁的同时也保障他们的公民知情权，从而扩大了档案馆的工作范围，改变过去的档案馆“冷宫”的形象，让档案真正走入寻常百姓的生活中，促进档案事业朝着健康方向快速发展。

（四）构建公共档案馆的功能定位。档案馆在功能定位与建设方面应顺应时代潮流，打造一个供所有民众使用和享受的公共场所和空间，同时改变提供服务利用的方式来建立休闲服务平台，比如尝试与文化旅游、区域特色等结合，满足公众的需求营造出舒适安宁的文化氛围，触摸真实可感的历史，缓解人们的心理压力。当然，档案馆部分馆藏档案的机密性也不可忽视。

（五）信息服务功能。随着互联网等先进信息技术的迅猛发展，为档案馆（市）在网络技术方面的信息服务提供了无限可能。在我国，公共档案馆（市）等档案部门也应该积极建设自己的档案馆网站，比如利用微博、微信公众平台等档案社交媒体向读者提供档案馆的开闭馆时间、档案部门活动安排、档案时事要闻、档案馆藏内容、档案宣传和展览、档案利民服务、档案教育等信息，同时，寻找机会多方协作，通过与档案信息服务的商家联盟合作，让公民通过档案社交媒体，享受到学习教育、娱乐、休闲等多种多样的信息资源，方便居民生活和学习。利用先进网络技术建立起档案利民服务、教育培训等板块，文化传播与档案信息融为一体，为居民提供一个由信息网络搭建起来的新型数字平台来开展服务。

三、延伸服务在档案管理应用中的实施策略

（一）加强政策引导夯实制度保证。进一步贯彻落实相关档案法律法规，引起领导的高度重视，在经济和政策上给予大力支持和引导，让档案的延伸服务朝着健康的方向迈进。

（二）开发创意产品和特色档案资源建设。档案文化创意产品和特色资源的开发利用能够拉近百姓与档案馆的距离，使档案延伸服务满足公众的审美情趣以及对知识和精神的多元化需求。同时档案馆借助自己独有的优势，举办大型展览、发放宣传单、悬挂条幅、刊登广告、制作公益短片及借助微信、微博、政府网站等平台切实有效地进行宣传。

（三）吸纳专业人才，组建高素质人才团队。档案馆要不断地招纳既懂计算机又有档案学科背景的高素质人才，组建人才团队。档案工作也需要不断的探索、总结和创新。档案工作者要增强意识，时刻保持清醒的头脑，不要出现知识混乱的状态。同时档案管理人员也要不断地丰富自己，定期参加档案教育培训，为档案创新提供智力储备，为科技创新提供智力支撑，为科技创新提供新思路。

（四）遵守保密原则，加快档案开放步伐。提高档案馆的延伸服务能力，建设公共档案信息资源体系是新形势下社会对档案部门提出的新要求，拓宽档案馆延伸服务能力最直接的结果就是要“惠民”，拉近档案馆与公民的距离，让档案“飞入寻常百姓家”，建立起二者之间沟通的桥梁。因此，要加大档案开放的脚步，当然，要做到有法可依，有法必依，遵守档案法律法规和保密原则的前提下进行，确保档案万无一失。