城建档案信息资源框架建设研究

文/厦门市城市建设档案馆 陈海燕

现阶段，大多城市已经将城建档案和城市的发展有效联系在一起，并且采取一定的技术手段和制定相关的政策法规，以此来保证城建档案能够更好地进行收集和开发利用，以便为城市建设、科学研究、民生保障等等方面提供相应的档案信息支持。城建档案信息资源的合理使用能够取得较好的经济效益和社会效益，为城市的发展做出相应贡献。城建档案管理部门应该根据相应的政策法规，根据实际需求，利用多种先进的技术手段对城建档案信息进行合理开发，并与其他部门合作，实现城建档案信息框架建设。

一、城建档案信息资源的重要性

（一）真实性和有效性。城建档案是在工程建设过程中直接形成的，并具有保存价值的文字、图纸、影像等各种形式的历史记录。其本身具有档案的本质属性，即真实性和有效性。随着城市建设的发展和人民生活水平的提高，对城建档案的利用需求越来越多。比如为新建工程提供档案资料参考，为社会纠纷提供档案证据等，这一切都基于档案的真实性和有效性。而随着信息技术的不断发展，出现了不同类型的城建档案，电子文件和纸质文件并存。因此，在城建档案中管理中应与时俱进，制定相应的档案管理规章制度，使归档案的城建档案信息更加完整和真实可靠，使城建档案的真实性和有效性发挥最大的作用。

（二）为城市建设基础服务。城建档案信息包括城市发展所涉及的所有行业，比如说城市规划、公共建设、园林设计等等，保存着这些方面所有的相关资料。正是基于城建档案对城市建设的真实和完整的记录，其所承载的信息可以极大还原整个城市的建设情况。所以，城建档案能够为城市以后的发展，为相关部门的规划决策提供相应的参考。

（三）城市发展的推进器。因为城市规模在不断扩大，相应城市建筑也越来越多。城建档案中存在着大量的重要文件，在一些大型的公共项目的建设过程中，档案信息的利用能够极大节约时间成本和经济成本。同时，城建档案对于普通民众也有极大的意义，在一些涉及个人利益需求的特定情况下，如办理产权、纠纷诉讼等，满足普通民众对于城建档案的需求有利于城市的和谐发展。

二、城建档案信息资源建设的相关问题

（一）封闭式管理阻碍开发。因为种种原因，城建档案管理一直都处于半封闭状态，信息并不大量开放，这样就导致档案的利用率不高。很多城建工程相关档案都处于闲置、封闭状态，大多数都是等待他人来进行查找，并没有主动地将信息公开，这样的模式和当前的社会发展并不一致。在这其中只有将城建工程相关档案的管理真正引入社会生活中，这样才能够更好地提高城建档案的利用率。

（二）档案工作人员专业素质不够。对于档案工作人员来说，首先，工作人员自身的信息开发意识较低，因此城建档案信息只会在被动情况下才能够进行利用，这样严重阻碍档案信息资源的有效开发。档案工作人员工作思维固化，专业技能、知识构成单一和没有跨专业的合作，是导致档案信息资源不能够及时开发的主要原因。其次，档案人员的服务意识落后，还处于原有的工作模式中，缺乏积极性。只有改变服务形式和意识，并在档案管理过程中引入其他专业的人员，如计算机专业或者工程专业人员，才能够更加有效地对档案信息资源进行开发。

（三）档案形式和内容较为单一。现阶段，虽然城建档案已步入数字化的发展轨道，但大多还是限于对纸质档案的扫描，对于电子文件的收集极少。并且，从档案建设的归档内容也能够看出，大多数都是新建工程图纸和文字，很少有古建和老旧建筑物的普查资料，也很少有音频、视频和照片方面的资料。因此，在这其中虽然档案信息资料较多，但是形式较为单一，在提供信息方面还是有不足之处。

（四）管理部门档案意识不强。长期以来，一些管理部门都认为只要能够将档案工程信息收集进来，就已经完成工作，对于城建档案是否能够合理利用，并没有过多的关心。所以，这样也就导致没有为城建档案配备现代化设备，下级相应工作人员墨守成规，不懂得利用现代化管理。如果没有现代化设备和现代化管理，就会严重影响城建档案管理效率，导致管理效果并不理想。

三、城建档案信息资源框架建设的策略

（一）丰富馆藏。在城建档案信息资源框架建设过程中，应该先打好基础，也就是收集资料，更好地丰富馆藏。根据现阶段工程建设及相关技术的发展制定相应的档案归档内容和要求。比如现阶段技术已相对比较成熟，应用相对比较广泛的电子文件和已逐渐推广并显示出较大优越性的BIM等。这些类型文件的接收还需要城建档案馆对整理、归档和利用等各环节的细节进行具体的规定，并且，还要结合城市发展情况，明确城建档案信息的重点，对于归档范围进行着重研究。同时，注重收集在这其中的一些散存于民间的工程档案，比如一些旧老建筑和文物保护建筑的资料。只有保证不断丰富资源，才能够为城市信息资源框架建设提供基础。

（二）加大城建档案开发利用力度。城建档案本身具有极大的经济价值，但只有通过对其合理开发利用，才能够发挥城建档案的作用，使之转化为生产力，更好地为社会发展服务。城建档案的合理利用在整个档案工作中有着极大的意义，因此，城建档案工作人员应该深度研究城建档案内容，开发适用的城建档案管理系统，争取能够最大程度上利用城建档案。从一定程度上来说，只有城建档案工作人员能够认识到自身工作和城建档案的重要性，才能够有更加积极的工作兴趣，自主学习相应知识，让城建档案工作向更深层次方面发展，这样在城建档案信息资源框架建设时，才能够有更好的效果。

（三）拓宽城建档案服务范围。随着城市建设的发展和人民生活水平的提高，对城建档案的需求也逐步增加。同时，信息技术的发展，也要求城建档案部门改变传统的档案服务方式。必须了解用户的相关需求，并根据自身的专业知识以及对所掌握的城建档案的信息资源来满足用户的要求。现阶段，大部城建档案部门主要的档案服务范围都集中在为工程项目新建、改造，为普通民众办理相关手续等提供资料。其实，这对档案信息进开发利用远远不够。城建档案信息还可以做到更多，比如，对于城市某一建设项目来说，可以为其提供地下管网的现状图，让建设项目更加合理。通过一定技术手段，对所有的档案信息进行数据采集，整合入城市发展的大数据中。还可以根据一定的课题，对城建档案进行编研，为社会提供文化成果等。

（四）加强交流。对于城建档案的交流工作来说，是指相应部门能够通过将各类信息的有效交流，进而来加快信息传播，和有关单位建立交流平台，及时输出或者是输入有关城建档案信息。通过交流所得的数据，可以更好地为城建档案工作服务。如地理信息数据，就可以与档案信息进行结合，实现城建档案的二维查档模式，可以极大地方便城建档案的利用，提高城建档案的查全率和查准率。同时，城建档案馆输出的相关数据，也可为其他部门的决策和行政办公提供数据支持，让政府决策更加合理，让行政办公更加高效。实现数据的交流，这也是档案信息框架建设的目的之一。

（五）充分开发档案信息资源。城建档案信息的开发利用，是整个城建档案工作的最终目的，体现着整个城建档案工作的成果。在进行城建档案利用工作过程中，必须要按照相应的规定进行，采取合理的方法，来有效地开发，充分发挥城建档案的社会效益和经济效益。对于城建档案来说，自身是存在价值是毋庸置疑的，但是只有将其与特定的利用目的有效结合，并且将相关信息整合提取，其价值才能得到体现。城建档案信息资源的开发工作，可通过直接为特定用户提供相应档案，也可为社会提供编研成果。比如，对一些开放的，有历史意义的档案进行展览，或者对馆藏的照片、视频、音频档案等进行汇编，以群众喜闻乐见的形式对档案信息资源进行传播。

（六）加强对档案工作人员的管理。对于城建档案管理部门来说，如何做好自身的工作，保证工作质量是一个值得深入研究的课题。这首先就得提高相应管理人员自身的档案意识。对于档案专业人员来讲，这可能不难，可就是现在这种跨学科合作日益深入的情况下，提高相关人员的档案意识显得尤为重要。只有具有相应的意识，才能在工作中注意到各种问题所在及提出相应的解决办法。同时，在档案管理过程中，应根据相应的法律法规，结合实际制定相应的规章制度，并对所有的档案人员进行培训，明确所有档案工作人员的具体工作准则，并且积极参与专业相关的各种各类培训，及时跟上最新的档案工作发展形势，甚至走到前沿，推动城建档案事业的发展。

（七）做好档案信息数字化工作。城建档案信息化管理是大势所趋，也是档案信息资源框架建设的基础。通过对现有馆藏资源的数字化和接收新的电子文件，逐步建设成为数字城建档案馆。脱离档案的数字化，档案信息资源框架建设将无从谈起。在档案数字化过程中，应该仔细研究相应的规章制度，制定合理的数字化方案。并且与相关部门合作，在档案系统建设过程中留下与其他部门进行数字交流的端口，并制定相应的，可互相兼容的技术标准。只有这样，才能产出高质量的，可供多部门联合利用的档案数字化成果，最终实现档案信息资源的框架建设。

四、结语

总而言之，城建档案从形成到归档案再到开发利用等各个环节之间有着非常密切的联系，每个环节都可能影响最终的信息成果。档案信息资源框架建设过程中，由于需要多部门多专业合作，还会受到各种因素的影响。因为，做好城建档案建设，从数据开发到人员管理等细节，都不容忽视。相信在未来城市建设中，做好档案信息资源框架建设之后，城建档案信息一定会更好地发挥自身价值，为城市建设和民生保障服务。