提高档案管理科学化水平的路径

2020-11-23济南市莱芜区档案馆孙艾青

办公室业务 2020年13期

文/济南市莱芜区档案馆孙艾青

随着我国经济的持续正增长，档案在社会各个领域发挥的正向促进作用越来越明显，扮演的角色越来越重要，因此，包括教育、医疗卫生机构在内的企事业单位将档案管理也列为重点主抓工作，并将信息技术植入档案建档、档案检索、档案借阅、档案保管等具体的档案管理细节工作当中，不仅节省了大量的人力资源成本，精简了档案管理流程，提高了档案管理工作效率，而且也提高了档案利用率，为企事业单位档案管理科学化水平的提升奠定了坚实基础。

一、档案管理工作存在的问题

（一）管理机制欠缺，保密意识淡薄。目前，部分企事业单位的决策层领导往往将关注焦点全部集中在经济效益与形象建设工作当中，而忽略了档案管理的重要性，尤其在制订档案管理制度时，不结合档案管理工作现状，而采取“照猫画虎”的方法，在原有档案制度的基础上，稍做调整和修改，便制订出台新制度，导致一些制度条款与实际工作不相匹配，使得档案管理工作无法可依、无章可循、无规可守。比如《档案保密制度》，只是笼统地规定了泄漏档案机密的处罚措施，针对档案管理如何采取加密措施却丝毫未予提及，无形当中就增加了档案管理人员的工作难度，档案内容泄漏也成为家常便饭。此外，由于档案使用人员保密意识淡薄，在借阅和使用档案过程中，往往只图一时方便，随意处置纸质档案以及电子档案，导致档案由于人为原因发生泄密的概率明显增加。而一旦发生此类泄密事件，企事业单位只是针对责任人实施了“不痛不痒”的经济处罚，处罚力度较轻，无法达到警示和纠正的最终目的，这就给行为懒散，责任心不强，主人翁意识欠缺的人员敞开了一扇宽容的大门，导致档案保密工作漏洞百出。

（二）思想观念守旧，管理方法单一。计算机、大数据等信息技术在档案管理工作中的普及应用，为提升档案管理效率提供了强大的技术支撑，但是由于部分企事业单位的档案管理人员年龄结构偏大，文化水平偏低，学习意识淡薄，使得管理人员在接受新思想、新事物、新技术方面存在严重滞后现象，甚至一些档案工作人员不思进取、不谋发展，依然沿用过去的老套陈旧的管理方法，导致档案信息化管理水平始终处于落后状态。比如在档案建档阶段，管理人员仍然将大部分档案制成纸质档案，对一些利用价值高、保存密级高的文字、图片信息，并未进行扫描录入，这样就加大了档案的保存风险，而且对档案的保存寿命也造成严重影响。此外，档案管理是一项过程繁琐、内容复杂的工作，需要管理人员既具备高尚的职业道德情操，同时也需要具备高超专业技术水平与卓越的管理能力，但是就目前档案管理人员组成结构看，部分人员始终抱有“当一天和尚撞一天钟”的心理，不及时接纳和吸取先进的管理经验以及应用技术，在实际工作当中，我行我素，认为档案管理工作只是一项基础性工作，与企事业单位的经济效益与长远得益毫无关联，逐渐散失了工作热情，久而久之，档案管理工作成为一个烂摊子，不仅给单位其他各部门的工作造成严重的负面影响，也使单位的长远发展进程受到阻碍。

（三）资金投入有限，硬件资源欠缺。由于部分企事业单位的决策层领导将工作重点放在单位的经济效益与长远发展效益上面，资金投入更加倾向于项目投资与扩大生产规模方面，这就使得档案管理工作被架在半空，相关的硬件设施、专业人才、软件开发应用等涉及档案管理的投资额度少之又少。一些单位甚至没有一个功能健全的档案室，而是以部门为单位，对相关档案资源采取部门立卷、部门管理的方法，使档案资源呈现出严重分化态势。当相关领导或者基础管理部门需要调用档案资料时，常常与部门间进行协商沟通，不但影响各项工作的顺利开展，同时，对单位的经济活动也产生了诸多不利影响。在档案管理人才方面，一些单位为了节省人力资源成本，往往采取一人多岗的做法，将行政人员安插在档案管理岗位，与此同时，还兼顾管理单位内部的行政事务。此外，单位在招录档案管理人员时，只是走走形式看一下对方的学历，并未对所学专业设立严格的禁入门槛，这就出现大量的非专业档案管理人员从事专业的档案管理工作的局面，这些非专业管理人员由于缺乏档案管理专业知识，对档案管理流程知之甚少，进而在实际工作当中，常常出现管理差错，使档案工作与其他部门各项工作的有效衔接受到阻滞。

二、提高档案管理科学化水平的有效路径

（一）健全管理机制，加大执行效力。科学高效的管理机制是推进档案科学化水平的一条有效路径，随着社会的进步与各种行业类型的应运而生，档案管理涉及的具体内容不断得到扩充，档案资源的来源渠道也越加广泛，这就加大了档案管理人员的工作量。在这种形势之下，企事业单位应结合自身的经营发展特点与档案管理现状，制订符合当下市场经济体制的档案管理机制，并由档案专职管理人员牵头，对各项制度内容进行集中审核校验，对不符合单位内部档案管理工作实际的内容，及时予以剔除，对缺失的一些细节管理内容进行添补，比如《纸质档案借阅管理制度》中的个人损坏赔偿问题、《电子档案管理制度》中各级人员泄漏电子档案内容的具体处罚条款》《档案管理监督制度》中的档案管理日常巡视方法与违规处理措施等。同时，档案管理部门的主管领导应当与其他部门建立工作联动机制，将涉及档案管理的各项制度落实到每一个人头上，每一项细节工作当中，避免出现工作死角，以提高档案管理制度的执行力度。对于因个人行为造成档案丢失、损毁、泄密等突发事故时，应坚决采取“零容忍”态度，对责任人进行严肃处理，以避免此类事件的重演。

（二）推进信息化管理进程，加大资源化整合力度。互联网时代的到来不仅为企事业单位提供了资源共享、拓展信息获取渠道的高效平台，而且为单位内部的档案管理工作也带来了发展契机，在这一背景下，以计算机技术、数字技术、大数据技术为技术核心的档案信息化管理系统也日趋完善。因此，企事业单位应紧紧抓住信息管理这条主线，进一步完善档案信息化管理平台，加速推进档案信息化管理进程，从档案立卷建档阶段开始，利用信息管理系统中的资源数据库，将涉及单位内部、外部的各种档案信息资源输入数据库当中，同时将过去的纸质档案利用扫描仪、数码照相、摄像等专业设备转化为电子文档、压缩文档、图片或者视频影像资源，保证纸质档案内容与电子档案内容一一对应，便于档案集中管理以及使用部门的快速查询与借阅。此外，档案管理人员应当根据单位内部的相关档案内容，通过互联网及时收集与之相关的信息资源，将其纳入档案信息管理系统当中，这样一来，不仅充实了档案内容，而且也提高了档案利用率，使档案资源需求部门能够通过查找档案资料，找到与实际工作息息相关的参考信息，为各项工作的顺利展开提供便利条件。

（三）拓展人才引进渠道，完善内部培训体系。档案管理专业人才是提高档案管理科学化水平的必要前提条件，人才缺失只会造成档案管理格局混乱，给企事业单位带来诸多负面影响。基于此，企事业单位的决策层领导与人力资源部门应当及时转变思想观念，针对内部档案管理工作，构建一个科学、高效、专业的管理人才团队。对于现有管理人员，通过专业知识培训、个人执业素养培训，使其树立高度的主人翁责任感与风险意识，并不断借助于单位内部培训、远程教育、自主学习等方式，提高自身的专业技能水平，尤其是信息管理平台的操作、使用与维护知识，做到熟能生巧、轻车熟路，为档案管理科学化水平的提升贡献一份力量。与此同时，企事业单位可以利用互联网平台、社会第三方招聘平台以及对口专业的大中专院校，广纳贤才，并将一部分新上岗的管理人员作为单位后备管理力量，使其通过自我磨炼、培训指导、自我提升，逐渐步入正轨，成为单位档案管理人才队伍的中坚力量。

（四）优化管理流程，改变服务模式。自建立档案信息管理平台后，企事业单位的档案管理效率得到大幅提升，但是，如果沿有过去的管理服务模式，往往降低档案使用率，尤其对档案管理人员来说，在实际工作当中，容易陷入被动境遇。比如档案使用部门在调取档案过程中，常常通过管理系统中的自主服务、自主查询功能自行检索所需档案资源，这就使档案管理人员只能扮演辅助查询、辅助指导的角色，无法突出档案管理工作的重要性。针对这种情况，为了进一步提升档案管理科学化水平，档案管理部门应当采取“个性化服务”方式，结合每一个具体部门对档案资源的需求内容，进行事先对口订制。比如基建部门需要的图纸、政府审批材料等档案资源，管理人员可以在检索界面，将这些资源直接指向基建部门，这样，基建部门在查找相关档案材料时，只需要一键点击进入，就可以浏览到所需材料，既提高了查询效率，也使档案管理工作的正向价值突显出来。